2. Організація обліку вибуття запасів

Відповідно до сфер діяльності у підприємствах, вибуття запасів відбувається за такими напрямками:

- передача до структурних підрозділів для виготовлення готової продукції, виконання робіт та надання послуг, тощо;

- втрати і нестача запасів (унаслідок стихійного лиха, краді­жок, природних втрат, загибелі тварин, молодняка тощо);

- реалізація (надлишкових запасів, продукції).

Розробляючи заходи з організації обліку вибуття запасів, слід виокремити такі напрямки:

- визначення нормативної бази;

- організація процесу відпуску зі складу (комори) запасів;

- організація списання запасів; - розробка облікових номенклатур; - вибір носіїв облікової інформації; - розробка графіків документообігу; - організація норм запасів.

Відповідно до встановлених норм на певну одиницю продукції з ураху­ванням кількості чи обсягу послуг, об'єктів обслуговування то­що, планується загальний обсяг запасів на наступний звітний пе­ріод.

У роботі з визначення необхідних обсягів запасів бере участь плановий та бухгалтерський відділи, а також відділ матеріально-технічного забезпечення. Представники бухгалтерської служби, залучені до цієї роботи, повинні регулювати процес розробки планів і норм з двох позицій:

- по-перше, забезпечення підприємства достатнім обсягом матері­альних запасів для безперервного, якісного його функціонування;

- по-друге, запобігання неефектному використанню коштів через неефективні (надмірні чи непотрібні) закупівлі матеріальних запасів.

Видача запасів зі складу має здійснюватись у встановлені години упродовж робочого дня. Для раціональної організації приймання — відпуску запасів зі складу (комори) завідувач складу повинен розробити режим роботи складу за погодженням з іншими службами і довести його до всіх структурних підрозділів.

Видача зі складу на потреби підприємства матеріальних запасів здійснюється через представників структурних підрозділів, які мають право на їх отримання (внесені до списку матеріально від­повідальних осіб, що отримують матеріальні запаси на підставі відповідним чином оформлених документів на відпуск).

За аналогічного порядку здійснюється відпуск запасів при їх реалізації представникам інших організацій. Особа, що має здійснити прийняття матеріальних запасів, окрім документів на відпуск, повинна мати відповідним чином оформ­лену довіреність на отримання встановленої кількості певного найменування матеріальних цінностей.

Вибір носіїв облікової інформації щодо вибуття матеріальних запасів здійснюється в межах чинної нормативної бази. Зокрема, до документів та реєстрів, якими оформлюється зазначений вид руху матеріальних запасів, належать:

- акт на списання (ф. 3-2);

- накладна (вимога) (ф. 3-3);

- шляховий листок (ф. 3);

- звіт матеріально відповідальних осіб;

- лімітно-забірна картка (ф. М-8, М-9);

- накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення матері­алів (ф. М-11)).

Акт на списання складається на запаси , малоцінні і швидкозношувані предмети, інструмент, інвентар та інші запаси, що стали непри­датними. В акті зазначаються такі дані про об'єкти обліку:

В акті докладно висвітлюються причини списання, а також спосіб знищення непридатних запасів в разі, якщо реалізація їх неможлива. Акт підписують члени постійно діючої комісії і за­тверджує керівник підприємства.

Накладна (вимога) є уніфікованою формою і застосовується для оформлення прийняття різних матеріальних цінностей на склад (у комору) або видачі зі складу (комори). Цей первинний документ може застосовуватись для внутрішнього переміщення матеріаль­них цінностей.

Накладну (вимогу) виписує бухгалтерія у двох примірниках та затверджує керівник підприємства. Перший примірник призначений для отримання матеріальних цінностей зі складу, а другий — для обліку цих цінностей за місцем їх використання.

Оформлені розпискою отримувача накладні (вимоги) переда­ються до бухгалтерії з реєстром в установлені строки.

Шляховий листок типової ф. № 3, який заповнюють відповідні посадові особи: диспетчер, заправник, механік, — видається во­дію щоденно. Він містить таку інформацію:

- завдання водія;

- роботу водія та автомобіля;

- рух пального;

- результати роботи автомобіля.

Перед виїздом автомобіля з гаража до шляхового листка вно­сяться покази спідометра, фактичний час виїзду автомобіля з га­ража, марка пального, витрати пального, кількість виданого пального і залишок при виїзді. При поверненні автомобіля в га­раж заповнюються графи щодо показу спідометра, фактичного часу повернення автомобіля, залишку пального і витрати пально­го фактичні.

Остаточно оформлений шляховий листок передається до бух­галтерії для перевірки і подальшої реєстрації в обліку інформації про списання пального.

Лімітно-забірні картки (ф. № М-8, № М-9) та накладна (вимо­га) (ф. № М-11) подібні до зазначених однойменних первинних документів як стосовно оформлення, так і щодо якості руху.

- накопичувальна відомість витрачання матеріалів ф. 3-96 (б)

Загальну схему руху носіїв інформації унаочнює рис. 11.2.

Рис.11.2. Схема руху облікової інформації за напрямком «Облік вибуття матеріальних запасів»