3. Ақпараттық жүйелер

Басқаруды ақпаратпен қамтамасыз ету ақпараттық жүйенің жұмыс істеуі арқылы жүзеге асырылады. Ақпараттық жүйе тар мағынада – бұл кәсіпорынды басқару үшін қажетті ақпараттың барлық түрі. Кең мағынада ақпараттық жүйе – бұл қажетті және шынайы ақпаратты оған мұқтаж басқару жүйесінің барлық буындарына дер кезінде жеткізілуіне жағдай жасайтын, басқару процесін ақпараттық қамтамасыз етуді ұйымдастыру құралы.

Ақпараттық жүйе келесі элементтерден тұрады:

— ақпараттық ресурстар - жүйеде айналымда жүретін барлық ақпарат, жиналған ақпарат дерегі, түрлі тасымалдаушылардағы алуан түрлі архивтер, сондай-ақ жүйедегі ақпараттың өту, оларды өңдеу, сақтау, көрсету процесін реттейтін әдістемелер, нұсқаулықтар мен бағдарламалар;

— материалдық ресурстар, соның ішінде ақпаратты тасымалдаушылар, ақпаратты жинау, беру, өңдеудің техникалық құралдары;

— ақпараттың айналу арналары — ақпарат ағымының қозғалу жолдары;

— қызметкерлердің белгілікті тобы.

Сонымен, ақпараттық жүйе дегеніміз - басқару процесін қажетті ақпаратпен қамтамасыз ету жөніндегі операциялардың барлық кешенін іске асыруды қамтамасыз ететін құралдар мен әдістер жиынтығы.

Ақпараттық жүйе бірқатар параметрлермен сипатталуы мүмкін:

• ақпараттың негізгі ауқымының көлемі;

• ақпараттық жүйе арналарының өткізу қабілеті;

• ақпарат бірлігін сақтау қабілеті;

• ақпараттық жұмыстың алуан түріне жүйенің жауап қату уақыты;

• жүйенің тоқтаусыз жұмыс істеуі;

• ақпаратты табу мен берудің уақтылығынан, ақпараттық жұмыстағы жеделдіктен көрінетін тез әрекет етуі.

Басқарудың ақпараттық жүйесін қалыптастырған кезде неғұрлым жалпы қағидалар мен сапалық сипаттамаларды басшылыққа алу керек.

Кәсіпорынның ақпараттық жүйесін ұйымдастырғанда оның дамуы мен техникалық жарақтануының кез келген сатысындағы маңызды қағида шығыс құжаты болып табылады. Шығыс құжаты - бұл басқарудың сәйкес бұйрықтарын әзірлеу үшін қажет ақпаратты өңдеу мен қалыптастырудың соңғы сатысы.

Ақпараттың бірыңғай ауқымы қағидасы шартты-тұрақты ақпарат ауқымын құруды көздейді. Мұндай ақпараттық қорды құру ақпараттық жүйенің жұмысын едәуір дәрежеде женілдетеді, әрі жоспарлы және есептік құжаттардағы ақпараттың тым көп болуын қысқартуға едәуір әсер етеді.

Егер ақпараттың сапалық сипаттамасы сақталмайтын болса, онда ақпараттық жүйені ұйымдастыру біршама нәтижесіз болып шығады. Ақпараттық жүйені ұйымдастырған кездегі мұндай талапты ақпараттың сапасы қағидасы көздейді.

Ақпараттық жүйенің жарақтандырылу деңгейі туралы сұрақты шешкен кезде, үнемділік қағидасын сақтау керек. Техникалық құралдарды қатыстыру шығыны негізделген болуы тиіс.

Аталған қағидаларды сақтаумен ақпараттық жүйені жетілдіру аяқталмайды, сонымен қоса шығыс құжатын қалыптастыруды қамтамасыз ететін ақпарат ағымының барлық түрін ретке келтіру ұйғарылады. Осы мақсатта әрбір шығыс құжатында кіретін ақпаратты өңдеп, қажетті шығыс ақпаратын беретін ақпараттық үлгі жасалады.

Ақпараттық жүйені ұйымдастырған кезде қамтамасыз етілуі тиіс ең маңызды сипаттамалар қатарына мыналар жатады:

1. Шынайылық. Басқаруда пайдаланылатын кез келген шығыс құжатының ақпараты өндіріс дамуының объективті көрсеткіштеріне қатаң сәйкес келуі тиіс. Ақпараттың бұрмалануы қате шешім қабылдауға, соның нәтижесінде бар мүмкіндіктің толық пайдаланылмауына әкеп соғады.

2. Қол жетерлік. Ақпарат басқарушы адамның шешім қабылдауына қиындық келтірмейтіндей етіп берілуі тиіс.

3. Бір мағыналылығы. Шығыс құжатындағы ақпарат түрлі талқылауға мүмкіндік беретіндей болмауы тиіс.

Ақпараттық жүйелер шартты түрде шамалы күрделі, күрделілігі орташа және барынша күрделі деп бөлінеді.

Ауыл шаруашылығы кәсіпорындарда шамалы күрделі жүйеге берілген үлгі бойынша ақпаратты алу, жинау, өңдеу мен қалыптастыру адаммен жүзеге асырылатын жүйе жатады. Сонымен бірге шағын есептегіш техниканы пайдалануға жол беріледі. Мұндай жүйе қазіргі кезде ең көп таралған.

Күрделілігі орташаға ақпаратты өңдеу жөніндегі технологиялық операциялардың кейбіреуін адамдар, басқасын техникалық құралдар (мысалы, есептеу-перфораторлық және т.б.) көмегімен жүзеге асыратын ақпараттық жүйелер жатады. Мұндай жүйелер кәсіпорындардың өте аз санында құрылған.

Барынша күрделі ақпарат жүйесінде ақпаратты өңдеудің барлық технологиялық процесі толық автоматтандырылған. Мұндай жүйеде ақпаратты алу, жинау, беру мен өңдеуден бастап шығыс құжатын қалыптастыруға дейін прогрессивті және техникалық құралдар көмегімен автоматтандырылып жүзеге асырылады. Мұндай жүйеге адам да кіретінін атап өткен жөн.

Соңғы кезде ақпараттық жүйенің тағы бір - автоматтандырылған тұрпаты кездесетін болды. Онда ақпаратты алудан бастап басқару бұйрықтарын беруге дейінгі барлық процесс техникалық құралдар кешенімен жүзеге асырылады.