Примеры методов в автоматизированных системах или в программных средствах
На рис. 1 представлена диаграмма интеграции специализированных программных приложений по управлению предприятием, позволяющая примерно оценить применимость тех или иных классов приложений в зависимости от размера предприятия. Горизонтальная ось "Размер предприятия" может быть выражена в объемах продаж, рыночной стоимости или, скажем, количестве персонала. Она не содержит градаций, так как диаграмма призвана изобразить тенденцию роста, а не конкретные его показатели.
АРМ (автоматизированные рабочие места) - автоматизированные рабочие места. В данном контексте могут представлять собой более-менее комплексную систему, состоящую или из отдельных "доморощенных" подсистем, или из какого-то стержневого приложения низшего по отношению к ERP класса, или даже из электронных таблиц Excel. Для малых предприятий, где все управление финансами осуществляется одним-двумя специалистами, один из которых главный бухгалтер, зачастую вполне достаточно скомбинировать приложение класса "1С" с электронными таблицами для покрытия практически всех управленческих задач.
ERP (enterprise resource planning) - информационная система управления ресурсами предприятия. В системах такого класса ведется операционный (управленческий) и бухгалтерский учет, осуществляются функции производственного планирования и планирования поставок. Среди наиболее известных западных систем подобного класса представленных в России можно назвать Axapta, Baan, J.D. Edwards, R/3.
BPM (Business Performance Management) - информационная система, предназначенная для автоматизации процессов управленческого планирования и контроля,так называемых "стыковых" задач. Ориентированное на решение задач финансового управления, такое приложение является, по сути, OLAP-системой с характеристиками ERP (возможность многопользовательского ввода информации, поддержка исполнения бизнес-процессов, потоков работ и регламентов). Наиболее известные западные системы подобного, представленные у нас, это Comshare MPC, e.Planning, Hyperion Pillar, Oracle Financial Analyzer.
OLAP - средство аналитической обработки данных в реальном режиме времени. В отличие от BPM, OLAP-приложения не "заточены" ни на какие конкретные задачи, хотя некоторые формы встроенной бизнес-логики (готовые аналитические отчеты, перечень бизнес-объектов и т.п.) в этих приложениях иногда присутствует. Для того чтобы охарактеризовать данный класс систем, а не в целях обзора рынка, можно так же привести несколько названий: BusinessObjects, Essbase, Oracle Express, SAS и многие другие.
Как видно из рисунка, главное в интеграционном процессе - трезвая оценка текущего размера предприятия и четко взвешенный баланс выбираемых для его автоматизации приложений. Просто и производители программного обеспечения, и потребители их продуктов поняли, что создание единой системы "на все случаи жизни" объективно не возможно.[4]
Так как мы рассматриваем методы управления запасами, то нас наиболее всего интересуют такие системы управления, как ERP и MRP. Остановимся на них более подробно.
MRP - это Material Requirements Planning, т.е. система позволяющая планировать потребности предприятия в ресурсах и позволяющая делать так, чтобы эти потребности были вовремя удовлетворены, необходимые комплектующие пошли в производство и заказ был выполнен точно в установленный срок, что позволит сократить затраты на хранение как сырья, так и готовой продукции.
Естественно, развитие систем управления на этом не остановилось, и в 90-х годах прошлого столетия на мировой арене все большую популярность стали завоевывать приложения ERP-класса. В основу идеологии ERP заложено более широкое представление о ресурсах предприятия: и материальные потоки, и денежные средства, и труд рабочих. Т.е. все то, что предприятие потребляет и чем оперирует для достижения своей главной цели - получения прибыли. ERP-приложения это очень мощные продукты, лучшие представители которых охватывают практически все сферы деятельности предприятий. Перечень модулей и функций таких приложений впечатляет своим охватом: здесь и бухгалтерский учет, и маркетинг, и разные виды производства, и финансовые операции, и управление цепочками поставок и т.д. и т.п. [4]
Основные отличия систем управления предприятиями, построенных на основе концепции ERP, от MRP следующие:
В ERP, в отличие от MRP II, больше внимания уделяется финансовым подсистемам.
Системы ERP, в отличие от MRP II, ориентированы на управление “виртуальным предприятием”. Виртуальное предприятие, отражающее взаимодействие производства, поставщиков, партнеров и потребителей, может состоять из автономно работающих предприятий, или корпорации, или географически распределенного предприятия, или временного объединения предприятий, работающих над проектом, государственной программой и др.
В ERP добавляются механизмы управления транснациональными корпорациями, включая поддержку нескольких часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета и отчетности. Эти отличия в меньшей степени затрагивают логику и функциональность систем, и в большей степени определяют их инфраструктуру (Internet/intranet) и масштабируемость – до нескольких тысяч пользователей. Требования к гибкости, надежности и производительности программного обеспечения и вычислительных платформ неуклонно растут. [5]
А теперь остановимся на ERP-системах.
Системы ERP предназначены для управления финансовой и хозяйственной деятельностью предприятий. Его задача: создать решение, которое может удовлетворить потребности и отдела финансов, и отдела кадров, и склада. Это “верхний уровень” в иерархии систем управления предприятием, затрагивающий ключевые аспекты его производственной и коммерческой деятельности, такие как
производство
планирование
финансы и бухгалтерия
материально-техническое снабжение
управление кадрами
сбыт
управление запасами
ведение заказов на поставку продукции и предоставление услуг [4]
Основные функции ERP -системы
Программный пакет, претендующий на статус ERP -системы, рассчитан на автоматизацию основной деятельности предприятия в части производства, снабжения, сбыта и финансов. Большинство современных ERP -систем построены по модульному принципу, что позволяет заказчику выбирать и внедрять именно те модули, которые действительно необходимы. Модули систем могут отличаться как по названиям, так и по содержанию.
Тем не менее, существует определенный набор функций, который можно считать типовым для программных продуктов класса ERP .
Ведение конструкторских и технологических спецификаций: спецификации определяют состав конечного изделия, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления
Управление спросом и формирование планов продаж и производства: функции предназначены для прогноза спроса и планирования выпуска продукции
Планирование потребностей в материалах: позволяет определить объемы различных видов материальных ресурсов (сырья, материалов, комплектующих), необходимых для выполнения производственного плана, а также сроки поставок, размеры партий и пр.
Управление запасами и закупочной деятельностью: позволяют организовать ведение договоров, реализовать схему централизованных закупок, обеспечить учет и оптимизацию складских запасов и пр.
Планирование производственных мощностей: позволяет контролировать наличие доступных мощностей и планировать их загрузку, включая укрупненное планирование мощностей (для оценки реалистичности производственных планов) и более детальное планирование, вплоть до отдельных рабочих центров
Финансовые функции: функции финансового учета, управленческого учета, оперативного управления финансами
Функции управления проектами: планирование задач проекта и ресурсов, необходимых для их реализации. [7]
Такие системы создаются для предоставления руководству информации для принятия управленческих решений, а также для создания инфраструктуры электронного обмена данными предприятия с поставщиками и потребителями. Очевидно, что все предприятия уникальны в своей финансовой и хозяйственной деятельности. В то же время прогресс в разработке программных решений для задач ERP связан с тем, что наряду со спецификой удается выделить задачи, общие для предприятий самых разных видов деятельности (различные отрасли промышленности, сфера услуг, телекоммуникации, банки, государственные учреждения и др.). [5]
Основные преимущества ERP
Интеграция финансовых данных. Пытаясь оценить работу компании в целом, руководитель сталкивается с разными представлениями сотрудников о реальном положении дел. Отдел финансов располагает одними данными о прибыли, отдел сбыта - другими. Имеется несколько версий о том, каков вклад каждого подразделения и работника в эту прибыль. ERP создает единую картину реальности, которая неоспорима, потому что все используют одну систему.
Стандартизация процессов производства. В компаниях- производителях (особенно в тех, кто увлекается слияниями и поглощениями) нередко несколько подразделений выполняют одни и те же функции, используя разные методы и компьютерные системы. Стандартизация этих процессов и применение единой системы сбережет время, повысит производительность и снизит "численность населения".
Стандартизация кадровой информации. В фирмах с большим количеством подразделений отдел кадров часто не имеет простого способа находить данные об отработанном времени, пособиях и услугах для работников. ERP даст такой способ.
Однако если внимательно проанализировать историю использования ERP-систем, то среди их достоинств можно обнаружит и некоторое число недостатков:
Внедрение ERP-приложений занимает очень много времени
Одно эксплуатируемое ERP-приложение в большинстве случаев не охватывает полностью все участки предприятия
Имеющихся в ERP-приложениях аналитических средств не достаточно для того, чтобы обрабатывать накапливаемую информацию. [4]
Экономический эффект от ERP-проектов, нацеленных на развитие бизнеса, можно рассчитать лишь по косвенным параметрам, да и то с большими допусками. Тем не менее выгоды, которые могут дать грамотное внедрение и эксплуатация ERP, вполне реальны и известны:
снижения операционных и управленческих затрат на 15%;
экономии оборотных средств на 2%;
уменьшения цикла реализации продукции на 25%;
снижения коммерческих затрат на 35%;
уменьшения дебиторской задолженности на 12%;
увеличения оборачиваемости средств в расчетах на 25%.
Один из самых важных результатов внедрения ERP-системы - возможность правильного и детального расчета себестоимости продукции (контроллинг). Благодаря точной классификации затрат можно проанализировать, какие виды товаров, направления бизнеса прибыльны, а какие - приносят убытки, и в итоге значительно улучшить показатели деятельности компании.
Рассмотрим более детальное раскрытие рычагов эффективности по основным измеримым направлениям оценки результатов внедрения ERP-системы.
Снижение уровня запасов обусловлено применением управления запасами с использованием оптимизационного алгоритма. Он позволяет отслеживать в оперативном режиме уровень запасов и строить модель управления заказами. В ходе наших проектов внедрения данный результат возникает уже на стадии опытной эксплуатации, когда проводится инвентаризация запасов и определяется связь текущего уровня запасов с производственной программой.
Снижение производственного брака обусловлено применением контроля над техпроцессом с целью повышения качества. При разработке бизнес-процессов обычно определяется обязательный для выполнения этап, на котором должен быть контроль качества. Без его выполнения дальнейшее продвижение по бизнес-процессу невозможно.
Увеличение объема продаж обусловлено улучшением качества обслуживания клиентов. Основные функции, обуславливающие данное улучшение — автоматизация приема заказов, улучшение расчетов сроков доставки и кредитного контроля.
Снижение транспортно-заготовительных расходов обусловлено возможностями построения и анализа с помощью системы различных схем доставки и выбора оптимальных вариантов. Система позволяет автоматизировать этот процесс и предоставлять информацию для принятия решения.
Сокращение производственных затрат связано с улучшением прогнозирования спроса для оптимизации использования производственных активов. Это достигается с помощью наличия в системе алгоритмов прогнозирования на основе анализа хранящейся информации.
Сокращение производственного цикла и сокращение цикла разработки новых продуктов осуществляется в связи с наличием в системе средств моделирования на основе технологических данных.
Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат и устранение ручной подготовки и сопровождения документов связаны с возможностью сокращения численности персонала, занятого подготовкой отчетности. Система обеспечивает аналитиков и управленцев инструментами для самостоятельной подготовки отчетов и запросов на основе возникающей потребности.
Увеличение оборачиваемости средств в расчетах происходит благодаря наличию в системе инструментов для построения прогноза движения денежных средств. Это позволяет в оперативном режиме регулярно отслеживать дефицит наличных денежных средств или возникновение избыточных финансовых ресурсов для возможного инвестирования в различные направления деятельности предприятия.[9]
Рассмотрим внимательнее структуру пакета ERP.
Остановимся на разделе «по управлению материальными потоками», так как он представяет для нас наибольший интерес.