Тема 8. Лекция 12. Аис в сфере сервиса и в области страховой деятельности

1. Информационные технологии в гостиничном хозяйстве.

2. Информационные технологии в сфере общественного питания.

3. Информационные технологии в техобслуживании

4. Особенности применения АИС в сфере страхования.

5. АИС в деятельности страховых компаний.

1. Информационные технологии в гостиничном хозяйстве

В социально-экономическом развитии передовых стран все большее значение приобретает индустрия сервиса. АИС функционируют в различных областях сервиса. Значительный сектор в этой отрасли принадлежит гостиничному бизнесу. К этому виду бизнеса можно отнести и оздоровительный бизнес, в частности управление здравницами — пансионатами, домами отдыха, санаториями и др. С целью создания автоматизированных технологий и систем в этом секторе экономики фирма «Ининг Бизнес-софт» разработала программный продукт «Ининг-Гостиница». Программа предназначена для гостиниц и здравниц. Она представляет собой систему регистрации и размещения гостей, ведения расчетов с партнерами (турфирмами) и проживающими. Дополнительные модули позволяют автоматизировать бронирование номеров и продажу путевок, в том числе через Интернет.

Применение программы «Ининг-Гостиница» возможно в качестве самостоятельного продукта или в составе комплекса, включающего также программу планирования и учета питания «Ининг-Хлебосол», программу автоматизации материального учета «Ининг-Материальный Учет» и бухгалтерскую программу «Партнер Бухгалтера».

Технология на базе ППП «Ининг-Гостиница» реализует автоматизацию работы следующих категорий персонала:

• администраторов (регистраторов), регистрирующих и размещающих гостей;

• бухгалтеров, контролирующих взаиморасчеты с партнерами (турфирмами) и гостями;

• менеджеров по продаже путевок.

Система справочников, классификаторов-кодификаторов и программа регистрации полностью заменяют ручное ведение Журнала регистрации, автоматизируют процесс размещения гостей, автоматически выдают количество стоящих на довольствии с учетом графиков питания и диет (категорий питания). Программа позволяет выдавать всевозможные отчеты по гостям, возможна ежедневная выдача Дневной карты загрузки номеров; для каждого прибывшего гостя печатается карточка гостя, курортная книжка, талон для заселения, талоны на питание.

Программа «Ининг-Гостиница» может поставляться как часть программного комплекса для индустрии отдыха «Ининг-пансион». В этом случае осуществляется взаимосвязь модуля регистрации отдыхающих с модулями планирования и учета питания.

Функционирование системы, базируется на следующих технологических блоках.

Журнал регистрации — представляет собой электронный вариант журнала, который ведётся в регистратуре и содержит карточки регистрации гостей. В отличие от карточек Картотеки клиентов здесь кроме паспортных данных содержится информация о конкретном периоде пребывания гостя в гостинице (здравнице). Если клиент впервые пользуется услугами организации, в журнал вносятся его паспортные данные, после чего эти данные автоматически попадают в Картотеку клиентов. Есть возможность задать график питания; по составленному графику автоматически заполняется журнал питания, в который затем при необходимости можно внести данные о фактическом питании проживающих.

Журнал обслуживания — предназначен для бухгалтера, начисляющего плату за проживание и другие услуги. После регистрации гостя в Журнале регистрации в Журнале обслуживания автоматически формируется карточка этого гостя для бухгалтера. Сюда копируются следующие данные: период пребывания, класс номера, номер проживания, турфирма. Бухгалтер вносит начисленную сумму. В случае наличной оплаты система может автоматически сформировать карточку в Журнале платежей. В случае выписки счета для безналичной оплаты его номер заносится в поле «Счет».

Журнал платежей — предназначен для учета бухгалтером поступивших платежей. Карточки журнала платежей можно сформировать автоматически по Журналу обслуживания (только для наличных платежей) или вручную.

Модуль «Менеджер по бронированию» — позволяет вести учет заявок на путевки и бронировать номера (или отдельные места в них) по введенным заявкам.

Технология системы настроена на выдачу следующих видов отчетных документов:

• отчет об обслуживании за период;

• реестр реализованных по турфирмам путевок;

• список прибывших (убывших) за день;

• дневнай сводка по гостям;

• отчет о движении гостей за период;

• дневная карта загрузки номеров;

• акт сверки, или карточка турфирмы;

• отчет о взаиморасчетах с турфирмами;

• отчет о койко-днях по заданному критерию;

• список проживающих (гостей);

• сведения о гражданстве гостей;

• дневная справка по количеству занятых номеров;

• отчет об использовании номера;

• реестр неоплаченных заявок;

• реестр заявок по турфирмам.

Для большинства отчетов можно задавать «семантические фильтры», т.е. дополнительные условия ограничения отображаемых данных, например, задать классы номеров или корпуса или выбрать турфирмы, данные по которым должны попасть в отчет.

На каждого клиента в системе заводятся следующие документы:

• карточка гостя;

• курортная книжка;

• талон для заселения;

• талоны на питание.

Эта программа модульная, так что клиенты могут выбрать наиболее целесообразную конфигурацию наилучшим образом соответствующую принятой на предприятии технологии работы. Чтобы уменьшить время доступа к текущим данным, есть возможность переносить в архив из оперативной БД устаревшие данные (например, за прошлый год). Данные в архиве доступны только для просмотра. Возможен обмен данными с контрольно-кассовыми машинами. Этот обмен реализуется дополнительным модулем «Электронная касса». Существует возможность подключения модуля, позволяющего осуществлять прием заказов на путевки через страничку в Интернете.

Система достаточно адаптивна. Пользователи могут провести установку системы, ее настройку в соответствии со структурой своей организации, в частности заполнить справочники и эксплуатировать систему самостоятельно. Сопровождение системы возможно через Интернет. В период внедрения и эксплуатации системы проводится консультирование и обучение персонала, что повышает эффективность системы. По желанию заказчика фирма «Ининг Бизнес-софт» может выполнить доработку системы, расширить ее функциональные возможности, а также реализовать проект «под ключ».

Поскольку система по своей концепции масштабируема, ее функциональные возможности постоянно расширяются, например, с учетом опыта работы многих здравниц увеличивается набор форматов отчетных документов.