«Ділові та особисті якості секретаря» План

1. Вимоги кваліфікаційної характеристики, які пред'являються професії секретаря

2. Вимоги до діловим і особистим якостям секретаря

3. Вимоги зовнішнього виду секретаря

4. Культура ділового спілкування секретаря

5. Основні етичні вимоги до ведення телефонних переговорів

6. Завдання секретаря для підготовки нарад

7. Роль секретаря у створенні прийому відвідувачів

1. Вимоги кваліфікаційної характеристики, які пред'являються професії секретаря

Професія секретаря, секретаря-референта жадає від людини, котрий обрав її, хорошою підготовленості, широкого кругозору, всього комплексу ділових та особистих якостей, пов'язаних із специфікою секретарського праці.

Обов'язки секретаря можна розділити працювати додокументному ібездокументному обслуговування керівника. До роботи подокументному обслуговування входить складання, оформлення, редагування кореспонденції, реєстрація, контроль виконання, підшивка у справи і складання документів мають у архів. До функцій побездокументному обслуговування ставляться такі, як виконання технічних робіт у забезпечення праці керівника, підготовка різноманітних нарад, організація прийому відвідувачів, телефонне обслуговування, підготовка відряджень тощо. Завдання секретаря полягає головним чином тому, щоб звільнити свого керівника від виконання нетворчих,вспомогательно-технических функцій.

Те, що має знати й уміти секретар, викладається в кваліфікаційної характеристиці.

Кваліфікаційна характеристика - це нормативний документ, який встановлює, вимоги, які пред'являються працівникові, інакше кажучи, що повинен знати й уміти, який має бути рівень його підготовки.

Наведемо кваліфікаційну характеристику секретаря при керівника (>менеджере) малого підприємства:

Посадові обов'язки:Виполняет технічні функції із забезпечення і за обслуговуванням роботи керівника підприємства (чи підрозділи). Отримує необхідні керівнику відомості від підрозділів йди виконавців, викликає з його дорученням працівників.Организует телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує без нього прийняті повідомлення й повідомляє відомості керівника їхній вміст. Здійснює роботу з підготування засідань і нарад, проведених керівником (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час, місці й порядку денному засідання наради, їх реєстрація), веде і оформляє протоколи. Забезпечує робоче місце керівника канцелярськими приладдям, засобами організаційної техніки, створює умови, які б його ефективної роботи. Передає та приймає інформацію з прийом по переговорним пристроям, друкує за вказівкою керівника різні матеріали. Ведедокументационную роботу, приймає що надходить з ім'ям керівника кореспонденцію, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятим для підприємства порядком і передає після його розгляду керівникам підрозділи чи конкретним виконавцям від використання у процесі його роботи або підготовки відповіді, стежить за термінами виконання доручень керівника з особистим заявам громадян.Организует прийом відвідувачів, проявляючи у своїй тактовність і увагу до них, сприяє оперативності розгляду прохань і від пропозицій працівників, формує справи в самісінький відповідність до затвердженої номенклатурою, забезпечує їхня цілість і в встановлених термінів здає у комп'ютерний архів.

Мушу знати: постанови, розпорядження, накази, інші керівні і нормативні документи вищих і інших органів, що стосуються ведення діловодства; керівний склад організації та її підрозділів; правила експлуатації диктофонів, магнітофонів; правила користуванняприемно-переговорними пристроями; стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчою документації; основи організації праці; законодавство про працю охорони праці Російської Федерації; правила внутрішнього трудового розпорядку; правил і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежної зашиті.

Вимоги до кваліфікації по розрядам оплати.Начальное фахова музична освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи, чи середнє (повне) загальну фармацевтичну освіту і спеціальна підготовка по встановленої програмі без пред'явлення вимог до стажу роботи.