2. Вимоги до діловим і особистим якостям секретаря

Особливість роботи секретаря у тому, що він доводиться як працювати з документами і технічними засобами, а й здійснювати численні контакти з людьми: своїм керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Секретарю доводиться зіштовхуватися з більшою розмаїтістю розв'язуваних завдань, необхідністю виконувати одночасно кілька справ. Часто неполадки у роботі секретаря є результатом його негативних ділових та особистих якостей.

Ділові та особисті якості і під час тій чи іншій роботи виявляється у тісній взаємодії і доповнюють одне одного. Оцінюючи праці секретарів прийнято виділяти такі ділові якості:

Професіоналізм. Ця якість передбачає володіння комплексом професійних знань, умінь і навиків, передбачених кваліфікаційної характеристикою: вміння друкувати на пишучої машинці, працювати за комп'ютером, стенографувати, знати основи роботи з документами, правила орфографії і пунктуації, працювати з довідкової літературою.

Відповідальність. Секретар повинен бути готовий прийняти себе відповідальність з виконання завдань, поставлених керівником, особливо у межах своєї компетенції. Ця якість виробляється із роботи. Керівник має бути впевненим у цьому, що секретар може працювати самостійно, здатний кваліфіковано вирішувати такі питання, як оформлення і впорядкування документів, розшифровка стенограм ідиктограмм, організація прийому відвідувачів, оповіщення учасників нарад тощо.

За позитивного рішення таких питань, як підготовка документів, у розмові з відвідувачами й телефоном секретар повинен використовувати суворо перевірену інформацію. Неприпустимо розголошувати інформацію, має закритий характер, і навіть інформацію, яка може зашкодити організації, або окремих осіб. Необхідно правильно зберігати документи, не допускаючи вільного доступу до них інших працівників.

>Организованность. Уміння організувати своє робоче місце, раціонально спланувати роботу, забезпечити безумовне виконання щоденних завдань.

>Недопустими запізнення секретаря роботи, і на ділові зустрічі, наради, засідання.Организованность і пунктуальність мають виявлятися в своєчасності та ролі підготовки документів, поданні їх керівнику.

Поінформованість. Секретар повинен добре орієнтуватися у питаннях діяльності, за якими трудяться його керівник і підприємство (фірма) загалом; бути, у курсі подій, які у установі (підрозділі).

Ініціативність. Секретар маю виявляти самостійність і ініціативу у вирішенні питань своєї компетенції, без очікування вказівок керівника. Проте, приймаючи ту чи іншу рішення, секретар має бути переконаний, що його користь справі, підтримає імідж організації.

Відданість професії. Любов до обраної професії, розуміння її важливості, прагнення постійному вдосконаленню своєї майстерності - необхідна умова у тому, щоб стати непросто кваліфікованим виконавцем, а першим помічником керівника організації.

Крім названих найважливіших ділових якостей, секретарю потрібно виховувати у собі низку особистих якостей. Які ж особисті риси важливо мати секретарю? Виділимо найважливіші їх.

Працьовитість. Привчати себе виконувати потрібну для справи роботу своєчасно, якісно. Працьовитість - необхідна чеснота секретаря, як й іншого працівника організації.

Сумлінність. Секретар повинен скрупульозно, якісно, і своєчасно виконати роботу, яку обіцяв виконати: віддрукувати документ, з'ясувати будь-якої питання, навести довідку. Специфіка праці секретаря вимагає від нього готовності допомогти іншим, особливо у складних, напружених ситуаціях. Потрібно вміти швидко переключатися з однієї виду роботи з інший, правильно розраховувати час, особливо у період великих навантажень, у дні прийому відвідувачів, підготовки нарад тощо.

У секретаря мусить бути впевненість, що він він зробив усе від неї залежне. Не слід перекладати інших співробітників свої обов'язки про те, щоб уникнути відповідальності за невиконану чи неякісно виконану роботу.

>Аккуратность. Недбалість регулярно працюють з документами, у одязі, у створенні робочого місця створює несприятливе враження про секретаря, навіть якщо і володіє такими необхідними діловими якостями. Слід пам'ятати, що «секретар - обличчя організації», а «обличчям» самого секретаря є якість тією роботи, культура робочого місця, зовнішній вигляд.

Доброзичливість. У діловому спілкуванні секретар завжди повинен бути готовий надати максимальне сприяння співробітникам, відвідувачам, піти у разі потреби певні особисті незручності заради справи. Кожен, що звернувся до секретаря, має бути переконаний, що це можливе буде, а негативний результат може бути лише об'єктивними причинами.

За родом роботи секретар має значним обсягом інформації та істотно більшими повноваженнями, позаяк у певних ситуаціях може діяти від імені керівника. Недоброзичливість, нескромність секретаря можуть призвести донетактичному поведінці з її боку, чванству, зарозумілості.

У розмові необхідно вживати тільки чемні форми, недопущення фамільярності, звернення на «ти» тощо. Якщо секретар знає чи передбачає, що підлягаючий повідомленню інформація для співрозмовника негативної, він повинен постаратися викласти її максимально делікатно.

Серед інших особистих якостей, які потрібні хорошому секретарю, можна справити й такі, як вміння швидко вникати у справи; товариська характер, який допоможе секретарю налагодити правильні стосунки з відвідувачами і співробітників; артистизм та відчуття гумору - якості, які допоможуть секретарю створити доброзичливу атмосферу регулярно працюють з відвідувачами і співробітників; спроможність до самонавчання, розширенню свого кругозору. Багато керівників, розглядаючи кандидатури посаду секретаря, звертають уваги таких боку, як сімейна улаштованість, стан здоров'я, моральна стійкість.

Перелічені ділові та особисті якості, необхідні секретарю, не даються фахівця в царині готовому вигляді. Потрібен повсякденну працю з себе, вперта і відповідальна підготовка до цієї престижну роботу.