2. Ақпарат түрлері

Өндірісті басқару процесінде өзінің мағыналық мазмұны бойынша алуан түрлі ақпаратты пайдалануға тура келеді. Оның өзі ақпараттың мақсатты тағайындалуы, тасымалдаушылар сипаты, оқиғаны қамту дәрежесі, қозғалу бағыты және басқа да белгілері бойынша түрліше болады.

Ақпаратты жіктеу басқаруға кешенді, жүйелі көзқарас үшін, сондай-ақ ақпараттық жүйелерді қалыптастыру мен жетілдіру үшін қажет, ақыры ол басқару процесін ақпаратпен қамтамасыз етуді талдаудың маңызды амалы болып табылады. Ақпаратты мұның әрқайсысы басқару процесінде ақпаратты пайдаланудың сипатын анықтайтын алуан түрлі белгілер бойынша жіктеуге болады:

1. Басқару аспектілері бойынша - экономикалық, ұйымдық, әлеуметтік, техникалық.

2. Көрсетілу сипатына қарай - визуалдық, аудио және аудиовизуалдық.

3. Көрсетілу нысаны бойынша — цифрлық, әріптік және кодталған.

4. Алыну көздері бойынша - сыртқы және ішкі.

5. Тиімді пайдалану мүмкіндігіне қарай - пайдалы, жалған және артық.

6. Ақпаратты басқару жүйесіне қатысы бойынша - кіретін және шығатын. Басқару объектісіне келетін ақпарат - кіретін, басқару объектісінен кететін ақпарат - шығатын деп аталады.

7. Өңдеу дәрежесі бойынша - бастапқы және туынды. Басқару тәжірибесінде тұрақты және айнымалы ақпаратты өңдеу нәтижесінде алынатын және шешім қабылдау үшін барынша дайындалған болып табылатын туынды акпарат пайдаланылады.

8. Оны белсенді пайдалану уақыты бойынша - шартты-тұрақты және айнымалы. Өзінің көлемі бойынша шартты-тұрақты ақпарат жалпы ақпараттың шамамен 70% құрайды, әрі өзгеріссіз қалады немесе ұзақ уақыт бойы шамалы ғана өзгеріп, басқару міндеттерін шешу үшін талай рет пайдаланылады. Шартты-тұрақты ақпаратты өндірістің барысы мен дамуында пайда болатын бастапқы ақпарат деп атауға болады. Жүйелердің даму бағытының өзгеруі тұрғысынан барынша маңызды әрі күрделісі айнымалы ақпарат болып табылады. Ол негізінен жедел-өндірістік ақпарат болып саналады. Бұл ақпарат өндірісте туындап, оның күйі мен әрбір нақты уақыт аралығын сипаттайды. Бұған қоршаған орта тарапынан өндіріс барысына ықпал ететін әсерлер туралы ақпарат та жатады. Бұл ақпараттың өсiңкiлiгi оны өңдеу үшін ерекше жоғары қарқынды қажет етеді, әйтпесе оны пайдаланудың мәні жойылады.

Басқару процесінің ақпараттық сипаттамасы түрлі кезеңдер мен сатылардағы ақпараттың рөлін, оны пайдалану нысаны мен сипатын, басқару процесінің параметрлеріне ықпал етуін көрсетеді. Мұндай сипаттамаларға мыналар жатады:

1. Басқару процесінде пайдаланылатын акпараттың саны мен сапасы. Кейде басқару аппаратының қызметкерлері ақпаратқа шамадан тыс кенелуі мүмкін, яғни ақпарат молшылығы пайда болады. Бұл шешім қабылдауды қиындатады. Кейде керісінше басқару аппаратының қызметкерлеріне қажетті ақпарат жетіспейді де, ақпарат «тапшылығы» пайда болады, яғни шешімді қажетті ақпараттың жеткіліксіздігі жағдайында қабылдауға тура келеді. Қажетті ақпарат саны оны жинау мен таратуға кететін уақыт шығынына байланысты. Ақпарат сапасын бағалау үшін мынадай сипаттамалар пайдаланылады:

• толықтығы - басқару үшін қажетті және алынған ақпараттың ара-қатынасы ретінде анықталады;

• шынайылығы мен дәлдігі - басқарудың ақпаратпен қамтамасыз етілуін сипаттайды;

• өзектілігі - оны алу кезіне ақпараттың уақтылы болуы;

• құндылығы мен пайдалылығы - бұл сипаттамалар оны қабылдайтын субъектілерге қатысты салыстырмалы болып табылады.

2. Ақпараттың тығыздығы - таңдап алынған тасымалдаушы бірлігіндегі оның саны. Ақпараттың төмен тығыздығы өңдеу техникасы болмағанда басқару процесіндегі қол жұмысының көлемін ұлғайтады, ақпаратты сақтау және іздеу процесін күрделендіріп, басқарушылық еңбектін тиімділіғін азайтады. Ақпараттың жоғары тығыздығы оны пайдалану үшін арнайы техникалық құралдарды қажет етеді. Ақпараттың тығыздығы оны тасымалдаушыға тіркеу техникасымен ғана емес, тіркелу тілі және белгілерімен де анықталады. Іс құжаттарында терминдердің үйлестірілуі, құжаттарды толтыру тәртібі үлкен рөл атқарады.