Вопрос 2.
Деловая переписка
Основные характеристики деловых писем
1.Письмо должно быть посвящено одному или, в редких случаях, нескольким, но взаимоувязанным вопросам
2.Текст не должен превышать 1 – 2 страниц
3.Четкая формулировка основных вопросов и расположение их в наиболее оптимальной для восприятия последовательности
4.Нейтральный тон изложения
5.Наличие реквизитов
Стадии подготовки деловых писем
1.Определение цели составления письма
2.Изучение соответствующих государственных правовых актов и ведомственных нормативных и нормативно-методических документов
3.Сбор информации по существу вопроса
4.Составление проекта письма (составление плана, написание текста)
Структура деловых писем
1. Вступление (формулируется причина составления документа, указываются основания подготовки письма)
2. Основная часть (основное содержание -доказательства, описанные события, его анализ
ит.д.)
3.Заключение (выводы, просьбы, предложения,
рекомендации и т.д., в конце – формула вежливости)
Формы обращения к адресату
–по фамилии (Уважаемый господин Петров!)
–если неизвестно имя конкретного получателя
письма, употребляют безличное обращение
(Уважаемые господа!)
– по имени и отчеству адресата (Уважаемый
Николай Сергеевич!)
–по должности (Уважаемый господин директор!)
–в профессиональной сфере (Уважаемые
коллеги!)
Общие требования к тексту делового письма
–достоверность и объективность информации;
–полнота информации и кратность изложения;
–актуальность информации;
–аргументированность сведений и доказательств;
–точность, рациональность построения текста;
–логичность изложения;
–простота стиля.
Виды деловых писем
1.Информационные письма
2.Просьбы, запросы, предложения.
3.Согласие, отказ, разъяснение.
4.Коммерческие письма
5.Гарантийные письма.
6.Письма-претензии, письма-рекламации.
7.Письма по вопросам участия в выставках, ярмарках.
8.Приглашения, визиты.
9.Письма, содержащие выражения внимания, участия
Список литературы к теме
1.Кульназарова, А.В. Основы деловых коммуникаций : учебное пособие / А. В. Кульназарова ; СПбГУТ. – СПб., 2016. – 71 с.
2.Горанчук, В. В. Психология делового общения и управленческих воздействий: Теория и практика [Текст] : учеб. пособие / В. В. Горанчук. - СПб. : Нева ; М. : Олма-Пресс, 2003. - 285, с. : ил. - Библиогр.: с. 284-286. - ISBN 5-7654-2739-1 (в обл.)
3.Антипов, А. А. Этика делового общения [Электронный ресурс] / Антипов А. А. - Санкт- Петербург : Университет ИТМО, 2014. - 44 с.