4. Мақсаттар бойынша басқару

Мақсаттар бойынша басқару - бұл адам ресурстары саласындағы жоспарлау мен бақылауды бiрiктiруге мүмкiндiк беретiн басқару әдiсi. Мақсаттар бойынша басқару - төрт өзара байланысқан және өзара тәуелдi кезеңнен тұратын процесс:

1. Мақсатты жасау. Жоғары басшылық ұйым мен өзi үшiн ұзақ мерзiмдi және қысқа мерзiмдi мақсаттарды жасаған соң бұл мақсаттар төмендейтiн ретпен төменгi деңгейдегi қызметшiлер үшiн тұжырымдалуы тиiс. Әрбiр бағыныштының мақсаты оның бастығының мақсатқа жетуiне жағдай жасауы тиiс.

2. Iс-әрекеттi

3. . Жоспарлау кезеңi алты сатыдан тұрады:

• мақсатқа жету үшiн қажеттi негiзгi мiндеттер мен шараларды анықтау;

• қызметтiң негiзгi түрлерi арасында өзара байланысты орнату;

• рөлдер мен өзара қатынастарды анықтау және қызметтiң әрбiр түрiн орындау үшiн сәйкес өкiлеттiктер беру;

• әрбiр негiзгi операция үшiн уақыт шығынын бағалау;

• әрбiр операция үшiн қажет ресурстарды анықтау;

• мерзiмдердi тексеру және iс-әрекет жоспарына түзету енгiзу.

4. Тексеру және бағалау. Бұл кезеңнiң мiндетi мақсатқа жету дәрежесiн анықтау, мәселелер мен кедергiлердi табу, бұл мәселелердiң себебiн анықтау, жеке қажеттiлiктердi табу және тиiмдi жұмыс үшiн сый беру болып табылады.

5. Түзетушi шаралар. Бұл бақылау процесiнiң соңғы кезеңi. Егер мақсат орындалмаса, онда құрылым, мiндет немесе технология сияқты ұйым факторлары қажеттi жағына қарай өзгертiлуi тиiс. Егер мақсат орындалса, онда мақсаттар бойынша басқару қайтадан басталуы мүмкiн.

Менеджерлердiң көпшiлiгi мақсаттар бойынша басқаруды қызметкерлердi нақты мiндеттердi шешуге бағдарлайтын өте тиiмдi басқарушылық әдiс ретiнде бағалайды. Кез келген жүйенi ендiргендегiдей мақсаттар бойынша басқаруды дұрыс пайдалану менеджерге белгiлiктi пайда табуға мүмкiндiк бередi:

1. менеджерлер мен қызметкерлердiң күш-жiгерiн ұйымдық мақсаттарға шоғырландыру оларға жету мүмкiндiктерiн арттыруға жағдай жасайды;

2. ұйым қызметiнiң көрсеткiштерi жақсарады, өйткенi қызметкерлер оған жетуге мүдделi;

3. төменгi деңгейлердiң мақсаттары тұтастай ұйымның мақсаттарына сәйкес келедi, демек, оған жетуге жәрдемдеседi.

Алайда қоршаған ортада немесе ұйымда елеулi өзгерiстер болған жағдайда мақсаттар бойынша басқарудың тиiмдiлiгi төмендейдi. Қызметкерлердiң қызметiн дұрыс бағалау және iс жүзiндегi нәтижелердi мақсатпен салыстыру үшiн ұйымның iшiнде де, одан тыс та қайсыбiр тұрақтылық қажет. Мақсаттар бойынша басқарудың тиiмдiлiгiне жұмыс берушi мен қызметкерлер арасындағы шиеленiскен қатынастар, менеджерлер мен бағыныштылар арасындағы сенiмсiздiк келеңсiз әсер етедi. Кейбiр ұйымдарда өзге мәселе туындайды: ондағы тым қатаң өкiлеттiктер мен ережелер бастық пен бағыныштылардың бiрлескен жұмысын көздейтiн мақсаттар бойынша басқарудың қағидаларына сәйкес келмейдi. Сонымен қоса мақсаттар бойынша басқарумен байланысты қағаз жұмысының көп көлемi тым көп уақыт алады.

10 Тарау Ұйымның ішкі және сыртқы ортасы

1. Ұйымның ішкі айнымалылары

Ішкі айнымалылар - бұл ұйымның ішіндегі жағдайлық факторлар. Ұйым адамдар жасаған жүйе болғандықтан, ішкі айнымалыдар, негізінен, басқарушылық шешімдердің нәтижесі болып табылады. Алайда бұл толығымен ішкі айнымалылар басшылықтың бақылауында екендігін білдірмейді. Басшылықтың көңіл аударуын талап ететін ұйымдағы негізгі айнымалылар мыналар: мақсаттар, құрылым, міндеттер, технология мен адамдар.

Мақсат - бұл бірге жұмыс істейтін топ жеткісі келетін нақты түпкі жағдай немесе ықыласты нәтиже. Жоспарлау процесі барысында басшылық мақсаттарды дайындап, оларды ұйым мүшелеріне хабарлайды. Бұл процесс қуатты үйлестіру механизмі болып табылады, себебі ол ұйым мүшелеріне олар неге тырысулары керек екендігін білуге мүмкіндік туғызады. Мақсаттар алуан түрлі болуы мүмкін: ұзақ мерзімді және қысқа мерзімді, түпкі және аралық, жалпы және жеке, басты және қосалқы. Қызметтері ұқсас түрлі ұйымдардағы бөлімдердің мақсаты бір ұйым ішіндегі түрлі қызметпен шұғылданатын бөлімшелердің мақсаттарына қарағанда бір-біріне жақынырақ болады. Бөлімшелердің мақсаттары өзге бөлімшелердің (функционалдық салалардың) мақсаттарымен кереғар келмей тұтастай ұйымның мақсатына нақты үлес қосуы тиіс.

Құрылым - бұл ұйымның мақсатына барынша тиімдірек жетуге мүмкіндік беретіндей нысанда құрылған функционалдық салалар мен басқару деңгейлерінің қисынды әрекеттестігі.

Құрылымның 2 негізгі тұжырымдамасы бар:

1. арнайы еңбек бөлінісі - жекелеген жұмыстарды мамандарға бекіту (көлденеңінен);

1. бақылау өрісі - бір басшыға бағынышты тұлғалар саны. Егер бір басшыға адамдардың біршама көп саны бағынатын болса, онда бұл бақылаудың кең өрісі, ол ұйымның жазық құрылымын береді. Егер бақылау өрісі тар, яғни әрбір басшыға аз адам бағынатын болса, онда ұйымның құрылымы көп деңгейлі (тігінен).

Міндет - бұл алдын ала ескерілген мерзімде алдын ала белгіленген тәртіппен орындалуы тиіс ұйғарылған жұмыс, жұмыстар сериясы немесе жұмыстың бөлігі. Міндет қызметкерге емес, лауазымға ұйғарылады. Құрылым жөніндегі басшы шешімінің негізінде әрбір лауазымға ұйым мақсатына жетуге қажетті үлес ретінде қарастырылатын бірқатар міндеттер қойылады. Міндеттер 3 санатқа бөлінеді:

1. адамдармен жұмыс;

2. нәрселермен (машиналармен, шикізатпен, саймандармен) жұмыс;

3. ақпаратпен жұмыс.

Технология - бұл материал, ақпарат немесе адамдардағы ықыласты өзгерісті жүзеге асыру үшін қажет біліктілік дағды, жабдық, инфрақұрылым, саймандар мен сәйкес техникалық білімдердің үйлесімі. Технология тұрпаттарын жіктеу жүйелерінің ішіндегі ең белгілісі британдық зерттеуші Джоан Вудворд жүйесі болып табылады. Өндірістік фирмаларды зерттей отырып, ол өндірістік фирмалардың барлық технологияларын 3 санатқа бөлуге болатынын анықтады:

1. Бірлі-жарым, ұсақ сериялы немесе дербес өндіріс - бір мезгілде тек бір немесе бірдей бұйымдардың ұсақ сериясын дайындау үшін қолданылады. Көбіне мұндай бұйым белгілікті тұтынушы үшін оның ерекшеліктері бойынша дайындалады немесе жаңа үлгі болып табылады.

2. Көпшілік немесе ірі сериялы өндіріс - бірдей немесе өте ұқсас бұйымдардың көп санын дайындау үшін қолданылады. Өндірістің мұндай тұрпаты механикаландырумен, стандартты бөлшектерді пайдаланумен және жинаудың конвейерлік тәсілімен сипатталады. Барлық дерлік тұтыну тауарлары көпшілік өндіріс технологиялардың негізінде дайындалады.

3. Үздіксіз өндіріс - сипаттамалары бойынша бірдей өнімді көп көлемде үздіксіз дайындау үшін тәулік бойы жұмыс істейтін автоматты жабдықтарды пайдаланады. Мұнай өңдеу, болат құю мен жез балқыту өндірісі, электр станциясының жұмысы үздіксіз өндіріске мысал бола алады.

Әлеуметші әрі ұйымның теоретигі Джеймс Томпсон технологияларды жіктеу үшін өзге, бірақ алдыңғыға кереғар келмейтін, жүйені жасады. Оның пікірі бойынша технологиялар келесі 3 санатқа бөлінеді:

1. Көп тізбекті технологиялар - бірізділікпен орындалуы тиіс өзара байланысқан міндеттердің сериясымен сипатталады. Көпшілік өндірістің жинақтаушы желілері мұндай технологияның үлгісі бола алады. Автомобильді жинаудың әрбір операциясы белгілікті бірізділікпен орындалуы тиіс. Мысалы, раманы жинағанша двигательді орнатуға болмайды.

2. Делдалдық технологиялар - өзара байланысты болып табылатын немесе болғысы келетін адамдар тобының кездесуімен сипатталады. Мысалы, банк ісі - салымшылар мен банктен несие алатындарды байланыстыратын делдал технология.

3. Интенсивті технология - өндіріске түсетін нақты материалда белгілікті өзгеріс жасау үшін арнайы тәсіл, дағды немесе қызметті қолданумен сипатталады. Фильм монтажы мұндай технологияға мысал бола алады.

Технологияның бірде-бір тұрпатын ең жақсы деп есептеуге болмайды, олардың әрқайсысының өз артықшылықтары бар әрі белгілікті міндеттер мен нақты мақсаттарға жету үшін сәйкес келеді. Аталмыш технологияның түпкі жарамдылығын өз тұтынушылық таңдауын жасаған кезде адамдар анықтайды. Ұйымның ішінде адамдар нақты міндеттер мен операциялар мазмұнының таңдап алынған технологияларға сөйкестігін анықтаған кезде маңызды шешуші фактор болып табылады. Адамдардың ынтымақтастығысыз ешбір технология пайдалы бола алмайды және ешбір міндет орындала алмайды.

Адамдар кез келген басқару үлгісінің орталық факторы болып табылады. Басқарудағы адам айнымалысының 3 негізгі тұрғысы бар:

1. жекелеген адамдардың, топтағы адамдардың мінез-құлқы, басшы мінез-құлқының сипаты;

2. лидер рөліндегі менеджердің қызметі;

3. жекелеген адамдар мен топтарға басшының әсері.

Қоғам мен жұмыста адамның өзін ұстауы жеке адамның дербес сипаттамасы мен сыртқы ортаның күрделі үйлесуінің салдары болып табылады. Дербес мінез-құлық пен сәтті әрекетке әсер ететін факторлар:

1. ойлау және дене қабілеті;

2. құндылықтар мен көзқарас. Құндылық - бұл не жақсы және не жаман екендігі жайлы жалпы наным, сенім;

3. қажеттіліктер - бұл бірдеңенің жетіспеушілігін психологиялық немесе физиологиялық сезінудің ішкі күйі;

4. талаптану;

5. өнімділік.

Әртүрлі ішкі айнымалыларды түсінуге басқарудың әрбір мектебі елеулі үлес қосты. Соның өзінде нақ жүйе теориясының дамуы өзара байланысқан бөліктерден тұратын тұтастық ретіндегі ұйым тұжырымдамасын жасауға көмектесті. Ішкі айнымалыларды ішкі социотехникалық жүйеше деп атайды, себебі олар әлеуметтік сыңар (адамдар) мен техникалық сыңардан (өзге ішкі айнымалылар) тұрады. Айнымалылардың бірін өзгерту олардың барлығына әсер етеді.