3. Документация и инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учёта, их интерпретация в законе о Бухгалтерском учёте.

Документация – письменное свидетельство о совершении хоз. операции или о праве на ее совершение. В составе документов различают:

- первичные (накладные, счета-фактуры)

- учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга и т.п.)

-отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухучете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, т.е. записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного, непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

Классификация документов:

1. По назначению – а) распорядительные – они содержат распоряжения (задания) на совершение определенных действий , б) оправдательные (исполнительные) – ими оформляют уже произведенные (осуществленные) операции, т.е. они подтверждают факт свершения хозяйственных операций (акт приемки материалов; акт приемки-передачи материальных средств; квитанция к приходно-кассовому ордеру). в) комбинированные – они сочетают в себе признаки и распорядительных, и оправдательных документов (расходно-кассовый ордер; авансовый отчет; требование на отпуск материалов со склада).

Также к комбинированным документам относятся документы бухгалтерского оформления ( не типовые, а создаются аппаратами бухгалтера). Сами по себе комбинированные документы самостоятельного значения не имеют.

2. По способу отражения операции – а) первичные – непосредственно оформляют хозяйственные операции в момент их совершения или сразу после их совершения, б) сводные – отражают операции уже зафиксированные в первичных документах, и составляются они на основе обобщения информации первичных документов (различные ведомости).

3. По степени охвата хоз.операций – а) разовые – ими оформляют одну или несколько хоз.операций, записыв. в документ одновременно. Сразу же после их составления делаются бухгалтерские записи (кассовые ордера; различные акты), б) накопительные – они составляются постепенно на протяжение определенного периода (дня, месяца и т.д.) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечение установленного периода и передаются в бухгалтерию для отражения бухгалтерских записей (лимитная карта).

4. По количеству учетных записей – а) однострочные. б) многострочные.

Для придания юридической силы первичным документам они должны иметь обязательные реквизиты:

а) наименование организации; б) наименование документа, его номер; в) дата составления; г) содержание хозяйственной операции д) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении); е) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Документы, оформляющие прием материальных и денежных средств, должны подписываться лицами: получившие, выдавшие, руководителем, главным бухгалтером.

Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах:

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы.. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Порядок проверки и обработки документов в бухгалтерии:

1. Визуальная проверка;

2. Арифметическая проверка;

3. Проверка по существу – предполагает целесообразность и законность операции, оформленной данным документом.

Проверенные документы подвергаются бухгалтерией учетной обработке:

1. Таксировке; 2. Группировке; 3. Бухгалтерской проверки.

Порядок хранения документов:

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется соответствующими нормативными документами (5 лет). Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского уче­та и отчетности предприятие (организация) проводит инвентари­зации имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактическо­го наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета, от­раженным на счетах. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отраже­ны в системном бухгалтерском учете, а также внести необходи­мые уточнения и исправления.

Основными задачами инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;

• контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

• выявление товарно-материальных ценностей, частично поте­рявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандар­там качества, техническим условиям и т. п.;

• выявление сверхнормативных и неиспользуемых материаль­ных ценностей с целью последующей реализации;

• проверка соблюдения правил и условий хранения материаль­ных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

• проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на рас­четном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебитор­ской задолженности (расчетов с покупателями, по векселям полученным и др.), кредиторской задолженности (поставщикам мате­риалов, банкам, по векселям выданным, по налогам финансовым органам и др.) и других статей баланса.

Инвентаризации проводятся в обязательном порядке:

• при передаче имущества предприятия, учреждения в аренду;

• при выкупе, продаже, а также преобразовании государственно­го или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 ок­тября отчетного года.

Инвентаризация должна проводиться в конкретные сроки, ус­тановленные в зависимости от вида и характера имущества. Эти сроки (периодичность) предусмотрены Положением о бухгалтер­ском учете и отчетности Российской Федерации:

• основных средств - не менее одного раза в два-три года, а библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет;

• капитальных вложений - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;

• незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими орга­низациями;

• незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов - не менее одного раза в год;

• готовой продукции на складах - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

• малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год;

• нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;

• сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

• денежных средств, денежных документов, ценностей и блан­ков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;

• расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т. п.) - по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число каждого месяца;

• расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;

• расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;

• остальных статей баланса - на первое число месяца, следу­ющего за отчетным годом.

Инвентаризация в зависимости от полноты охвата проверкой имущества может быть полной и частичной.

При полной инвентаризации проверке подлежат все виды иму­щества. Проводится она обязательно в конце года перед состав­лением годового отчета (исключение составляют некоторые виды имущества, упомянутые выше).

При частичной инвентаризации проверке подвергается один или несколько видов имущества в определенных местах хранения.

В зависимости от основания проведения инвентаризации бы­вают плановые и внеплановые.

Плановые инвентаризации проводятся в соответствии с Поло­жением о бухгалтерском учете и отчетности и Основными поло­жениями по инвентаризации основных средств, товарно-матери­альных ценностей, денежных средств и расчетов.

Внеплановые инвентаризации организуются по мере необхо­димости, в основном внезапно.

Для непосредственного проведения инвентаризации иму­щества создаются рабочие комиссии в составе: представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (пред­седатель комиссии); специалистов (экономиста, работника бух­галтерской службы, инженера, технолога, товароведа, кладовщи­ка и др.). В состав комиссии должны включаться опытные работ­ники, хорошо знающие инвентаризуемое имущество, порядок фор­мирования цен, первичный учет.

В межинвентаризационный период на предприятиях (органи­зациях) должны проводиться систематически проверки и выбо­рочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в ме­стах их хранения и переработки.

Отражение результатов инвентаризации имущества в бух.учете:

Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно - материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:

основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации или увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;

недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией

4. Учётная политика: цель, принципы формирования, порядок объявления и отражение в пояснительной записке.

Учетная политика — это совокупность методики, техники ведения бухгалтерского учета и организации бухгалтерской службы, объявляемая предприятием исходя из общепринятых правил и особенностей своей деятельности. К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и иные соответствующие способы и приемы.

Учетная политика организации формируется главным бухгалтером или иным лицом, на которое в соответствии с законодательством Российской Федерации возложено ведение бухгалтерского учета организации и утверждается руководителем организации.

При этом утверждаются:

• рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

• формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

• порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

• способы оценки активов и обязательств;

• правила документооборота и технология обработки учетной информации;

• порядок контроля за хозяйственными операциями;

При формировании учетной политики предполагается, что:

• активы и обязательства организации существуют обособленно от активов и обязательств собственников этой организации и активов и обязательств других организаций (допущение имущественной обособленности);

• организация будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у нее отсутствуют намерения и необходимость ликвидации или существенного сокращения деятельности и, следовательно, обязательства будут погашаться в установленном порядке (допущение непрерывности деятельности);

• принятая организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому (допущение последовательности применения учетной политики);

• факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами (допущение временной определенности факторов хозяйственной деятельности).

Учетная политика организации должна обеспечивать:

1. полноту отражения в бухгалтерском учете всех факторов хозяйственной деятельности (требование полноты);

2. своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);

3. большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);

4. отражение в бухгалтерском учете факторов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);

5. тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);

6. рациональное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).

Принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационно - распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т.п.) организации.