2. Характеристики елемента інформації при описуванні справ. Терміни зберігання справ.

Крім заголовка справи, елементами описання справи є також:

• шифр (скорочена назва архіву, номер фонду, номер опису і порядковий номер справи за описом);

• анотація документів;

• визначення оригінальності чи копійності документів, ступеня повноти (розрізнені аркуші, без початку тощо), способу відтворення (рукопис, машинопис, друк);

• зовнішні особливості справи і документа (матеріальна основа документів: шовк, пергамент, береста, папір);

• матеріал обкладинки: шкіра, дерево тощо; наявність прикрас; мова документів;

• назва фонду (повна і в дужках офіційно прийняте скорочення назви установи-фондоутворювача, його підпорядкованість, місцеперебування, хронологічні межі фонду; назва структурної частини установи);

• діловодний номер справи;

• крайні дати документів справи;

• кількість аркушів.

Складовою частиною архівного шифру є номер опису і порядковий номер справи за описом, разом з номером фонду. Цей вид архівного описування в облікових документах архіву називається реєстраційним або обліковим.

Оформлення обкладинок справ:

- Обкладинки справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу оформляються за встановленою формою.

- Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їхніх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).

- На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів. У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

- На обкладинці справи проставляється її номер за описом і номер опису та номер архівного фонду.

- У разі зміни найменування установи упродовж періоду, що охоплює документи справи на обкладинці справи зазначається нове найменування установи, а попереднє береться в дужки.

- написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

- У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.

Архівознавство розглядає описові статті як початкові і умовно неподільні елементи архівних довідників та систем архівних довідників різних рівнів. Ступінь згортання та узагальнення інформації в описовій статті залежить від обсягу групи документів, які складають одиницю описування: він тим вищий, чим більший об'єкт описування. Природно, що це позначається і на типові довідника.

Схематично це виглядає приблизно так:

Одиниця описування	Тип довідника	Ступінь згортання первинної інформації	Назва описової статті
документ	каталог	найнижчий	запис на каталожній картці
справа	опис	значний	заголовок справи
група справ	реєстр описів	значніший	описова стаття
фонд	путівник по архіву; короткий довідник по фондах архіву	високий, вищий	анотація фонду
фонди державного архіву	довідник по архівах	найвищий	анотація фондів одного архіву

Таким чином, архівне описування закладає підвалини доступу до архівних документів, створюючи умови для користування ними, та допомагає у вирішенні важливого соціального завдання суспільства – реалізації права людини на інформацію.

Терміни зберігання справ

Обчислення термінів зберігання документів проводять з 1 січня наступного за діловодним року. Наприклад: термін зберігання документа, створеного в діловодстві 1996 р., починає обчислюватися з 1 січня 1997 р. Терміни зберігання НТД вираховують з 1 січня того року, який наступає за роком закінчення розробки теми чи проекту. Для документів, яким встановлено термін “75 р.– В” розрахунок часу зберігання встановлюють 75 років мінус вік на час звільнення. Так, особова справа працівника, якому на дату звільнення виповнилося 25 років, підлягає зберіганню 75 р.–25 р. = 50 років. Відмітка “доки не мине потреба” означає, що документи мають тривале практичне значення і зберігаються не менше 10 років.

Інші примітки, що застосовуються в переліках, лише коментують порядок зберігання тих чи інших категорій документів – “На державне зберігання не надходить. Зберігаються в організаціях”; “За умови завершення ревізії. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ – зберігаються до винесення остаточного рішення”; “Після закінчення строку договору”; “Після затвердження”; “Після заміни новими”; “Після зняття виробів з виробництва”; “Після введення об'єкту в експлуатацію”. Позначка “ЕПК”, яку встановлено проти термінів зберігання окремих видів документів, означає, що такі документи або частина їх можуть мати наукове та історико-культурне значення і після експертизи їхньої цінності включатися до складу НАФ.