6.1 Внутренняя среда организации

Внутренняя среда – это все то, что «находится» внутри организации: ее сотрудники, ее ресурсы, правила и стандарты, определяющие деятельность отдельных сотрудников и подразделений. Но самое важное во внутренней среде – это, конечно, управленческая структура – то, что скрепляет все остальные компоненты, превращает их в единое целое.

Структура организации создается для решения стоящих перед организацией проблем. Со временем положение организации на рынке меняется, меняются и условия ее деятельности (появление конкурентов, законодательная база, экономические условия, политическая обстановка); кроме того, может меняться и численность трудового коллектива. Естественно, это приводит к тому, что цели организации изменяются. А вместе с ними должна изменяться и внутренняя структура организации, поскольку старая структура может быть (и обычно является) непригодной для решения новых задач.

Обычно во внутренней среде выделяют следующие компоненты:

1) ресурсы,

2) разделение труда,

3) организационную структуру,

4) организационный порядок,

5) уровни управления,

6) взаимоотношения между сотрудниками

7) функциональные области.

1. Едва ли не самый важный компонент внутренней среды организации – это ее ресурсы. Для того, чтобы организация могла достигать стоящих перед ней целей, ей необходимы средства достижения этих целей. К основным ресурсам, наиболее существенным в деятельности организации, относят человеческие ресурсы, капитал, материалы, технологию и информацию.

2. Разделение труда предполагает, что отдельные виды деятельности обособляются друг от друга и закрепляются за отдельными людьми или подразделениями.

На современном этапе производство товаров или оказание услуг оказывается невозможным без разделения труда. Один человек просто не в состоянии следить за производством, разрабатывать новые технологии, продавать товар и осуществлять финансовую отчетность. Дело не только в невозможности совмещения этих функций, но и в том, что для выполнения каждой из них необходимы специальные знания и умения. А поэтому возникает необходимость в руководителе, который четко определил бы задачи каждого сотрудника и проконтролировал их выполнение.

Управление всегда связано с внутренним центром организации, то есть с ее руководством, которое не подчиняется никому и имеет право самостоятельно принимать решения. В задачи руководства входит принятие решений о том, какие действия следует совершать и как это следует делать; кроме того, руководство должно разрешать конфликты между сотрудниками и подразделениями, стимулировать работников, принимать решения об изменении целей организации, об изменении или расширении сферы деятельности.

Разделение труда может быть вертикальным и горизонтальным. При вертикальном разделении труда каждый руководитель имеет сферу деятельности, за которую он отвечает (сферу контроля) или некоторое число работников, которые ему подчинены. В этом случае распределение задач производится не на одном уровне, а «сверху вниз» – от работников, занимающих высшие посты, до работников, находящихся внизу иерархии.

3. Под организационной структурой управления понимают особую форму, которую принимают в организации распределение функций между ее компонентами (подразделениями и отдельными работниками). Перед любой организацией стоят цели, от достижения которых зависят ее выживание и процветание, а следовательно, каждый ее компонент должен каким-то образом содействовать достижению этих целей.

4. Организационный порядок – это совокупность норм и правил, которым подчиняются сотрудники и подразделения организации, решая поставленные перед ними задачи. Эти нормы и правила обычно либо являются письменно закрепленными, либо просто подразумеваются, безоговорочно принимаются всеми членами организации.

Любая организация имеет правила и стандарты, которым должно соответствовать поведение ее членов. Эти правила и стандарты являются относительно устойчивыми и неизменными. Естественно, реальный опыт работы иногда показывает, что действующие правила и стандарты необоснованны или неэффективны, так как снижают результативность ее деятельности. Поэтому организация стремится адаптироваться к тому, что не было учтено с самого начала, и вводит новые, более правильные стандарты.

5. Уровни управления – это проявление разделения труда в организациях. В настоящее время все более и более явной становится тенденция к специализации профессиональной деятельности, при которой каждый работник (или каждое подразделение) выполняет предписанные ему функции и не вовлекается в выполнение других функций.

Управление в организации всегда имеет структуру пирамиды: на нижних уровнях имеется большое количество руководителей, по мере продвижения вверх их число уменьшается. На этом основании принято выделять менеджеров низшего, среднего и высшего звена.

6. Взаимоотношения между сотрудниками – еще один важный компонент внутренней среды организации. Люди, которые постоянно взаимодействуют друг с другом, постепенно вырабатывают отношения определенного характера. При этом необходимо иметь в виду, что эти отношения далеко не всегда являются деловыми. Поэтому принято выделять два типа взаимоотношений между сотрудниками:

а) деловые взаимоотношения, которые связаны прежде всего с выполнением трудовых обязанностей;

б) личные взаимоотношения, в основе которых лежат чувства симпатии и антипатии.

Деловые и личные взаимоотношения в подавляющем большинстве случаев накладываются друг на друга и оказывают взаимное влияние. Пожалуй, очевидно, что деловые отношения никогда не будут достаточно плодотворными, если они не подкреплены хорошими личными отношениями. И действительно, подчиненный будет с большим неудовольствием выполнять распоряжения начальника, если он не испытывает к нему симпатии и уважения. Поэтому никогда не стоит забывать о том, что взаимоотношения с сотрудниками следует строить, не забывая о том, что они отчасти должны иметь личностный характер.

Внутренняя среда организации никогда не является чем-то абсолютно неизменным. Менеджеры, особенно менеджеры высшего звена, должны понимать, что структура организации создается для решения стоящих перед организацией проблем.

7. Функциональные области – это виды работ, которые выполняют работники организации, ее подразделения или организация в целом. Функциональными областями являются: 1) маркетинг, 2) финансы, 3) управление персоналом, 4) инновации, 5) производство. Обычно функциональная область соответствует подразделению, которое обеспечивает ее нормальное функционирование. Существование функциональных областей – прекрасный пример горизонтального разделения труда.

6.2 Внешняя среда организации

Внешняя среда организации. Зависимость организации от внешней среды огромна. Связано это с тем, что организация получает из внешней среды практически все, что необходимо для ее деятельности: материалы, оборудование, рабочую силу. Кроме того, деятельность организаций в подавляющем большинстве случаев ориентирована на внешнюю среду. Предприятие, производящее какую-либо продукцию, заинтересовано в том, чтобы она пользовалась спросом у потребителей, а потребители – это часть внешней среды. Но даже если деятельность организации не связана с производственной деятельностью, она все равно ориентирована на внешнюю среду.

Внешняя среда организации неоднородна, причем эта неоднородность проявляется в самых разных отношениях: 1) в том, может ли организация влиять на внешнюю среду, 2) в том, насколько сильное влияние оказывает компонент внешней среды на организацию, а также 3) в том, какое именно влияние он оказывает.

1. Прежде всего, различаются факторы, на которые организация может оказывать влияние, и факторы, которые ей не подчиняются. Многое здесь зависит от самой организации. Например, небольшая фирма вряд ли может оказывать влияние на законодательные органы, то есть заниматься лоббированием своих интересов. Другое дело – огромная корпорация, обладающая фантастическими материальными ресурсами.

Ближайшее окружение организации, на которое она способна влиять, называют микросредой. К микросреде относятся потребители, партнеры, поставщики и конкуренты. С ними организация взаимодействует более или менее тесно, с ними ей приходится иметь дело практически постоянно.

Структура и характер микросреды определяется структурой самой организации. Например, небольшая пекарня должна учитывать в своей деятельности потребности только тех потребителей, которые формируют местный рынок – рынок, на котором эта пекарня действует. Если интересы пекарни не выходят за пределы микрорайона, то ей вряд ли есть нужда учитывать особенности городского рынка в целом, а тем более – областного рынка или рынка страны.

Окружение организации, которое способно оказывать влияние на ее деятельность, но не подвержено влиянию со стороны этой организации, называют макросредой. Если в случае с микросредой мы имеем дело с возможностью взаимного влияния, то отношения с макросредой строятся как односторонние.

Основной элемент макросреды – это, конечно, государство. Политика государства в области налогов, особенности законодательства, регулирующего экономическую деятельность, непосредственно сказываются на деятельности даже очень небольшого предприятия.

Характер внешней среды конкретной организации напрямую зависит от того, в какой сфере деятельности она действует, каковы особенности местного рынка и какие цели организация перед собой ставит. И все же можно выделить некоторые особенности, которые присущи внешней среде любой организации.