4.3 Операции с карточками клиентов
После регистрации карточки клиента вследствие проведения операции поселения, переселения или бронирования необходимо внести в Систему данные об оплате стоимости номера и дополнительно предоставленных услуг.
Работая с карточками клиентов, Вы можете оформить:
платежный документ на оплату
исходящий счет на оплату
платежный документ на возврат
и в случае необходимости произвести аннулирование подготовленного документа. Либо распечатать фискальный чек или чек в ручном режиме.
Примечание: подготовка документов и печать чеков возможна, если в карточке клиента зарегистрированы предоставленные услуги.
Зайдите во вкладку Карточки клиентов, нажмите левой кнопкой мишки на первую карточку, а правой вызовите контекстное меню и осуществите операцию Подготовка документа – Исходящий счет на оплату. На экране появится окно Исходящие счета на оплату: Разделы, перейдите в подраздел счета и нажмите выбрать, на экране появится окно Исходящие счета на оплату: Добавление, в Наименовании Поставщика вызовите с помощью кнопки ... словарь Организации и МОЛ и выберите Гостиницу Хаят, нажмите Записать.
В подразделе Данные о местах перейдите во вкладку Документы, и правой клавишей мышки вызовите контекстное меню, осуществите операцию Просмотр, на экране появится окно Документ на оплату: Просмотр, в Документе вызовите с помощью кнопки ... раздел Исходящие счета на оплату, в верхней панели раздела с помощью правой клавиши мышки вызовите контекстное меню и осуществите операцию Оплата – Произвести оплату, на экране появится окно Платеж: Добавление, нажмите Выбрать, Записать.
Аналогично осуществите оплату с карточек клиентов Орощук Д.В., Порохова А.С., Бужанская Л.Э.
Таким образом, в колонке Остаток в верхней панели подраздела Данные о местах вы будете видеть сумму, которую клиенты еще не оплатили.
Картотека клиентов
Раздел Картотека клиентов предназначен для ведения работы над карточками клиентов (добавление, редактирование и просмотр), осуществления оплаты за проживание с помощью чека, платежного документа или исходящего счета на оплату.
В данном разделе содержится весь список клиентов, когда-либо регистрируемых в Системе. Изменяя условия отбора, вы можете отсортировать информацию о карточках по различным признакам, например, по типу операции, по форме оплаты, по документу на оплату.
В картотеке клиентов вы можете произвести любые действия над карточками из тех, что описаны выше в главе «Данные о местах». То есть, осуществить бронирование номеров или мест, поселение в номер или на место, а также формирование платежных документов и чеков на оплату, печать визитных карточек, счетов на оплату, регистрационных карточек, фискальных чеков.
Зайдите в раздел Учет, в подраздел Картотека клиентов, и выполните следующие действия:
в верхней панели подраздела Картотека клиентов с помощью правой клавиши мышки выберите контекстное меню и осуществите операцию Подготовка документа -Исходящий счет на оплату;
на экране появится окно Исходящие счета на оплату: Добавление;
с помощью добавления создайте подраздел Счета и нажмите Записать;
на экране появится окно Исходящие счета на оплату: Добавление, нажмите Записать;
в нижней панели подраздела Карточки клиентов перейдите во вкладку Документы, с помощью правой клавиши мышки вызовите контекстное меню и осуществите операцию Просмотр;
на экране появится окно Документ на оплату: Просмотр;
находясь в поле Документ, войдите с помощью кнопки ... в раздел Исходящие счета на оплату и в правой панели словаря с помощью правой клавиши мышки вызовите контекстное меню и осуществите операцию Оплата – Произвести оплату;
на экране появится окно Платеж: Добавление, нажмите Записать. И перейдите в подраздел Карточки клиентов путем закрытия окон.
С помощью подраздела Картотека клиентов вы сможете напечатать следующие документы: Визитная карточка, Регистрационная карточка и Счет (рис.5) путем перехода в верхнюю панель подраздела Картотека клиентов и нажатия правой клавиши, вызова контекстного меню и перехода в операцию Печать Документа, выбрав нужный вам документ.
Рис. 5. – Печать документа - Счет
Таким же способом вы сможете сформировать следующие отчеты:
Журнал регистрации заявок на бронирование номеров
Картотека
Картотека в разрезе предоставленных услуг
Журнал учета иностранцев
Реестр заезда отдыхающих по путевкам
Отчет о фактически использованных койко-днях.