Глава 4. Ответственность и контроль

4.1. Персональная ответственность за качество и соблюдение установленных действующим законодательством Российской Федерации сроков исполнения запросов социально-правового характера закрепляется в положениях о профильном структурном подразделении архива, в должностных инструкциях руководства архива и сотрудников, занятых исполнением запросов.

4.1.1. Руководстство архива несет персональную ответственность за организацию работы по исполнению запросов социально-правового характера, правомерность принятия решения о подписании ответов заявителям, правомерность принятия решения о продлении срока исполнения запроса, соблюдение сроков подписания исполненных запросов.

4.1.2. Руководитель профильного структурного подразделения или лицо, его замещающее, а также главные специалисты архива, ответственные за исполнение запросов социально-правового характера по отдельным направлениям, несут персональную ответственность за: учет и распределение по исполнителям поступивших запросов; соблюдение сроков принятия решения о назначении исполнителей по исполнению запросов граждан; своевременное и полное проведение анализа тематики запросов; правомерность принятия решения об уведомлении заявителя об отсутствии архивных документов в архиве, необходимых для выполнения запроса; соблюдение сроков исполнения запросов в структурном подразделении; соблюдение порядка исполнения и оформления ответов на запросы заявителей в структурном подразделении; правовую идентичность архивных копий подлинника и документов; правомерность принятия решения о подписании подготовленных ответов заявителям; правомерность принятия решения о возвращении исполнителю подготовленного ответа для доработки и устранения замечаний; учет и сохранность архивных описей и документов, полученных из архивохранилища; соблюдение сроков передачи исполненных запросов на подпись руководству архива.

4.1.3. Сотрудники профильного структурного подразделения несут персональную ответственность за: соблюдение сроков исполнения запроса, полученного для исполнения; достоверность и полноту сведений, включенных в ответ; оформление ответа на запрос заявителя в соответствии с требованиями пп.5.9.1-5.9.3 Правил; соблюдение порядка исполнения запроса; сохранность архивных описей и документов, полученных из архивохранилища; соблюдение сроков передачи исполненных запросов руководителю структурного подразделения.

4.1.4.Сотрудник, осуществляющий прием граждан, несет персональную ответственность за: правильность заполнения принятых на приеме анкет, правильность данных консультаций и своевременность передачи принятых анкет руководству архива.

4.2. Текущий контроль за исполнением запросов социально-правового характера осуществляется руководителем профильного структурного подразделения путем проверок соблюдения и исполнения сотрудниками порядка и сроков исполнения запросов социально-правового характера.

4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения запросов социально-правового характера включает в себя проведение проверок; выявление и устранение нарушений прав заявителей; рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архива.

4.3.1. Для проведения проверки полноты и качества исполнения запросов социально-правового характера формируется комиссия, в состав которой включаются высококвалифицированные специалиста архива.

4.3.1.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы архива) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением запросов социально-правового характера (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Для тематической проверки отбираются справки по разной тематике. В ходе проверки устанавливаются соответствие точного изложения сведений, имеющихся в документах, оформление архивных справок и сроки исполнения. Осуществляется выборочный анализ исполнения запросов с просмотром документов. Проверяющие могут потребовать от исполнителя показать дела, на основании которых был подготовлен ответ. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, регистрационные данные проверенных справок, замечания, сделанные в ходе проверок, в том числе отмечаются недостатки в оформлении и в содержании ответа на запрос с точки зрения полноты и достоверности данных. С замечаниями знакомят исполнителя. Справка подписывается членами комиссии. По итогам проверки проводится учеба.

4.3.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушения прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.4.Учет результатов исполнения запросов социально-правового характера ведется ежемесячно. Составляются: Отчет об исполнении запросов социально-правового характера специалистами структурного подразделения ….. архива … за …месяц 20…года» (Приложение №168) и Отчет о поступлении запросов социально-правового характера в (название архива) и направлении ответов заявителю за … месяц 20…года (Приложение №169).

При подготовке отчетов следует учитывать, что исполненными считаются все запросы физических и юридических лиц, в т.ч. поступившие из-за рубежа, на которые дан ответ заявителям. К исполненным относятся и непрофильные запросы при условии, если даны соответствующие рекомендации по продолжению поиска запрашиваемой информации.

Непрофильные запросы, в которых не даются рекомендации по продолжению поиска запрашиваемой информации, учитываются отдельно.