4. Отчеты

На основании ПКО, РКО и других первичных документов, приравненных к ним, касси­ром за­полняется кассовая книга.

Кассовая книга применяется для учета поступлений и выдач наличных денег орга­низации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опеча­тана печатью на послед­ней странице, где делается запись «В этой книге пронумеро­вано и прошнуровано_______ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организа­ции.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизон­тальной ли­новкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизон­тальных линеек) запол­няется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бу­магу шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номе­рами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отче­том кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «переноса» от­рывную часть листа на­кладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и про­должают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

В кассовой книге допускаются исправления, которые должны быть в обязательном порядке ого­ворены и заверены подписями кассира и главного бухгалтера. В кассовой книге не допускаются подчистки.

Отрывная часть листа книги служит отчетом кассира за день.

Кассовые первичные документы подбираются по каждому дню и скрепляются вместе с от­рывной частью кассовой книги. Затем за каждый отчетный период все первичные доку­менты сшиваются воедино нитью. На оборотной стороне последнего листа на нить наклеивается небольшой квадратик бумаги таким образом, чтобы конец нити был свободен. Ставится пе­чать (штамп) предприятия таким образом, чтобы часть стояла на самом листе, а часть на наклеенном квадрате бу­маги.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств применяется для учета денег, выданных кассиром организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистра­ции бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов пла­тежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу де­нег, счетов и др. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежные (расчетно-платежные) ведомости на оплату труда, регистрируются после их выдачи.

5. Ревизия кассы

Одной из особенностей бухгалтерского учета кассовых операций является ежеме­сячная взаимо­сверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств в кассе организа­ции. В обязанность руководителя входит правильная и надеж­ная организация кассового узла, а кассира - полная материальная ответственность за правильное своевременное оприходование и выдачу денежных средств, т.е. сохран­ность.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положе­нию о порядке ведения кассовых операций, утвержденному Банком России 04.10.93 № 18 (не менее одного раза в месяц). Комиссией, назначенной приказом руко­водителя орга­низации, в при­сутствии кассира проводится внезапная ревизия кассы. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бу­маги, бланки строгой от­четности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ор­дерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принад­лежащих органи­зации, запрещается, и при обнаружении они считаются излиш­ками. Резуль­таты инвентаризации оформляются актом.

На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение из­лишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвента­ризации принимает решение об их списании. Выявленные из­лишки наличных денег приходуются с последующим зачислением их в доход органи­зации следующей бухгал­терской проводкой:

Д-т сч. 50 «Касса»,

К-т сч. 91.1 «Прочие доходы и расходы».

В случае выявления недостачи суммы подлежат взысканию с материально ответст­венного лица (кассира) и оформляются следующей записью:

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

К-т сч. 50 «Касса»;

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»