20. Формат данных в excel. Маски форматов.

Общий – формат, который прописывается по умолчанию при вводе информации. Он позволяет отображать и работать как с текстовыми, так и с числовыми данными.

Числовой – формат, применяющийся только к числовым данным. Позволяет указывать число знаков после запятой, вводить разделить для разрядов числа, который крайне удобен при работе с числами.

Денежный – формат для работы с денежными суммами. Позволяет автоматически дописывать к числам обозначения валют, в которых выражено число. Удобен тем, что можно указать, как отображать отрицательные значения.

Финансовый – практически не отличается от денежного. За исключением отсутствия выделения цветом отрицательных значений и увеличенного отступа у данных от правого края ячейки.

Дата – формат, указывающий на то, что число представляет собой дату. Тип отображения даты задается в меню.

Время – при выборе этого формата, число будет преобразовано в значение времени. Опять же, тип вывода времени указывается в меню.

Процентный – преобразует цифру (или число) в проценты. Если в ячейке стояла 1, она станет 100%. 10 превратится в 1000%. 0,01 станет 1%. В меню выбираем количество знаков после запятой.

Дробный – этот формат предназначен для преобразования десятичной дроби в обыкновенные. Формат используется крайне редко.

Экспоненциальный – формат, необходимый для отображения очень больших и очень маленьких чисел. Например, масса солнца, которая равна 198 910 000 000 000 000 000 000 000 000 кг будет преобразовано во вполне себе симпатичную запись:    1,989E+30. Эта запись означает, что запятую нужно перенести вправо на 30 знаков, то есть дописать 27 нулей. Если число очень мало, то будет стоять минус и двигать запятую нужно влево. Кстати, в меню можно указать количество  знаков после запятой, которое нужно отобразить.

Текстовый – формат для отображения текста. Под текстом надо понимать не только слова и предложения, но и всевозможные данные, для которых нет четких форматов. Например, если Вы попытаетесь установить числовой формат и ввести телефон вида 222-33-44, то получите ошибку. Любые нестандартные данные нужно отображать также через текстовый формат.

Дополнительный – позволяет выводить некоторые данные через предустановленные варианты форматов. В том числе индекс, почтовый адрес, телефон и т.д.

(все форматы) – предназначен для создания собственных форматов [шт], [кг], [кг/ам] и т.д.

Маски форматов чисел позволяют управлять отображением значений в ячейках. Значение масок следующее.

Основной – числа выводятся в том формате, в котором они были введены.

# – если число имеет справа от десятичной запятой большее количество цифр, чем указано знаков # в правой части формата, то число округляется до указанного количества десятичных знаков после запятой. Если число имеет слева от запятой большее количество десятичных знаков, чем знаков # в левой части формата, то выводится большее количество цифр.

0 (нуль) – тоже что и #, но если в числе меньшее количество цифр, чем указано знаков 0 в шаблоне, выводятся отсутствующие нули.

? – тоже что и знак 0, за исключением того, что Microsoft Excel выводит пробел вместо незначащих нулей с обеих сторон от десятичной запятой, таким образом, что число оказывается выровненным по десятичной запятой. Можно также использовать этот символ для рациональных дробей, которые имеют различное число десятичных знаков.

, (запятая) – этот символ определяет, сколько цифр (соответственно количеству символов 0 и #) выводится справа и слева от десятичной запятой. Можно также использовать запятую в шаблонах времени дня для того, чтобы создать форматы времени дня, отображающие части секунды.

% – число умножается на 100 и добавляется знак %.

(пробел) – разделитель тысяч. Тысячи разделяются пробелами, если шаблон содержит пробелы, окруженные с обеих сторон знаками # или 0. Пробел, который идет вслед за знаком шаблона, масштабирует число, округляя его до тысяч. Шаблон, в котором за символами 0,0 следуют два пробела, будет отображать число 43 500 000 как 43,5.

E+00 – экспоненциальный формат числа.

грн. – + / ( ) : – отображаются эти символы.

\ – отображается следующий за ним символ формата. Сам символ "обратная косая черта" не отображается. Действует так же, как если бы следующий за ним символ был заключен в двойные кавычки.

19:01:13

* – повторяет следующий за ним символ формата столько раз, сколько нужно, чтобы заполнить всю ширину столбца. В каждой секции формата не может быть больше одного символа " * ".

подчеркивание (_) – делает пробел шириной, соответствующей следующему символу шаблона. Например, для того, чтобы Microsoft Excel делал пробел на ширину символа скобок и положительные числа оказывались выровненными так же, как и отрицательные числа, заключенные в скобки, следует ввести _) в конце секции формата для положительных чисел.

"meкcm" – отображает любой текст, заключенный в двойные кавычки.

@ – если в ячейке есть текст, то этот текст отображается в том месте формата, где находится символ @.

21. Построение диаграмм в Excel. Оформление результатов расчетов.

Вызов Мастера диаграмм.

Для того чтобы вызвать Мастер диаграмм, следует в первую очередь выделить любую ячейку таблицы, содержащую исходные данные диаграммы, которую необходимо построить. После этого в меню Вставка нужно выбрать команду Диаграмма или нажать на кнопку Мастер диаграмм на Панели инструментов Стандартная.

В результате появится первое окно Мастера диаграмм.

После запуска Мастера диаграмм на экране появляется первое диалоговое окно. С помощью четырех диалоговых окон Мастера диаграмм соберет всю информацию, необходимую для построения диаграммы.

Шаг 1: выбор типа диаграммы.

Если таблица уже содержит данные, то на первом шаге нужно выбрать тип диаграммы. Это окно содержит две вкладки:Стандартные, Нестандартные. К последним относятся типы диаграмм, которые пользователь может создавать сам, настраивая встроенные диаграммы, а также смешанные диаграммы. К смешанным диаграммам относятся, например, гистограмма с графиком, гистограммы с областями и график с двумя осями значений.

Для того, чтобы выбрать один из стандартных типов диаграмм, следует во вкладке Стандартные в группе Тип указать нужную вам диаграмму. В группе Вид можно выбрать один из предлагаемых вариантов изображения диаграммы данного типа.

Если вы хотите посмотреть увидеть, какая диаграмма у вас получается, то следует нажать на кнопку Просмотр результата. Если построенная диаграмма вас устраивает, то следует нажать кнопку Готово. Для продолжения построения диаграммы следует нажать на кнопку Далее>. В результате вы попадете во втрое диалоговое окно Мастера диаграмм.

Шаг 2: задание исходных данных диаграммы.

Во втором окне Мастера диаграмм указываться, какие данные использовать при построении диаграммы. Это окно содержит две вкладки: Диапазон данных и Ряд.

Если перед запуском Мастера диаграмм была выделена одна ячейка, то в поле Диапазон будет указан адрес всех заполненных ячеек столбца, который содержит выделенную ячейку. Если перед запуском Мастера диаграмм был выделен интервал ячеек, то в полеДиапазон будет указан адрес выделенного интервала.

Во вкладке Ряд содержатся адреса и названия рядов данных (то есть строк вашей таблицы), которые при желании можно изменить. Если исходная таблица не содержала названий строк и столбцов, то Excel присвоит каждому ряду стандартное имя: первой строке – Ряд 1, второй – Ряд 2 и т.д. Чтобы изменить стандартное имя следует в поле Имя ввести нужный вам текст.

В том случае, когда исходная таблица содержала заголовки строк или столбцов, в поле Имя отображается ссылка на ячейку, в которой содержится это имя.

Для перехода в следующее окно Мастера диаграмм нужно нажать на кнопку Далее>.

Шаг 3: задание параметров диаграммы.

Третье окно содержит шесть вкладок, в которых содержатся команды, позволяющие задавать характеристики осей, название диаграмм, заголовки для осей, легенду, названия меток на осях, подписи значений на осях и т.д.

На этом шаге вы можете подобрать, как лучше будет выглядеть диаграмма. Например, в некоторых случаях можно убрать одну из осей диаграммы. Для этого во вкладке Оси следует отменить галочку для одной из осей.

Во вкладке Заголовки можно задать заголовок диаграммы. Текст заголовка можно перемещать, редактировать, форматировать после создания диаграммы.

Во вкладке Подписи данных Мастер диаграмм может присоединять к маркерам данных различные надписи. Например, в секторах круговых диаграмм можно добавить надписи долей (в процентах).

Вкладка Таблица данных позволяет добавить к диаграмме таблицу значений, которые использовались при построении диаграммы.

Во вкладке Легенда можно размесить в нужном месте диаграммы легенду. Легенда – это обозначение различными цветами колонок, соответствующих различным столбцам таблицы.

Шаг 4: размещение диаграммы.

В последнем окне Мастера диаграмм можно выбрать, поместить ли диаграмму в рабочий лист или создать ее на отдельном листе.

24. Создание и редактирование баз данных. При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует вкладку Таблицы и выводит на экран список режимов создания таблиц:   создание таблицы в режиме конструктора;   создание таблицы с помощью мастера;   создание таблицы путем ввода данных  Для создания новой таблицы можно выбрать любой из этих режимов. Можно выбрать Мастер таблиц для определения полей таблицы с помощью списков образцов таблиц и полей. Для создания произвольной таблицы целесообразно пользоваться режимом Конструктора. Режим Создание таблицы путем ввода данных используется, как правило, для редактирования и ввода данных в уже существующие таблицы