1.2 Документы, осуществляющие учёт поступления и выдачи наличных денежных средств

Согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 №40, все наличные деньги, поступающие хозяйствующим субъектам, в обязательном порядке должны быть документально оприходованы [6].

Кассовые ордера – это документы, удостоверяющие законность поступления денег в кассу предприятия и их расходования по целевому назначению. Кассовые ордера выписываются только чернилами в бухгалтерии и передаются кассиру на исполнение. В ордерах обязательно должно быть указано основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. В ордерах не допускается никаких исправлений и подчисток.

Для учёта кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учётных регистров:

- Приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

- Расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

- Кассовая книга (форма № КО-4);

- Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 по согласованию с Минфином РФ и введены в действие с 1 января 1999 года [11, с. 274].

1.2.1 Учет поступления наличных денежных средств

Прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1).

Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, которое на это уполномочено письменным распоряжением руководителя предприятия.

Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом и передается в кассиру для исполнения по нему операции по приему наличных денег в кассу организации.

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей – непосредственно самого приходного кассового ордера и отрывной квитанции к нему.

Приходные ордера и квитанции к ним могут быть выписаны как от руки, так и с применением пишущей или вычислительной техники. В данных документах, при заполнении, не допускаются помарки или исправления. Поэтому если при оформлении приходных кассовых ордеров допущена ошибка, его переписывают заново.

Суммы операций в приходных кассовых ордерах указываются и цифрами, и прописью.

При выписке приходных кассовых ордеров нужно указать основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.

При получении приходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:

- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера;

- правильность оформления документов;

- наличие перечисленных в документах приложений;

- соответствие хозяйственной операции.

Кассир проверяет правильность заполнения, наличие и подлинность подписи, наличие перечисленных в приложении документов и принимает ордер к исполнению только в том случае, если соблюдены все требования по его оформлению. Приняв деньги, кассир ставит свою подпись на ордере и квитанции, квитанцию заверяет печатью (штампом) кассира и выдает ее лицу, сдавшему деньги.