2.3. Облік товарно матеріальних цінностей.

Організація складського обліку на підприємстві.

Правильна і раціональна організація обліку ТМЦ забезпєчується чіткою системою документообігу і суворим порядком оформлення операцій щодо руху ТМЦ у відповідності до “Положення про документальне оформлення записів в бухгалтерському обліку”, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95р. №88.

Матеріальні цінності надходять на підприємство від постачальників (головне джерело) , із цехів (власного виробництва) , від ліквідації об’єктів основних засобів або МШП ,а також через підзвітних осіб. Основними типовими документами з оприбуткування ТМЦ є накладні , товаро-транспортні налкладні , прибуткові ордери , прийомні акти тощо.

ТМЦ , що надходять на склад , ретельно перевіряються встановлюють відповідність їх якості , кількості , асортименту , умовам поставок і супровідним документам.

Якщо при оприбуткуванні не виявлено розходження , ТМЦ приймають. При цьому можливі два варіанти оформлення приходу : бехпосередньо на документі постачальника або шляхом виписування прибуткового ордеру. В першому разі на одному примірнику документа (постачальника) , який підписує матеріально-відповідальна особа ставлять штампи прийому , у другому оформляють прибутковий ордер ф№ м-4 (додаток № 12). Прибуткові ордери використовуються для кількісно-сумового обліку ТМЦ , що надходять від постачальників або з переробки.

На матеріали , що надходять без супровідних документів (невідфактуровані поставки) , складають акт прийому (ф. М-7). Цей акт складається також у випадку коли виявлені розбіжності кількості та якості з даними супроводжуючих документів постачальника. Він служить підставою для оприбуткування фактично прийнятих матеріалів. Прибутковий ордер при цьому не заповняється.

При дрібних купівлях матеріальних цінностей готівкою (наприклад, канцелярського приладдя) підзвітна особа зообов’язана здати матеріали на склад , а комірник на рахунку постачальника повинен поставити відміткі про дату , номер прибуткового ордеру і підпис.

На склади також можуть надходити матеріали із своїх цехів - це продукція власного виготовлення і зайві одержані й невикористані матеріали , а також матеріали , одержані від ліквідації основних засобів , малооцінних і швидкозношувальних предметів , браку у виробництві та відходи. Ці матеріали оприбутковують на склади за допомогою накладних (форми М-12 або М-13). Накладна складається матеріально відповідальною особою складу (цеху) , що здав цінності , у двох примірниках , один з яких слугує складу (цеху) , що здав матеріальні цінності , підставою для списування цінностей , а другий - складу (цеху) для оприбуткування цінностей .

Накладна на повернення із цеху на склад МЦ , невикористаних у виробництві , виписується тільки в тому разі , якщо ці цінності були відпущені не за лімітно-заборною картою , оскільки у ній передбачено облік повернення матеріальних цінностей відпущених у виробництво.

Основними документами , що відображують відпуск матеріалів зі складу є лімітно-забірні карти , вимоги , накладні.

Відпуск матеріальних цінностец для внутрішньогосподарських потреб оформляється вимогами (додаток №15) , які являють собою єдність розпорядчого і виправдного документів.

Відпуск матеріалів , що повторюються , можна оформляти лімітно-забірними картами (додаток №16) , що об’єднують у собі розпорядчий документ , що містить ліміт (граничну кількість) відпуску , й накопичувальний виправдний документ , що підтверджує багатократний відпуск матеріалів зі складу в рахунок ліміту. Лімітно забірні карти заповнюються планово-виробничим відділом на переродні одержання матеріалу (місяця) і візуються відділом постачання.

У лімітно-забірних картах зазначаються місячний ліміт відпуску даному цеху (фізичній особі - робітникові) матеріалів певного номенклатурного номера (або декількох номерів).

Ліміт (додаток №17А) визначається виходячи з виробничої програми цеху та діючих норм витрат матеріалів з урахуваннм існуючих у цехах залишків невикористаних матеріалів на початок місяця. Ліміт може встановлюватись на кожний заказ окремо.

Лімітно-забірні карти виписують у двох примірниках : один до початку місяця передається цеху-споживачу , другий - складу. Бажано друкувати їх на папері ріного кольору , щоб чіткіше відрізняти примірник цеху від примірника складу.

Завідуючий складом (чи комірник) робить відмітку про кількість відпущеного матеріалу в обох примірниках лімітно-забірної карти і визначає залишок (сальдо) невикористаного ліміту. Факт відпуску підтверджується двома підписами завідуючого складом і одержувача матеріалів.

Після закінчення місяця або використання ліміту лімітно-забірні карти здають до бухгалтерії.

У відділі постачання підприємства - покупцям провадять оперативний облік виконання договорів постачальниками і покупцями матеріалів. У цьому разі відкривають спеціальний журнал обліку надходження вантажів , в якому відділ постачання зобов’язаний : зареєструвати всі документи вантажів , що надходять ; перевірити відповідність даних документів постачальника договору ; відмітити реалізацію фондів ; передати уповноваженій особі розпорядження на одержання і доставку вантажу (у разі надходження матеріалів залізницею або водним шляхом) ; передати первинні документи до бухгалтерії або фінансового відділу.

У відношенні зберігання матеріальних цінностей , обліку і оформлення складських операцій по цих цінностях документами повинна встановлюватись сувора дисципліна.

Особи , на яких покладено виконанн складських операцій , повинні добре знати облік , складське діло і дотримуватись інструкції.

До складського господарства відносяться не тільки закриті складські приміщення , але й інші місяця зберігання ТМЦ , наприклад склади відкритого зберігання палива , вапнякового каменя , лісу.

Оформлення складських операцій документами однакове по всіх складах і матеріальних цінностях.

Важливу роль в організації правильного документування ТМЦ мають матеріально-відповідальні особи : завідуючі складами , комірники , відповідальні виконавці , бригадири бригад складських робітників і вантажників.

Відповідальними в організації правильного обліку надходження, зберігання й відпуску цінностей є завідуючі складами і окремими сховищами , які призначаються і звільняються директором підприємства.

Складання і обробка первинної документації по обліку матеріальних цінностей завдання не тільки робітників бухгалтерії , але й оперативних робітників підприємства : комірників , працівників відділу постачання , майстрів цехів і ін. Ця робота на підприємстві в значній мірі здійснюється вручну , а тому скорочення затрат праці , підвищення якості і оперативності первинного обліку повинні йти шляхом ліквідації дублювання облікових робіт , скорочення об’єму і спрощення документообігу , а також запровадження засобів механізації в техніку формування первинної інформації.