3. Басқару жүйесі және оның элементтерi

Барлық жүйелерді шартты түрде үш түрге бөлуге болады: техникалық, биологиялық, әлеуметтік, соның ішінде әлеуметтік-экономикалық.

Менеджмент үшін әлеуметтік жүйенің маңызы зор. Әлеуметтiк жүйе реттелген, тұтас, функционалдық және технологиялық әртектi, құрылымы бойынша иерархиялық, элементтер саны мен құрамы тұрғысынан динамикалық болып табылады. Әдетте олар күрделену бағытында эволюцияланып, әрдайым дамиды. Бұл даму сыртқы және iшкi факторлардың қарама-қайшы әрекеттестiгiнiң ықпалымен жүредi. Сондықтан да ол бiркелкi емес және әрдайым болжанбайды.

Кез келген әлеуметтік жүйе әркелкі жүйелерден тұрады. Әсіресе үлкен айырмашылықты өндірістік-шаруашылық кешендерінен (кәсіпорын, сала, аймақ, тұтастай экономика) тұратын әлеуметтік-экономикалық жүйеден кездестіруге болады. Жүйелердің әркелкі болу себебі оның ажырағысыз бөлігі адам екендігінде. Адам осы жүйелерді қалыптастырып, ондағы байланыстар мен қатынастардың сипатын ашып, оларды жұмыс істетіп, дамытады. Әлеуметтік-экономикалық жүйенің басты компоненті адам болғандықтан бұл жүйенің негізінде адамдардың мүддесі жатады.

Оның элементтерiнiң бiрiндегi шамалы өзгерiстер тұтастай ол үшiн күрделi салдарға әкелуi мүмкiн екендiгi әлеуметтiк жүйенiң маңызды ерекшелiгi болып табылады. Бұл қасиет басқаруда кеңiнен пайдаланылады: болмашы ғана атаулы ықпалдың көмегiмен қажеттi сәтте iрi нәтижелерге оңай жетуге болады.

Әлеуметтiк жүйе тұрақты, демек тiршiлiкке қабiлеттi, болуы үшiн ол басқару жүйесiне (басқарушы элементке) ие болуы тиiс. Басқару жүйесi оның жекелеген бөлiктерiнiң әрекет етуiн, ресурстардың түсуiн, нәтижелердi, керi байланыс негiзiнде оларды түзетудi бақылайды және шоғырландыруды жүзеге асырады.

Ұйымды басқару жүйесi келесi өзара байланысқан элементтерден тұратын өте күрделi құрылымды бiлдiредi:

• басқарудың органдары (субъектiлерi);

• коммуникациялық арналар;

• қызметкерлердiң мiнез-құлқы мен қайсыбiр әрекеттердi орындау тәртiбiн анықтайтын әдiстер, технологиялар, нормалар, ережелер, рәсiмдер, ұйғарымдар, өкiлеттiктер жинағы.

Басқару жүйесiнiң сипаттамасына мыналар жатады:

1. техникалық жабдықталуы;

2. элементтердiң құрамы, бағыныштылығы, ақпараттық жүктемесi, олардың әрекеттесу тәсiлi;

3. өкiлеттiктердiң орталықтандырылу және орталықсыздандырылу дәрежесi;

4. байланыстардың құрылымы;

5. қызметтердiң мамандану және регламенттелу дәрежесi;

6. мiнез-құлықтың тұрақтылығы немесе айнымалылығы;

7. ашықтығы немесе жабықтығы.

Коммуникациялық арналармен өзара байланысқан басқару субъектiлерiнiң белгiлiктi ара-қатынасы менеджменттiң статикасын бейнелейтiн осы жүйенiң құрылымын, ал әдiстердiң, технологиялардың жиынтығы – оның механизмiн құрайды.

Басқару жүйесiнiң құрылу қағидаларына мыналар жатады:

• ұйымның мақсаттарына сәйкестiгi;

• қызметтер мен өкiлеттiктердiң iлесуi;

• қызметкерлер құзырлығының белгiлiктi деңгейiне бағдарланғандық;

• бейресми байланыстарға жол беру;

• тиiмдi бақылауды қамтамасыз ету;

• икемдiлiк және бейiмделгiштiк.

Кез келген органикалық жүйе секiлдi басқару жүйесi әрдайым даму үстiнде болады. Бұл даму экстенсивтi (субъектiлер, олардың арасындағы байланыс сандарын арттыру арқылы) және интенсивтi (қызметтердi, рәсiмдердi ұтымды ету есебiнен) болуы мүмкiн.

Басқару жүйесiнiң құрылымы олардың арасындағы шекаралар тым шартты болып табылатын басқарушы және басқарылушы жүйешелерден тұрады. Олар сәйкес бөлiгiмен олардың әрқайсысына тиесiлi басқару механизмiнiң көмегiмен әрекеттеседi.

Басқарушы жүйеше деп басқарушылық шешiмдердi әзiрлеп, қабылдап, жеткiзетiн, олардың орындалуын қамтамасыз ететiн басқару жүйесiнiң бөлiгiн айтамыз. Ол басында орталық буыны бар иерахиялық құрылымға ие. Ол ретiнде жеке тұлға немесе ұжым болуы мүмкiн. Басқарушы жүйеше түсiнiгi басқару субъектiсiнiң түсiнiгiне жақын, бiрақ олар тең емес. Басқару субъектiсiнiң құрамына жүйешенiң шешiмдердi әзiрлеумен байланысты элементтерi ғана кiредi.

Басқарылатын жүйешеге басқарушы ықпалды қабылдап, оған сәйкес ол бағытталған объектiнiң мiнез-құлқын түрлендiретiн элементтер жатады. Басқару объектiсi басқарушылық ықпалды қабылдай отырып, оған өзiнiң әрекетi мен дамуын бағындыратын ұйым элементтерiнiң барлығын бiлдiредi. Объект ретiнде адамдар тобын, жекелеген тұлғаны, процестi, қатынасты және т.б. қарастыруға болады.

Басқару объектiсi субъектiден орындайтын қызметтерiмен ерекшеленедi. Сондықтан да бiр тұлға түрлi жағдайларда әрi объект те, әрi субъект те болуы мүмкiн. Әдетте басқару субъектiсi ауқымы бойынша объектiден аз және күрделiлiгi де төмен, бiрақ ол барынша белсендi және динамикалы, объект болса, керiсiнше, енжар.

Басқару субъектiсi мен объектiсi арасындағы әрекеттестiк тиiмдi болуы үшiн бiрқатар шарт орындалуы қажет:

1. олар бiр-бiрiне сәйкес, үйлесiмдi болуы тиiс;

2. бiрлiк аясында басқару субъектiсi мен объектiсi салыстырмалы дербестiкке ие болуы керек;

3. басқару субъектiсi мен объектiсi өзге жақтан алған ақпаратқа белгiлiктi түрде жауап қата отырып, өзара екiжақты әрекеттестiктi жүзеге асыруы тиiс;

4. басқарудың субъектiсi де, объектiсi де дәл әрекеттестiкке мүдделi болуы керек.

Аталған шарттар объектiнiң басқарылатындығын, яғни басқарушы ықпалға оның барабар жауап қатуын, қамтамасыз етуi тиiс. Басқарылатындық қызметкерлердiң бiлiмi мен тәжiрибесi, басқару стилiнiң iшкi және сыртқы жағдайларға сәйкестiгi, басшы өкiлеттiгiнiң жеткiлiктiгi, әлеуметтiк-психологиялық ахуал секiлдi мән-жайларға тәуелдi.

Басқару жүйесi аясында объект пен субъект арасында әр алуан байланыстар болады: тiкелей және жанама, басты және қосалқы, iшкi және үстiртiн, тұрақты және уақытша, заңды және кездейсоқ. Осы байланыстар арқылы басқару механизмiнiң әрекетi жүзеге асырылады. Ол:

• басқару объектiсiнiң мақсаттары мен мiндеттерiне сәйкес болуы;

• басқарушылық қызметтi жүзеге асырудың нақты жағдайларын ескеруi;

• басқарылатын объектiге ықпал етудiң сенiмдi, теңдестiрiлген әдiстерiн көздеуi;

• бақыланатын болуы;

• жетiлетiндей мүмкiндiкке ие болуы тиiс.

Басқару жүйесi тиiмдi болуы керек. Оның тиiмдiлiк белгiлерiне мыналарды жатқызуға болады:

1. жоғары жеделдiлiгiн, сенiмдiлiгiн, қабылданатын шешiмдердiң сапасын;

2. оларды дайындаумен байланысты уақыт шығындарын азайтуды;

3. басқару аппаратын ұстауға жалпы шығындар мен шығыстарды үнемдеуiн;

4. негiзгi қызметтiң техника-экономикалық көрсеткiштерi мен еңбек жағдайларын жақсартуды;

5. ұйым қызметкерлерiнде әкiмшiлiк қызметкерлер үлесiнiң азаюын.

Басқару жүйесiнiң жұмыс iстеу тиiмдiлiгiн арттырудың мынадай жолдары бар:

• керi байланыстардың барынша сенiмдiлiгi;

• ақпараттың уақтылығы әрi толықтығы;

• қатысушылардың әлеуметтiк-психологиялық ерекшелiктерiн ескеру;

• бөлiмшелердiң оңтайлы мөлшерiн қамтамасыз ету.