Тема № 2. Основы делопроизводства План лекции:

1. Понятие делопроизводства.

2. Понятие документа.

3. Требования по оформлению документов.

4. Документы по юридической клинике.

1.Понятие делопроизводства

Успех на профессиональном поприще для юриста-практиканта, не владеющего навыками работы с документами, в современных условиях невозможен. Документы сопутствуют всем этапам работы юриста, поэтому пренебрежительное отношение к «бумагам» не замедлит сказаться на общей эффективности результатов практической деятельности юриста, даже при виртуозном владении психологическими приемами общения, ораторском мастерстве и прочном знании нормативного материала.

Надлежащая работа с документами выступает одним из залогов стабильных отношений в обществе; неправильное обращение с документами рано или поздно может повлечь неблагоприятные последствия как для «нарушителя», так и для третьих лиц. Документы, имеющие погрешности в оформлении, могут быть не приняты судом в качестве письменных доказательств.

Поэтому следует признать, что современная практика исходит из того, что юрист должен иметь представление об основных правилах делопроизводства, юридической техники и учитывать их при составлении и оценке документов.

Основными актами по делопроизводству являются: Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утв. И введенный в действие Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299 и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом : октября 2000 г.

2.Понятие документа

Для практической деятельности юриста важное значение приобретает классификация документов по виду оформления. По этому классификационному основанию документы делятся на подлинные документы, дубликаты, копии, выписки.

Дубликат документа – это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат выдается взамен утраченного подлинника. Поскольку дубликат имеет равную с подлинником юридическую силу, в случае обнаружения подлинника после выдачи дубликата подлинник уже не имеет юридической силы.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Дублетный документ – один из экземпляров копии документа.

Архивная выписка – копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.

Выписка делается в случаях, когда не требуется полная копия. В выписке указывается, с какого документа она сделана.

3.Требования по оформлению документов

Требования, предъявляемые к юридическим документам. Юридический документ должен быть нейтральным, логичным, ясным, точным и лаконичным.

Нейтральность юридического документа предполагает ровный, спокойный, сдержанный, официально-деловой стиль изложения.

Нейтральность юридического документа предполагает сдержанное, безэмоциональное изложение.

Для юридического документа является недопустимым агрессивный, оскорбительный или пренебрежительный тон. Убедительность документа достигается не речевой агрессией, а логичностью, ясностью и точностью изложения объективной информации.

Юридический документ должен отражать уважительное отношение автора документа к адресату.

Логичность юридического документа предполагает связанное, последовательное, внутренне непротиворечивое изложение, когда каждое последующее положение вытекает из предыдущего, дополняя и развивая его. В юридических документах недопустимы разрывы мыслей, перескакивания, бессвязные фразы, смысловая незавершенность.

Юридический документ должен иметь четкую, упорядоченную, логичную структуру, которая может включать в себя заголовок; преамбулу; разбивку текста на разделы, главы, параграфы, статьи, пункты, части подписи специально уполномоченных лиц.

Элементы структуры конкретного юридического документа диктуются видом этого документа (письмо, исковое заявление, жалоба, претензия, договор, нормативный акт и т.д.)

Ясность – это основное требование, предъявляемое к юридическому документу. Право используется в качестве регулятора общественных отношений, в связи с чем юридический документ должен быть понятен, легко воспринимаем, доступен, доходчив. Если юридический документ понятен только специалисту – это плохой документ. Красиво и грамотно составленный юридический документ, несмотря на специфику юридического языка, легко воспринимается даже лицами, далекими от юридических наук.

Точность языка юридического документа должна исключать сомнения, возможность множественности толкования. Формулировки юридической речи не должны быть расплывчатыми. Юридический документ не должен нуждаться в дополнительных объяснениях, его смысл должен быть четким, определенным и однозначным.

Лаконичность предполагает использование наиболее экономичных языковых средств. В юридических текстах не должны использоваться лишние, не несущие информационной нагрузки слова и фразы. Повторяющихся по всему тексту документа слов и фраз следует избегать посредством использования сокращений и введения терминов.

Оформление документов.

По общему правилу, документы изготавливают на бланках.

Требования в отношении бланков документов и порядка оформления документов как на бланках, так и без них, предусмотрены Госстандартом России Унифицированные системы документации ГОСТ Р 6.30-2003. Указанный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), используемые в деятельности как органов государственной власти и местного самоуправления, так и иных организаций независимо от формы собственности или организационно-правовой формы.

Установлены два основных формата бланков документов: А4 и А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него , должен иметь поля: верхнее, левое и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

По общему правилу, документы изготавливаются с помощью печатных устройств. Документы, исходящие от граждан, допускается писать от руки (заявления, объяснительные записки).

Реквизитами на языке делопроизводства именуются обязательные элементы оформления официального документа. ГОСТ Р 6.30-2003 регламентирует порядок оформления 30 возможных реквизитов документов.

Обязательность для документа того или иного реквизита диктуется видом документа; при этом ни один вид документа не оформляется полным набором из 30 реквизитов. Одни реквизиты являются стандартными и включаются в бланк документа; другие – оформляются непосредственным исполнителем документа в процессе составления документа; третьи – проставляются уполномоченными лицами на окончательных этапах оформления документа.

Полнота и качество оформления реквизитов позволяют оценить юридическую силу документа. Безусловно, далеко не каждое неправильное оформление реквизитов может сказаться на юридической силе документа: на практике нередко пренебрегают установленными правилами делопроизводства. Суд может принять в качестве доказательства письмо, независимо от того, проставлены ли на нем коды организации и заголовок, указан ли в нем почтовый адрес организации, адресовано ли оно «г-ну ген. дир-ру», а дата документа при этом обозначена римскими цифрами. Однако, если например, гриф ограничения к доступу (секретно) будет проставлен на оборотной стороне документа и в кавычках, есть все основания спорить о распространении на данный документ режима секретности.

Приведем требования к оформлению наиболее распространенных реквизитов.

1. Государственный герб Российской Федерации

2. Герб субъекта Российской Федерации

3. Эмблема организации или товарный знак

08. Наименование организации

09. Справочные данные об организации

10. Наименование вида документа

11. Дата документа

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14. Место составления или издания документа

15. Адресат

16. гриф утверждения документа

17. резолюция

18. заголовок к тексту

20. Текст документа

21. Отметка о наличии приложения

Этапы составления юридического документа

1. Сбор данных

2. Определение цели документа. Определение сдерживающих факторов

3. Определение вида документа и оптимальной для подобного вида документа формы и содержания

4. Составление перечня вопросов, подлежащих отражению в документе

5. Составление проекта

6. Правка проекта

7. Четкий анализ всех возможных последствий

8. Окончательное оформление документа

Деятельность правовой клиники юридического факультета ГКОУ ВПО РТА обеспечивается системой взаимосвязанных документов, составляющих ее документальную базу. В составе документальной базы правовой клиники в зависимости от характера документов и их целевого назначения можно выделить внутренние и внешние документы.

К внутренним документам клиники относятся:

1. Организационные документы – регламентирующие деятельность правовой клиники в целом и ее отдельных функциональных групп. К указанной группе документов относятся: Положение о группе консультантов, Положение о юридической клиники (см.приложение № 1);

2. Кадровые документы – по вопросам зачисления в клинику для прохождения практики. Сюда входят: заявления студентов о прохождении практики в клинике; приказы декана юридического факультета ГКОУ ВПО РТА о зачислении в клинику для прохождения практики.(см. приложение № 2)

3. Документы, обеспечивающие работу правовой клиники с малоимущими гражданами. В указанной группе документов выделяются: журнал регистрации приема граждан, журнал дежурств консультантов, дневник работы студента, номенклатурное дело по проблеме.

4. Документы по делу клиента: личная карточка клиента (ЛКК), план первой встречи с клиентом (план интервью); резюме первой встречи с клиентом (резюме интервью); план консультации; итоговый отчет по делу; опись документов, предоставленных клиентом; расписка в получении от клиента документов. (см.приложение № 3)

5. Текущие документы информационного характера: докладные записки; объяснительные записки; протоколы общих собраний сотрудников клиники и собраний функциональных групп.

6. Документы по прохождению практики (индивидуальные программы практики, отчеты консультантов о прохождении практики).

К внешним документам клиники относятся, главным образом, письма – направляемые по почте, курьером, посредством факсимильной и электронной связи обращения к внешним организациям.

Рассмотрим каждый документ по отдельности.

Документы по делу клиента.

Все документы консультанта по делам клиентов хранятся в личной папке консультанта – номенклатура дело клиента. Содержание дела строго конфиденциально.

По каждому из дел оформляются следующие виды документов:

• Личная карточка клиента (ЛКК);

• План первой встречи с клиентом (план интервью);

• Резюме первой встречи с клиентом (резюме интервью);

• План консультации;

• Итоговый отчет по делу.

Резюме интервью составляется консультантом непосредственно после проведения интервью, исходя из информации, предоставленной клиентом (как вербальной, так и подтвержденной соответствующими документами). В резюме интервью указываются:

1. Ф.И.О. клиента.

2. № ЛКК.

3. Ф.И.О. консультанта.

4. Ф.И.О. специалиста по проблеме.

5. Краткое описание дела.

6. Деление фактов на доказанные и недоказанные (с указанием способов доказывания), свидетельствующие в пользу клиента и против него.

7. Формулирование интересов и ожиданий клиента.

8. Предварительный правовой диагноз (какие права клиентов нарушены).

9. Правовой прогноз проблемы (возможна ли защита и восстановление нарушенных прав клиента; какими способами).

10. Тестирование социальных последствий с учетом предполагаемого правового прогноза.

11. Итоги интервью (спланированные в ходе интервью действия консультанта и клиента; план действий, выстроенный на основе анализа интервью).

12. Примечания рабочего характера (характеристика клиента; трудности, возникшие в ходе интервью, их анализ и возможные пути преодоления; время, затраченное на интервью).

13. Дата составления.

14. Подпись консультанта с расшифровкой.

Резюме интервью визируется у методиста-преподавателя.

Положение о Юридической клинике Российской таможенной академии утвержденно Приказом № 740 от 17.08.2011 года «О создании студенческой правовой консультации (юридической клиники).

В соответствии с Положением о юридической клинике, последняя является структурным подразделением юридического факультета Российской таможенной академии.

В своей деятельности Клиника руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями Федеральной таможенной службы, приказом Минобразования России от 30.09.1999 № 433 «О правовых консультациях ("правовых клиниках") для населения на базе вузов, осуществляющих подготовку юридических кадров», Уставом государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российская таможенная академия» Федеральной таможенной службы, приказами и распоряжениями начальника Российской таможенной академии.

Полное официальное наименование Клиники: Юридическая клиника Российской таможенной академии.

Клиника имеет собственный штамп и бланк.

Юридический адрес Клиники: 140009, г. Люберцы, Комсомольский пр., д. 4.

Принципы деятельности клиники: законность, гуманизм, добровольность оказания бесплатной правовой помощи, открытость для желающих, конфиденциальность полученной информации, демократизм, добросовестность и ответственность.

Список использованных источников:

Нормативно-правовые документы

1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (с изм. от 21.07.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. – 2006. – 29 июля.

2. Приказ Минобразования РФ от 24.07.2000 № 2286 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении» // Официальные документы в образовании. – 2001. – №7.

3. Приказ ФТС РФ от 18.10.2004 № 160 (ред. от 27.05.2011) «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» [Электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс».

Основная литература

1. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М. Демин. – 3-е изд. доп. и перераб. – СПб: Питер, 2009. – 256 с.

Дополнительная литература.

1. Боровик И.Е. Оказание бесплатной правовой помощи в Японии в соответствии с Законом о всесторонней юридической поддержке (сравнительный анализ с законодательством России) // Адвокат. – 2010. – № 11. – С. 47 - 61.

2. Бугаренко А.И. Бесплатная юридическая помощь в некоторых зарубежных странах // Адвокатская практика. – 2010. – № 5. – С. 43 - 46.

3. Бугаренко А.И. К вопросу об истории права на бесплатную юридическую помощь в России // Адвокатская практика. – 2011. – № 1. – С. 43 - 47.

4. Донцова Ю. Юридическая помощь даром. Возможно ли это? // ЭЖ-Юрист. – 2011. – № 36. – С. 2.