1. Виды поиска в спс «Консультант –плюс»
1.1. Поиск по реквизитам документа.
Реквизит документа представляет собой параметр идентификации документа, позволяющий найти его в базе данных, например, регистрационный номер, наименование принявшего органа, рубрики классификатора, ключевые слова и пр. В зависимости от вида, правового статуса и типа хранения документ может сопровождаться различными наборами реквизитов. В частности, согласно Госстандарту РФ 3, документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: а) наименование органа власти - автора документа; б) название вида документа (не указывается на письмах) или унифицированной формы документа; в) заголовок к тексту; г) дата; д) индекс (номер); е) место издания; ё) текст; ж) визы; з) подпись; и) отметка об исполнении документа и отправлении его в дело.
Если того требует назначение документа, его обработка и т.д., в процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть пополнен дополнительными атрибутами, например, датой включения документа в СПС.
Поиск по реквизитам - поиск записей (документов), реквизиты которых удовлетворяют условиям поискового запроса. Основное средство поиска документов в информационной базе (ИБ) - карточка реквизитов. Она представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей.
Для каждого поискового поля в системах часто предусмотрен свой словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в информационную базу. При вводе в систему каждого нового документа его реквизиты заносятся в словарь, соответствующий определенному поисковому полю. Как правило, в карточку реквизитов, по которым осуществляется поиск, включен более широкий набор полей: орган, принявший документ, вид документа, название документа, дата принятия, номер, номер и дата регистрации в Министерстве юстиции.
Для поиска любого документа достаточно заполнить лишь два-три поля. Если точно знать, например, номер документа, то этой информации в большинстве случаев будет вполне достаточно. Использование этого вида поиска возможно только при условии наличия точных реквизитов конкретного документа. Так, для того, что бы найти Постановление Правительства РФ № 859 "Об обязательном экземпляре изданий" от 03.12.2002 4 карточку реквизитов можно заполнить, используя различные поля:
Ввести дату принятия и номер документа;
Ввести название документа;
Ввести название издавшего органа, примерную дату принятия и ключевое слово;
Ввести точную фразу из текста: «Перечень библиотек, научных и информационных учреждений »;
1.2. Поиск по специальным классификаторам.
Цель классификации правовых документов заключается в возможности осуществления поиска документов по определенным темам, вопросам. В качестве примера можно привести "Классификатор правовых актов", являющийся официальным классификатором, утвержденным Указом Президента РФ № 511 от 15.03.2000. 5
Это предметный классификатор, представляющий собой иерархическую систему юридических понятий с универсальным охватом как сложившихся самостоятельных отраслей законодательства, каждая из которых имеет развитую общую часть, так и комплексных, соединяющих в себе нормы различных основных отраслей, и отражающая весь массив законодательства .
В результате классификации каждый документ находится на строго определенном месте, оказывается в своей ячейке, где его находит пользователь, выбравший интересующую его рубрику. Если документ содержит несколько норм права, относящихся к разным темам, он будет отнесен к нескольким рубрикам классификатора.
К классификаторам можно условно отнести значительный по объему ситуационный справочник, реализованный в форме алфавитно-предметного указателя. Он содержит и детализирует около сотни тысяч ситуаций, позволяя даже неподготовленному пользователю, не знакомому с аспектами использования тех или иных правовых норм, получать релевантную информацию, адекватные ответы на его вопросы.
В правовых информационных системах, как правило, используется несколько классификаторов по отдельным основаниям, предусмотрена возможность быстрого перехода от одного классификатора к другому, использование нескольких классификаторов при различных вариантах поиска.