1. Адміністративна документація в цілому

1.1. Знання, що відносяться до адміністративної документації

Адміністративна документація як наука і як мистецтво. Її відношення до адміністративних наук і загальної документації.

1.2. Вивчення адміністративної документації

Дослідницькі організації, місцеві конференції і міжнародні конгреси. Зв’язок між ними. Кооперування. Курси адміністративної документації.

1.3. Предмет адміністративної документації

1.3.1. Термінологія документів, їх різні види і здійснювані над ними операції. Визначення термінів. Синоніми.

Терміни: документ, документація, документальний метод, до­кументальний організм і т.д.

1.4. Метод адміністративної документації

Єдність і множина методів. Методи індивідуальні і міжнародні. Кустарництво, традиційні і наукові методи.

Методи урядових і громадських закладів у порівнянні з методами приватних комерційних, промислових і фінансових підприємств (подібність, відмінність, дух).

1.5. Залежність постановки документації від структури установи й організації адміністративної роботи.

Документальний організм як негатив адміністративного. Організаційні схеми і збірники інструкцій (внутрішній регламент) як засоби для орієнтування серед частин і функцій адміністративного апарату. Порядок і швидкість руху документів установі. Редагування документів. Реєстрація законодавчих питань і ухвалених постанов. Контролювання персоналу.

ІІ. Адміністративні документи і документальний організм

2.1. Визначення, види і призначення адміністративних документів

Документи, що створені самим закладом або надходять до нього ззовні.

Документи оригінальні і праці синтетичного (загального, резюмуючого) характеру. Документи як знаряддя діловодства, адміністрування, засіб інформації, письмовий доказ фактів, що відбулися і спосіб їх фіксації для пам’яті.

2.2. Документальний організм (organism documentaire)

Взаємна залежність усіх видів документів однієї і тієї ж установи, як частин цілого. Необхідність координування їх між собою в певну систему. Аналогія з системою обліку і структурою архівних фондів. Централізований архів із загальним для всіх частин закладу інвентарем документів.

Основи організації документів: 1) класифікація всіх питань, що стосуються діяльності даного закладу; 2) ведення загального карткового покажчика (репертуару) для довідок і надходження документів за всіма рубриками класифікаційної таблиці; 3) формування за тим же планом колекції досьє (dossiers) для зберігання документів і листування за всіма окремими справами закладу; 4) систематичне колекціонування документів за­гального технічного характеру, які не становлять власне доку­ментів чи листування за окремими справами, але, які представляють собою корисний довідковий матеріал з окремого питання.

2.3. Інструктування без документів

Словесні інструкції. Роль телефону.

2.4. Класифікація адміністративних функцій

2.5. Розподіл адміністративних функцій між службами і персоналом закладу

ІІІ. Виробництво адміністративних документів

3.1. Основні принципи редагування документів. Способи різностороннього використання документів

3.1.1. Матеріальна форма документів (зовнішність): матеріал (папір і т.д.), розмір (формат), зовнішній вигляд (книга, аркуш, картка і т.д.).

3.1.2. Інтелектуальна форма документів (зміст); редагування тексту, його розміщення і т.д. (формула).

3.2. Формули

“Форми” книг, бланків, карток. Необхідність єдності цих форм у частинах закладу і відомства. Координування форм як елементів документального організму. Простота, зрозумілість і чіткість форм. Збірники форм (формуляри), як бажаний додаток до інструкцій.

3.3. Зовнішній вид документів

Бажаність єдності форматів. Формати в см 7,5 х 12,5 (міжнародний бібліографічний), 9 х 14 (поштова картка), 21,5 х 27,5 (комерційний), 21,5 х 34,5 (адміністративний).

3.4. Схеми і діаграми. Таблиці

3.4.1. Схеми внутрішньої організації і функціонального зв’язку частин окремих закладів, відомств і всього державного апарату у цілому.