3. Вимоги зовнішнього виду секретаря

Зовнішній вид секретаря формує думка про заснування загалом, й тому він може бути старанно продуманий, сучасним є і акуратний.

Яких саме норм із цього питання слід дотримуватися секретарю?

Залежно від пори року костюм секретаря не завжди однаковий за кольором і з що використовуються тканинам. Головна вимога до костюму - строгість, елегантність. Тут усе залежить від смаку людини. Основне - костюм може бути зручним, практичним, суворим. Розмовляти з людиною, одягненим неохайно, неохайно, не що стежить у себе, неприємно. Така розмова залишає негативне враження про цю організації.

Сказане стосується і у виборі аксесуарів до костюму. Не рекомендується доповнювати робочий костюм помітними, особливо великими дорогоцінними прикрасами, прикрашає секретаряразностильность прикрас. Прикраси повинні чітко наголосити гідності костюму й його господині. У тон костюму слід підбирати туфлі. Взуття має бути зручним і модної. Робота рекомендується змінна взуття.

Секретар повинен постійно пам'ятати про особистої гігієну. Особливо уважно до питань гігієни потрібно ставитися у спекотні дні. Не слід користуватися парфумерними речовинами, мають різко виражений запах. Руки секретаря завжди мали бути зацікавленими в ідеальному порядку. Після роботи з пишучої машинці руки слід обов'язково вимити, бо в пальцях залишаються сліди від користування копіювальної папером і можна забруднити документи, із якими працює секретар. Зачіска секретаря мусить бути акуратної, до обличчя, гармоніювати з костюмом й навколишнього обстановкою.

4. Культура ділового спілкування секретаря

Важливими показниками культури спілкування секретаря є ввічливість, коректність, доброзичливість. Секретар повинна володіти мімікою особи, інтонаціями голоси, жестом. Делікатність, запобігливість у відносинах відвідувачами і співробітників, певна частина артистизму - усе це забезпечує успішну роботу секретаря.

Секретарю треба зазначити правила вітання. За появи у приймальній відвідувача секретар повинен привітатися, запропонувати сісти. За першої зустрічі з керівником, посадовою особою найвищого рангу і чи прийому почесного гостя організації секретар зобов'язаний стати, привітатися. Якщо потрібне привітатися за руку, слід встати з-за столу, вийти до відвідувачу і руку (жінці дозволяється не подавати руки, якщо вона цього хоче робити).

Якщо секретар бачить відвідувача вперше, він має назвати себе. Після цього секретар цікавиться, як його звати відвідувача, з якого питання прийшов. Необхідно дотримуватися такт, вживати тільки чемні форми звернення, бути доброзичливим.

Повага до людей має стати повсякденної нормою поведінки й звичним способом спілкування з оточуючими. Така професія секретаря.

Під час прийому відвідувачів секретар ні вести особисті розмови телефоном, і навіть повинен утриматися від розмов, які розкривають службові таємниці, і брехати.

За появи відвідувача секретар повинен закінчити машинописну рядок чи телефонна розмова. Читання будь-яких документів треба припинити і зайнятися відвідувачем.

Секретар повинен пам'ятати, що формальне спілкування, коли відсутня прагнення зрозуміти та враховувати особливості особистості співрозмовника, коли використовується звичний набір «масок» (удаваної ввічливості, зайвої суворості, іронії, переваги, байдужості тощо.), відвідувач гостро це відчуває й за своїми відчуттям становить враження про організацію загалом.

Важливою формою спілкування секретаря, секретаря-референта з відвідувачами є розмова.

Секретарю доводиться вести ділову розмову з різними віком, становищем світі початку й на кшталт нервової системи людьми. Запорукою успішного розмови є компетентність, тактовність, доброзичливість, прагнення оперативно покінчити з проблемою чи подати допомогу у її рішенні. Секретар повинен оцінити психічний стан співрозмовника, скласти уявлення про сутності проблеми, дати відвідувачу змогу висловитися. Чим докладніше іобстоятельнее буде викладено питання, то більше вписувалося можливість знайти правильне рішення.

Важливо вміти запитувати відвідувачу і особливо слухати його.

Тон розмови може бути нейтральним. Не можна починати розмову з відмови і затвердження неможливості розв'язати питання. Зазвичай, це викликає негативну реакцію і до виникненню конфліктної ситуації. Навіть якщо відповідь негативний, секретар повинен тактовно і доброзичливо підвести співрозмовника до цього висновку, переконливо показати неможливість позитивного рішення. Під час бесіди годі було перебивати відвідувача, займатися сторонніми справами, переривати розмову телефонними розмовами. Якщо телефонний дзвінок пролунав, то залежність від виду розмови секретар знімає трубку і переносить телефонний виклик на зручне або просить вибачення в відвідувача і коротко проводить телефонна розмова.

Ділове спілкування секретаря не обмежується контактом з відвідувачами. Найважливіша місце у його роботі займають взаємовідносини керівник - секретар.

Вже було зазначено, що у суті секретар виконує функції помічника керівника, допомагає то плануванні робочого дня, у виконанні намічених заходів, від виконання дрібних технічних робіт, фільтрує потоки кореспонденції, телефонні виклики, регулює прийом відвідувачів.

Робота секретаря у створенні починається з ввіднабеседи-инструктажа із боку керівника. Керівник повинен докладно розповісти секретарю про методи своєї роботи, звичному режимі, особистих звички, сформулювати основні вимоги, що їх буде пред'являти до секретаря, з'ясувати рівень кваліфікації секретаря. Встановити потрібний ділової контакт між керівником і секретарем вдається не відразу, потрібно випробування часом, спільною роботою.

Дж. Харрісон - великий фахівець у галузі управління та молодіжні організації праці - називає такі якості, необхідні секретарю:

Секретар ні допускати помилок у і цим звільнити керівника від виробничої необхідності перевіряти кожен документ. Секретар повинен роботою довести керівнику, що одне може працювати самостійно.

Під час розмови телефоном секретар мусить уміти тактовно вирішити будь-яке запитання, а керівник повинен довіряти своєму секретарю вирішення питань, які у діяльності фірми вважаються конфіденційними.

Секретар мусить уміти вибрати керівникові найважливіші

факти, які у звітах і часописах, щоб його від виробничої необхідності детально вивчати матеріали.

Секретар повинен розуміти, у разі термінової роботи він повинен залишитися по закінченні робочого дня.

Секретар має чітко представляти свої обов'язки, і рівень компетенції при самостійному розв'язанні питань у відсутність керівника, а керівник мав відбутися о своє чергу впевнений, що секретар чи впорається з роботою, яка може виникнути без нього.

Керівнику необхідно постійно інформувати секретаря про всіх своїх справах, щоб він міг максимально допомогти йому.

Керівник мусить уміти визнавати свої і просити вибачення наміру, що він неправий.

Керівник повинен покладатися на пунктуальність секретаря, а секретарю слід знати, що керівник іноді може бутинепунктуальним.

Обом сторонам необхідно відчуття гумору.

Поведінка секретаря і ефективність його роботи - приклад всім співробітників.

Секретар мусить стежити за подіями у особистому житті керівника, наприклад подбати квіти для спеціальних випадків, про вітальних листівках тощо.

Щоб взаємовідносини керівник - секретар успішно складалися, слід координувати спільну роботу, встановлювати регламент роботи.

Хороший секретар повинен тактовно виявляти увагу до і поважну турботу про нього. Секретар має бути лояльним до недоліків керівника й за можливості компенсувати їх своєю низькооплачуваною роботою.

Одне з основних завдань секретаря - вміння бути посередником між керівником і співробітників. Вони повинні докласти максимум докладає зусиль до створення сприятливих ділових відносин керівника коїться з іншими співробітниками. Знаючи режим праці та характер керівника, секретар може допомогти співробітникам у створенні прийому їх керівником, допомогти скласти той чи інший документ, задовольнити особисту прохання тощо.

У практиці роботи секретаря нерідко трапляється, коли секретарю доводиться залагоджувати конфлікт, виникаючі між керівниками і співробітників. Тут залежить від гнучкості поведінки секретаря у непростих ситуаціях, вміння володіти своїми емоціями.

Секретарю часом доводиться виступати від імені керівника. Конче важливо вміти чемно і чітко давати потрібні вказівки, контролюватиме їх виконання. У цьому неприпустиміфамильярние відносини з працівниками, прояв зарозумілості, бюрократизму чи байдужості.

Секретарю важливо встановити хороші ділові контакти з секретарями різних підрозділів своєї партії, і навіть вищих і підвідомчих організацій.