2.2 Документальное оформление учета личного состава, использования рабочего времени и расчетов по оплате труда

В ТОО «Алтынай» труд работников оплачивается в соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан [18].

В обязанности ТОО «Алтынай» входит ведение документации, связанной с начислением и выплатой заработной платы.

Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или переводе на другую работу и о предоставлении отпусков.

Организация учета расчетов с персоналом по оплате труда на ТОО «Алтынай» выглядит следующим образом (Рисунок 2).

В процессе хозяйственной деятельности ТОО «Алтынай» происходит прием и увольнение работников, перемещение по работе, меняется численность персонала. Учет личного состава ведет отдел кадров, который обеспечивает получение данных с численности персонала на предприятии в целом, его структурных подразделениях, причинах ее изменениях о составе персонала по полу, возрасту, категориям, профессиям, должностям и другим признакам. При приеме на работу работодатель и работник заключает между собой Индивидуальный трудовой договор (ИТД).

ИТД – это соглашение в письменной форме между работником и работодателем о месте работы, сроке действия договора, об условиях режима труда, отдыха, оплаты, охраны труда. Как правило, размер заработной платы устанавливает работодатель и работник по обоюдному согласию, и фиксируют в ИТД, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, должности, а работодатель обязуется своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату.

ИТД – определяет индивидуальные условия для каждого работника, устанавливает взаимные права, обязанности, ответственность между работником и работодателем со сторонами договора. Содержание и характер ИТД определяют по соглашению сторон, с учетом отраслевых особенностей производства, задач, стоящих перед данным производством, а также финансовых возможностей работодателя. ИТД заключается в письменной форме в двух экземплярах, и подписывают обе стороны. Один экземпляр передается работнику. Началом выполнения трудовых функций является дата начала работы. Для заключения ИТД работодатель вправе потребовать документы: трудовую книжку, удостоверение личности, пенсионный договор, диплом.

Рисунок 2. Схема организации учета расчетов с персоналом по оплате труда

После заключения ИТД работодатель обязан издать Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф-№Т1). Завизированный начальником отдела кадров проект приказа является направлением на переговоры и пропуском в структурное подразделение для ознакомления с условиями труда. Проект приказа о приеме на работу визируют в соответствующей службе предприятия для подтверждения наличия вакантной должности и оклада по штатному расписанию. Подписанный приказ объявляют работнику под расписку. Отдел кадров на основании приказа заполняет личную карточку (ф-№Т2), делает отметку в трудовой книжке о зачислении работника на работу [18].

Порядок ведения трудовых книжек определен Приказом Министерства труда и социальной зашиты населения РК от 15.02.2000г. № 35-П «Об утверждении инструкции о порядке ведения трудовых книжек». Все записи в трудовой книжке вносятся работодателем после издания приказа, но не позднее недельного срока, а при распоряжении и прекращении ИТД – в день увольнения. Помимо ИТД работодатель вправе заключать с работником гражданско-правовые договоры. Их заключают на выполнение индивидуального конкретного задания. В отличии от ИТД в Гражданско-правовых отношениях исполнитель выполняет конкретное задание без подчинения внутреннему распорядку. Между сторонами отношения регулируется коллективным договором. Этот договор может фиксировать более высокий минимум оплаты труда. Работодатель, на которого распространяется, этот договор, не может установить размер вознаграждения за труд ниже минимума. К их числу могут относится: перечень работ и профессий, дающих право на бесплатное получение спецодежды, спец.обуви, перечень работ и профессий, дающих право на установление дополнительных льгот для работников занятых на тяжелых работах.

Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется во всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы.

Для начисления заработной платы работникам предприятия необходимы данные о проработанном времени и выработке, в этих целях на всех работников в разрезе отделов и служб ведут табель учета использования рабочего времени по установленной форме. Табель учета использования рабочего времени применяется не только для учета отработанного времени, но и для контроля трудовой дисциплины работников. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов – листков временной нетрудоспособности, справки о вызове в военкомат и т.п.

Учет выработки рабочих осуществляют мастера, бригады, и другие работники на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов: наряд на сдельную работу, ведомость учета выработки, акт о приеме выполненных работ и др.

Независимо от формы указанные документы должны содержать следующие реквизиты: место работы (цех, участок, отдел и т.п.), время работы (число, месяц, год), фамилию, имя, отчество, табельный номер и разряд рабочего, наименование и разряд работы, количество и качество работы, норму времени и расценку за единицу работы, сумму заработной платы. Учет выработки и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин – характера производства, особенностей технологии, организации и оплаты труда, системы контроля качества продукции (выполненных работ) обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами.

Оформленные первичные документы по учету использования рабочего времени и выработки (выполненных работ) вместе со всеми дополнительными документами(листками на оплату простоя , на доплаты, актами о браке и др. ) передаются в бухгалтерию [9].

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выплате работнику, необходимо определить сумму заработка за месяц и произвести их этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости. Данная ведомость, кроме того и служит документом, по которому производятся выплаты заработной платы за месяц. В расчетно-платежной ведомости записывают данные о работнике, затем суммы начисленной заработной платы по ее видам (повременной, сдельной, премии, доплаты и др. начисления), далее в правой части – удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомость отводят одну строку [27].

На ряде предприятий вместо расчетно-платежной ведомости применяют отдельно расчетные ведомости и платежные ведомости. В расчетной ведомости содержаться все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы [10].

Расчетно-платежная ведомость, кроме выполнения функций расчетного и платежного служит регистром аналитического учета расчетов с персоналом по заработной плате.

Кроме того, на предприятии на каждого работника открывают лицевые счета. На лицевой стороне данного документа записывают необходимые сведения о работнике, а в содержании – все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период для начисления пенсий, пособий, для расчета отпускных, оплаты больничного листа, выплаты компенсации при увольнении.

Процент от выручки, который выплачивается работнику, определяет руководитель организации в соответствии с Положением об оплате труда и утверждает своим приказом. Приказ руководителя может выглядеть так (Рисунок 3)

ТОО«Алтынай»

ПРИКАЗ

От 3 января 2015 года №4

Работника отдела по сборке мебели, получающим оплату на комиссионной основе, начислять заработную плату в размере 25% от стоимости изготовленной ими продукции (без учета НДС)

Руководитель

Рисунок 3. Приказ руководителя о начислении заработной платы

Таким образом, трудовые отношения между работодателем и работником регулируются нормативными правовыми актами, трудовым, коллективным договором, заключенным в соответствии с законодательством о труде РК.