6. Рекомендации по совершению учета и анализа расчетов с

подотчетными лицами

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Между тем действующая законодательная база предъявляет достаточно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, правильности начисления всех налогов по этим операциям.

Даже незначительные, на первый взгляд, нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привезти к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов: налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог. Поэтому на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов.

Проведенный нами в пункте 3.1 анализ расчетов с подотчетными лицами выявил небольшие недостатки в учете и анализе расчетов с подотчетными лицами:

-неправильное оформление авансовых отчетов - неполный комплект документов. В качестве документов, подтверждающих расходы, к авансовому отчету, должны прилагаться кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, командировочные удостоверения, транспортные документы, накладные, другие первичные документы.

Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. Так, кассовый чек содержит сведения о продавце (его наименование и ИНН), иногда сумму НДС и общую сумму покупки, а в товарном чеке указывается фактический перечень приобретенных товаров. Таким образом, товарный чек, по сути, представляет собой товарную накладную, а, следовательно, является обязательным первичным документом.

В случае отсутствия или оформления с нарушениями первичных документов, подтверждающих произведенные подотчетным лицом расходы, у предприятия нет оснований списывать потраченные суммы с работника. Кроме того, стоимость материальных ценностей, приобретенных по таким документам, и фактически не принятым организацией к учету, включается в доходы физического лица, с которых необходимо удержать налог на доходы физического лица (НДФЛ).

Поэтому в случае неполного комплекта документов к авансовому отчету, отсутствующий товарный чек возможно заменить актом, составленным представителями организации, и оприходовать приобретенное имущество. В акте необходимо отразить - что именно и для каких целей было приобретено.

-самостоятельное выделение НДС расчетным путем из стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети. Между тем Налоговым кодексом Российской Федерации четко определено - в каких случаях НДС начисляется (принимается к вычету) по расчетным ставкам. В розничной сети товарно-материальные ценности приобретаются по кассовому и товарному чеку без оформления счета-фактуры, что не позволяет возмещать НДС.

-несвоевременное предоставление в бухгалтерию отчета об израсходованных подотчетных суммах и окончательный расчет по ним. Тем самым был нарушен пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, с изменениями от 26 февраля 1996 г.).

В таком случае - если работник в установленный срок не отчитался по подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный остаток, то согласно статье 137 Трудового кодекса Российской Федерации, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, работодатель вправе произвести удержания из зарплаты работника.

-отсутствие смет представительских расходов, утвержденных советом директоров или иным исполнительным органом на отчетный год. Это нарушает пункт 1 письма Минфина России от 6 октября 1992 г. № 94 «Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость (работ, услуг), и порядок их применения.

-выдача денежных средств под отчет лицам, не отчитавшимся за ранее выданные суммы. За данное правонарушение законодательно меры ответственности не предусмотрены. В то же время это нарушает кассовую дисциплину - пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, с изменениями от 26 февраля 1996 г.). Перед выдачей денежных средств работнику бухгалтер должен был проверить - имеет ли работник право на получение подотчетных средств, а также нет ли у него задолженности по подотчетным суммам.

Если задолженности не имеется, то в соответствии с приказом на командировку, поручением на покупку товарно-материальных ценностей или оплату представительских и других расходов работник пишет заявление на получение денежных средств. При этом бухгалтерией составляется смета расходов на основании соответствующих норм, установленных законодательством Российской Федерации либо администрацией предприятия, в которой определяется сумма аванса, необходимая работнику для выполнения поручения.

В случае выявления задолженности по предыдущему авансу, сотруднику необходимо принять меры к ее погашению: вернуть в кассу неизрасходованную сумму аванса или представить авансовый отчет.

Выявленные нарушения предприятию необходимо устранить.

В целях предотвращения в дальнейшем причин возникновения нарушений учета расчетов с подотчетными лицами, предприятию необходимо:

ознакомить под роспись работников, которым в соответствии с приказом директора возможна выдача сумм под отчет, с порядком предъявления в бухгалтерию предприятия отчетов об израсходованных суммах;

-ужесточить кассовую дисциплину;

-разработать сметы представительских расходов на предстоящий период;

-строго контролировать сдачу авансовых отчетов подотчетными лицами в целях недопущения выдачи авансов работникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам.