6.3.Удосконалення організаційних комунікацій

На шляху міжособових комунікацій виникають такі перепони:

— неповне сприйняття працівниками інформації;

— несприйняття інформації;

— семантичні бар'єри, тобто перепони, викликані нерозумінням способів використання слів і словесних знаків;

— невербальні перепони, які виникають при використанні несловесних (невербальних) знаків: погляду, виразу обличчя, посмішки та ін.;

— поганий зворотний зв'язок.

Усунути ці перепони можна шляхом вдосконалення спілкування. Для цього треба:

— пояснювати та обґрунтовувати свої ідеї до початку їх передавання;

— бути сприйнятливим до потенційних семантичних проблем;

— слідкувати за власними жестами, позами, інтонаціями;

— бути уважним до почуттів інших працівників;

— враховувати соціально-психологічний клімат у колективі;

— налагоджувати якісний зворотний зв'язок;

— допускати можливість дублювання ідеї, повідомлення, пояснення.

В організаційних комунікаціях причинами виникнення перепон можуть бути:

• деформація повідомлень на різних станах процесу комунікацій;

• інформаційні перевантаження в системі комунікацій;

• незадовільна структура управління організації;

• громіздка структура комунікаційного процесу.

Удосконалення комунікацій і ліквідація перепон в організаціях здійснюється за допомогою:

• раціоналізації структури комунікаційного процесу;

• регулювання інформаційних процесів;

• удосконалення документообігу;

• ефективного застосування графічних засобів;

• поліпшення виконання функцій менеджменту;

• поліпшення зворотного звязку;

• уведення системи збору пропозицій працівників;

• застосування сучасних інформаційних технологій: персональних компютерів, електронної пошти, відеоконференцій, радіо, телебачення тощо.

Т.7. Рішення в менеджменті – 2 години

1. Особливості управлінської праці. Місце рішення в управлінському процесі.

2. Рішення, що типові для реалізації основних управлінських функцій.

7.3 Пошук оригінальних рішень (метод "штурм мозку").

1. Особливості управлінської праці. Місце рішення в управлінському процесі.

Згідно з Гордоном, "ухвалення рішень – основа основ державного управління, як і всієї організованої людської діяльності". Обґрунтуємо дане твердження. Специфічною особливістю управлінської праці є те, що предметом її виступають не матеріальні обєкти, а інформація. Темпи зростання обсягів інформації значно випереджають темпи розвитку природних можливостей людини відносно її своєчасного та якісного опрацювання. А тому питання оптимізації співвідношення обсягів інформації і можливостей керівника опанування нею складають основу ефективної його діяльності. З приводу цього керівникові важливо обмежити себе лише тими видами інформації, яка за своєю природою та змістом має безпосереднє відношення до його функцій.

Трудова діяльність керівника суттєво відрізняється від праці людей, зайнятих в технологічних процесах. Адже продуктом його праці є рішення як проект певного впливу на обєкт управління.

Особливість управлінської праці, суть якої полягає в тому, що вона уречевлюється не в кінці робочої зміни, як це відбувається у токаря, комбайнера тощо. Управлінська праця для уречевлення вимагає більш тривалого періоду (доки не будуть виконанні прийняті керівником рішення). Стосовно до перспективних стратегічних рішень цей період може тривати декілька років.

З фізіологічної точки зору праця окремої людини розглядається як процес витрачання нею нервової та фізичної енергії. Здійснення функцій управління вимагає більшою мірою витрат саме нервової енергії у вигляді мислення, тобто розумових зусиль. Службова діяльність сучасного керівника є надскладною розумовою роботою. Щодо нашої теми, то варто відмітити, що рішення – це процес фізіологічно-психологічний.

Управлінські процеси розпочинаються роботою з інформацією, бо вона є предметом управлінської праці. А тому перша універсальна базова функція має у своєму складі функції нижчого порядку – облік і аналіз, бо лише зафіксувавши за допомогою обліку належну інформацію можна здійснити наступний вид діяльності по аналізу наявної інформації і оцінці конкретної ситуації під кутом потреб субєкта управління.

Наступна функція – визначення цілей. Дійсно, роботу по визначенню цілей доцільно розмежувати з плануванням. Ціль – це бажаний стан обєкта управління, а план – це ідеальний проект дій як спосіб досягнення цілі. Діяльність по встановленню цілей має один зміст, а діяльність по визначенню способів досягнення цілей – інший. Важливість діяльності по визначенню реальних цілей настільки очевидна, що помилка субєкта управління може завдати суттєвої шкоди результатам управлінського циклу.