Тема 3. Объяснительная записка как вид частного делового документа
Задание 1. Изучите образцы объяснительной записки, данные в Приложении 3. При выполнении заданий по данной теме пользуйтесь этими справочными материалами.
Задание 2. Вы считаетесь на курсе асом по составлению деловых бумаг. Продемонстрируйте свою компетентность: выберите только истинные суждения.
Понятие «объяснительная записка» распространяется на документы двух типов.
Объяснительная записка – это просьба или рекомендации одного должностного лица другому (вышестоящему).
Объяснительная записка – это сообщение должностного лица, поясняющего какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему лицу.
Объяснительная записка – это также документ, поясняющий содержание основного документа (плана, отчета, проекта).
Объяснительная записка оформляется на бланке учреждения.
Объяснительная записка по поводу какого-либо происшествия оформляется исключительно по желанию самого работника.
Текст этого документа должен быть пространным и образным, содержать этикетные формулы.
В объяснительной записке целесообразны конструкции с производными предлогами (в связи с болезнью, по причине болезни).
Текст объяснительной записки должен быть кратким, недвусмысленным, доказательным.
При оформлении адресата и автора документа используется модель КОМУ ОТ КОГО (Декану Финансово-кредитного факультета от студента ФК-1-1 Петровского К.О.).
Задание 3. Помогите своему однокурснику, который пропустил занятие по теме «Объяснительная записка как вид частного делового документа»: найдите и исправьте в тексте его объяснительной записки все ошибки (структурные, логические, речевые).
Декану факультета финансового
менеджмента доц. Скуловой И.Б. от Прохорова С.И., студента группы ФМ-1-2
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Уважаемая г-жа декан Ирина Борисовна! Попытаюсь объяснить Вам, почему я не явился на зачет по «Микроэкономике» 26.19.11.
Дело в том, что я тяжело заболел: у меня была высокая температура, о чем свидетельствует и освобождение от занятий, выданное врачом поликлиники № 45 СВАО г. Москвы.
Прошу предоставить мне возможность сдать экзамен в любой другой день, потому что я уже выздоровел.
С уважением. Прохоров С.И. /неясная подпись/
10.01.2011
ТЕСТ. Согласны ли вы со следующими утверждениями? В данном документе (см. задание 3) допущены ошибки.
В адресной части объяснительной записки есть неточности.
Неправильна общая структура документа.
Отсутствует важная информация: адрес студента.
Текст объяснительной записки не соответствует стандартам деловых документов: избыточен, многословен, содержит разговорные обороты.
Этикетные формы начального обращения и финала текста излишни.
Дата ошибочно оформлена в цифровой форме.
Расшифровка подписи неуместна.
Задание 4. Напишите объяснительную записку в соответствии с предложенными ниже ситуациями.
Вы студент Финансового университета, и вам необходимо:
объяснить декану факультета ваши пропуски лекций и семинаров в течение 10 дней (болезнь и наличие справки);
объяснить декану факультета опоздание на занятия (сложная дорожная обстановка в городе в связи со снегопадом);
объяснить, почему вы начали семестр с недельным опозданием (причину приведите самостоятельно).
Р а з д е л III