IV. Зберігання, класифікація і каталогізація документів

1.1. Основні поняття

1.2. Порядок зберігання документів

1.2.1. Досьє (справа)

1.2.1.1. Визначення

1.2.1.2.Формування досьє

1.2.1.2.1. Досьє, що містить матеріали з будь-якої конкретної справи

1.2.1.2.2. Технічне досьє, що містить матеріали з певного загального питання

1.2.1.2.3 Судове досьє

1.2.1.3. Порядок розташування паперів усередині досьє

4.2.1.3.1. Розташування паперів у порядку послідовних стадій розвитку справи

1.2.1.4. Опис паперів досьє

1.2.2. Книги та реєстри

1.2.3. Карткові репертуари. Переваги карткової системи над книгами

1.3. Класифікація паперів

1.3.1. Загальні зауваги

Групунання документів за номерами, алфавітом, хронологічним порядком і систематичним. Предметно-систематична класифікація за десятковою системою.

1.3.2. Десяткова система класифікації

(Сутність децималізму (десяткового методу). Різні системи класифікації, побудова за десятковим принципом. Індивідуальні системи і Міжнародна десяткова система класифікації).

1.3.2.1. Сутність Міжнародної десяткової системи класифікації

1.3.2.2. Переваги Міжнародної десяткової системи для адміністративної документації

1.3.2.3. Застосування Міжнародної десяткової системи в ад­міністративній документації

1.3.2.4. Дослідження рубрик, що розглядають адміністративні питання Міжнародної десяткової системи класифікації.

1.4. Каталогізація документів

Каталоги, покажчики вхідних і вихідних документів. Карткова система

1.5. Рух документів і довідки за документами

Питання про осіб, які мають право знайомитися зі змістом документів і мають доступ в адміністративні архіви. Видача довідок публіці

1.6. Знищення документів

1.7. Відносини між “поточними” (новими) і “кінцевими" (старими) архівами. Визначення терміну “архів".

Відносний між архівами закладів і державними центральними архівами

V. Про деякі класи адміністративних документів [ ]

VI. Офіційні видання [ ]

VII. Застосування в адміністративній роботі стенографії і машин [ ]

VIII. Документація з питань управління

[ ] 8.4.4. Інтернаціональний дослідницький і організаційно- конструкторський центр адміністративної документації

Його завдання:

а) удосконалення, об’єднання і пропаганда методів адміністративної документації; встановлення зв’язку з національними центрами документації і керування їх діяльністю; розроблення проектів влаштування документальної частини в закладах, які звертаються з цього питання за порадою; [ ]

б) утворення центральної бібліотеки офіційних видань і літератури з адміністративних наук;

в) складання міжнародної бібліографії з адміністративних питань;

г) колекціонування документів, що їм належать (документальна адміністративна енциклопедія);

д) видання періодичного органу, присвяченого адміністративній документації;

е) влаштування постійного адміністративного музею для концентрації експонатів адміністративних виставок, а саме: друкованих видань, застосовуваних у різних закладах “форм" (книг, бланків, карток і т.д.), діаграм, схем, карт, планів, фотографій, а також машин, приладів і пристосувань, які використовуються для виготовлення, розмноження, опрацювання і зберігання адміністративних документів. Приклади: Musee Social в Парижі, Музей Т-ва Humanistaria в Мілані, Музей комунального управління в Maestricht [ і Musee International при "Міжнародному центрі" (Le Centre International) у Брюсселі].