15 Тарау Менеджменттегі коммуникация

1. Коммуникациялар және олардың түрлері

Ұйымның мақсатқа жетуін жеңілдету үшін басшылар атқаратын істердің барлығы ақпаратпен тиімді алмасуды қажет етеді. Егер адамдар ақпаратпен алмаса алмайтын болса, олар бірге жұмыс істей алмайтындығы, мақсаттарды тұжырымдап, оған жете алмайтындығы түсінікті. Алайда коммуникация біздің ойымызды өзге тұлғаға түсінікті ету үшін қажет өзара тәуелді қадамдардан тұратын күрделі процесс. Ақпаратпен алмасу басқару қызметінің барлық негізгі түрлеріне кіретіндіктен коммуникацияны байланыстырушы процесс деп атаймыз.

Коммуникация - бұл оның негізінде басшы тиімді шешім қабылдау үшін қажет ақпарат алатын ақпаратпен алмасу. Коммуникациялар былайша жіктеледі:

1. сыртқы - ұйым өзінің сыртқы ортасын құраушылармен коммуникация жасау үшін түрлі құралдарды пайдаланады. Іс жүзіндегі және потенциалды тұтынушылармен олар жарнама және тауарды нарыққа жылжытудың өзге де бағдарламаларының көмегімен хабарласады. Жұртшылықпен қатынас өрісінде басты назар жергілікті, мемлекеттік және халықаралық деңгейдегі ұйымның белгілі бейнесін, имиджін жасауға аударылады. Ұйымдар мемлекеттік реттеуге бағынып, түрлі есептіліктерді толтыруға міндетті. Бұл ұйымның сыртқы ортаның жағдайлары мен факторларына жауап қайтару тәсілдерінің кейбір мысалдары ғана.

2. ішкі:

а) тік - ақпарат ұйымның бір деңгейінен екіншісіне ауысады:

• төмендейтін коммуникация - мұндай жолмен ұйымның бағынышты деңгейлеріне ағымдық міндеттер, нақты мақсаттар және т.б. хабарланады;

• жоғарылайтын коммуникация - өнімділікке біршама әсер етуі мүмкін, себебі төменгі деңгейдегілер тікелей жұмысты атқарушылар болып табылады. Сондай-ақ мұндай коммуникация жоғарыдағыларды төменгі деңгейлерде не болып жатқандығы туралы хабарландырушы қызметін де атқарады. Осындай жолмен басшылық ағымдағы немесе туындайын деп отырған мәселелер жайлы біле алады. Осылайша ақпаратпен алмасу әдетте есеп беру, ұсыныс, түсіндірме хат нысанында жүзеге асырылады.

б) көлденең - ұйым бөлімшелерінің арасында ақпарат алмасу. Бұл міндеттер мен іс-әрекеттерді үйлестіру үшін қажет. Ұйым өзара байланысқан элементтердің жүйесі болғандықтан, басшылық осы элементтер бірлесе жұмыс істеп, ұйымды қажетті бағытқа жетелеуін қамтамасыз етуі тиіс. Көлденең коммуникациялардың тағы бір артықшылығы тең құқықты қатынастарды қалыптастыру болып табылады.

в) бейресми - сыбыстарды тарату арқылы.

2. Коммуникациялық процестің элементтері мен кезеңдері

Коммуникациялық процесс - бұл екі немесе одан да көп кісілер арасында ақпаратпен алмасу. Ұйымдағы ақпаратпен алмасу күтілгендей әрдайым тиімді бола бермейді. Көп жағдайда берілетін хабарлама дұрыс түсінілмейді, демек ақпаратпен алмасу тиімсіз болады.

Ақпаратпен алмасу процесінде 4 негізгі элементті ажыратуға болады:

1. жөнелтуші - ақпаратты жинап, өзгелерге тапсыратын тұлға;

2. хабарлама - символдар көмегімен кодталған ақпарат;

3. арна - ақпаратты жеткізу құралы;

4. алушы - ақпарат бағытталған тұлға.

Ақпаратпен алмасу кезінде жәнелтуші мен алушы бірнеше өзара байланысқан кезеңдерден өтеді. Олардың мақсаты хабарламаны құру және екі жақ та бастапқы ойды түсіну мен бөлісу үшін оны жеткізу арналарын пайдалану. Бұл қиын, өйткені әрбір кезең бір мезгілде мағынасы бұрмалануы немесе мүлдем жойылуы мүмкін нүкте болып табылады. Аталмыш өзара байланысты кезеңдер мынадай:

1. ойдың туындауы;

2. кодтау және арнаны таңдау;

3. жеткізу;

4. кодсыздандыру.

Ақпаратпен алмасу ойды тұжырымдаудан немесе ақпаратты іріктеуден басталады. Жөнелтуші қандай маңызды ойды немесе хабарды алмасу тақырыбы қылу жайын шешеді. Өкінішке орай ойды ойлауға жөнелтуші көп уақыт жұмсамайтындықтан ақпаратпен алмасудың көптеген мүмкіндіктері бастапқы кезеңнің өзінде үзіліп қалады.

Ойды тапсырмастан бұрын жөнелтуші символдардың көмегімен оны кодтауы тиіс. Бұл үшін ол сөздерді, дауыс ырғағын, ымдарды пайдаланады. Мұндай кодтау ойды хабарламаға айналдырады. Сондай-ақ жөнелтуші кодтау үшін пайдаланылған символдардың түрімен үйлесетін арнаны таңдап алуы тиіс. Жалпыға танымал арналарға ауызша және жазбаша материалдарды жеткізу, сонымен қатар компьютер торабы, электрондық почтаны қоса электрондық байланыс құралдары жатады. Хабарлама құралын таңдау бір ғана арнамен шектеліп қалмауы тиіс. Көп жағдайда екі немесе одан да көп коммуникация құралдарын үйлесімде пайдаланған тиімді болады.

Үшінші кезеңде жөнелтуші хабарламаны (кодталған ойды немесе ойлар жиынтығын) алушыға жеткізу үшін арнаны пайдаланады. Мұнда сөз хабарламаны жеткізу жайында болып отыр. Көптеген адамдар оны коммуникация процесімен шатастырады. Алайда жеткізу ойды өзге тұлғаға беру үшін қажетті кезеңдердің бірі болып қана табылады.

Жөнелтуші хабарламаны жеткізген соң алған тұлға оны кодсыздандырады. Кодсыздандыру - бұл жөнелтушінің символдарын алушының ойына айналдыру. Егер жөнелтуші таңдап алған символдар алушы үшін де сондай мағынаға ие болса, онда соңғысы жөнелтуші ойды тұжырымдағанда не айтқысы келгендігін білетін болады. Егер ойға жауап қайтару қажет болмаса, ақпаратпен алмасу процесі осымен аяқталады.

Кері байланыс басқарушылық ақпаратпен алмасу тиімділігін біршама арттыруы мүмкін. Кері байланыс болған жағдайда жөнелтуші мен алушы коммуникациялық рөлдерімен алмасады.