14.2.1 Облік перевезення вантажів

14.2.1.1 Облік виконання планів (договорів) перевезення вантажів здійснюється згідно з Правилами перевезення вантажів. Метою обліку та аналізу виконання плану перевезення є визначення відповідності фактичного навантаження вантажів плановому, надання інформації щодо надолуження відставання, накопичення статистичних даних для транспортного маркетингу.

14.2.1.2 Після узгодження планів (договорів) перевезення вантажів на кожен із них у товарній конторі заводиться облікова картка форми ГУ-1. Облікова картка складається в одному або за вимогою відправника у двох примірниках окремо для кожного роду вантажу. Один примірник облікової картки знаходиться на станції, другий - у відправника.

Облікова картка підписується відправником і ДС або уповноваженою ним особою після закінчення кожної звітної доби.

14.2.1.3 Графа картки „План” заповнюється відповідно до договору або заявки.

14.2.1.4 В графу облікової картки "Подано вагонів" вноситься кількість вагонів (контейнерів) фактично поданих для навантаження.

14.2.1.5 В графі "Завантажено" зазначається фактична кількість завантажених вагонів (контейнерів) та тонн.

14.2.1.6 За невиконання плану (договору) перевезень вантажів залізниця та відправник несуть матеріальну відповідальність відповідно до Статуту залізниць.

Виконання плану (договору) перевезень вантажів визначається після закінчення декади шляхом співставлення загальної кількості запланованих, поданих та завантажених вагонів (контейнерів) і тонн з урахуванням причин недовантаження, зазначених в графі облікової картки "Причини недовантаження".

Розрахунки за невиконання плану (договору) перевезення провадяться після закінчення планового місяця. Станція повідомляє вантажовідправнику розрахунок суми штрафу за невиконання плану перевезень. Нараховані суми штрафів підлягають сплаті у п’ятиденний термін. Якщо відправник провадить розрахунки із залізницею через ЄТехПД, то у зазначений термін сума штрафу, що нарахована на відправника, включається у накопичувальну картку, яка після підпису її відправником надсилається в ЄТехПД для стягнення зазначеної суми. У разі несплати відправником штрафу оформляються відповідні документи для стягнення його у претензійно-позовному порядку.

Перерахування відправнику суми штрафу, нарахованого на залізницю, здійснюється у порядку, визначеному начальником залізниці.

14.2.2 Технологія обробки перевізних документів при прийомі вантажів до перевезення

14.2.2.1 Оформлення документів здійснюється відповідно до Правил перевезень вантажів, Інструкції з ведення станційної комерційної звітності, Угоди про міжнародне залізничне вантажне сполучення (СМГС), Конвенції про міжнародні залізничні перевезення (ЦИМ/СМГС), «Руководства по накладной ЦИМ», інструкцій про порядок оформлення перевізних документів, нарахування провізної плати за перевезення вантажів в міждержавному і міжнародному сполученнях, а також нормативних вказівок Укрзалізниці.

За договором між вантажовласником і залізницею перевізні документи на перевезення вантажів у внутрішньому сполученні можуть оформлятися в електронному вигляді. Порядок здійснення електронного документообігу під час перевезення вантажів залізничним транспортом регламентується додатком до «Договору про організацію перевезень вантажів і проведення розрахунків за перевезення та надані залізницею послуги».

При внутрішніх перевезеннях вантажовласники, які уклали із залізницею договір про електронний документообіг, оформляють ЕПД через АС Клієнт УЗ з накладанням електронного цифрового підпису. У цьому випадку паперова копія ЕПД на станцію не надається.

У разі неможливості створення ЕПД за допомогою автоматизованих систем залізничного транспорту України або програмних засобів, здатних забезпечити роботу з електронними перевізними документами згідно з установленим форматом, приймання вантажу до перевезення здійснюється за паперовим перевізним документом з обов’язковим створенням електронної копії паперового перевізного документу. При цьому агент комерційний через АРМ ТВК роздруковує документ на білому папері формату А4 у трьох примірниках, один із яких після оформлення приймання вантажу до перевезення видається відправникові вантажу та є квитанцією про приймання вантажу до перевезення, другий і третій передаються з вантажем на станцію призначення.

При експортно-імпортних перевезеннях на накладну внутрішнього сполучення ЕЦП не накладається, якщо митне оформлення здійснюється на станції. У цьому випадку відправником повинна надаватися агенту комерційному накладна у паперовому вигляді з накладеними митним органом відміткою та штемпелем.

Накладні СМГС, ЦИМ, ЦИМ/СМГС оформляються через автоматизовані системи без накладання ЕЦП.

Агент комерційний працює в АРМ ТВК згідно особистого електронного ключа («електронного підпису»). Цифровий код зазначеного електронного ключа зберігається на знімному електронному носії інформації (флеш-карті). Для завершення оформлення перевізного документу агент комерційний зобов'язаний ввести до АРМ ТВК особистий електронний підпис, без якого приймання документу програмою буде заблоковано.

Флеш-карти з електронним ключем зберігаються у спеціальному сейфі в приміщенні товарної каси. Агент комерційний несе особисту відповідальність за збереження вказаних електронних носіїв інформації.

Операції, пов'язані з оформленням перевезень вантажів, виконуються у товарній конторі станції касиром товарним агентом комерційним з використанням автоматизованої системи АРМ ТВК.

14.2.2.2 При оформленні перевізних документів у відповідних графах проставляються календарні штемпелі з чітким відтиском дати прийому вантажу до перевезення. Оформлення (створення) перевізних документів (накладних) до навантаження вантажу у вагон здійснює відправник та передає до автоматизованої системи для подальшої перевірки агентом комерційним правильності заповнення накладної та можливості виконання договору перевезення. Агент комерційний, отримавши ЕПД, ідентифікує автора. ЕПД підлягає відхиленню у разі негативного результату перевірки авторства документа. За результатами перевірки, стосовно можливості здійснення зазначених у ЕПД перевезень та авторства документа, агент комерційний направляє вантажовідправнику повідомлення про приймання або причину відхилення ЕПД у порядку, встановленому додатком до договору про організацію перевезень.

14.2.2.3 Перевізні документи при прийомі вантажів до перевезення проходять дві стадії оформлення: до навантаження вантажу у вагон (контейнер) і після навантаження.

14.2.2.4 Оформлення перевізних документів до завантаження вантажу у вагон (контейнер) здійснює відправник і пред’являє їх касиру товарному агенту комерційному станції, який перевіряє правильність заповнення перевізних документів і можливість виконання договору перевезення. Оформлення перевізних документів на автоматизованому робочому місці касира товарного агента комерційного виконується у відповідності з інструкцією по роботі з АРМ ТВК.

Договір на перевезення вантажів може бути укладений у разі:

• можливості прийому вантажу станцією призначення згідно її спеціалізації, що вказана в тарифному керівництві № 4;

• відсутності обмежень і заборони (адреса 72, 73, 74, 75). Адресою 72 - оговорений час початку і закінчення навігації на водному транспорті. Адресами 73, 74 - оголошується заборона й обмеження, викликане випадками карантинного характеру (хвороба тварин, птиць, зараження товарів рослинного походження). Адресою 75 - оголошується заборона відвантаження вантажів в окремих напрямках, короткочасне припинення або обмеження навантаження при стихійному лиху, катастрофах і аваріях, які привели до перерви руху. Вказані заборони реєструються касиром товарним агентом комерційним в спеціальній книзі ф.ГУ-14, правила заповнення якої вказані в Інструкції з ведення станційної комерційної звітності;

- наявності права відповідної особи відправника на оформлення перевізних документів, який має доручення відправника на оформлення перевізних документів та оформлення відмітки про розміщення і кріплення вантажів у вагоні;

- платоспроможності відправника;

- в окремих випадках - наявності згоди станції призначення на прийом вантажу.

У разі наявності плану (договору) у АС МЕСПЛАН і відповідності оформлених документів вказаним вище вимогам, пред'явлені перевізні документи візуються та повертаються відправнику.

Візування документів здійснюється начальником станції або, за його дорученням, заступником начальника станції. У разі відсутності начальника станції візування документів може здійснювати особа, яка його заміщує.

На підставі завізованих документів провадиться навантаження вагона (контейнера).

14.2.2.5 Оформлення перевізних документів після навантаження вагона передбачає перевірку касиром товарним агентом комерційним наявності:

- даних про кількість місць і маси вантажу, фактично завантаженого у вагон і спосіб його визначення;

- відомостей про кількість ЗПП (пломб) та іншої необхідної інформації, зазначеної згідно з правилами пломбування вагонів і контейнерів;

- відмітки про правильність завантаження та кріплення вантажу на рухомому складі, засвідченої уповноваженим представником відправника;

- підпису, відповідальної особи, що засвідчує правильність відомостей, зазначених відправником в перевізних документах;

- відмітки „Експорт” (у відповідних випадках);

- кодів відправника й одержувача;

- кодів платника;

- коду найменування вантажу, згідно з Алфавітним списком вантажів, а при відправлені вантажу на експорт додатково в графі „Найменування вантажу” коду відповідно з Гармонізованою номенклатурою вантажів, при відправленні небезпечного вантажу – транспортного найменування вантажу, номеру ООН, коду, класу небезпеки і т.д. згідно з Правилами перевезення небезпечних вантажів;

- кодів станції відправлення і призначення, відповідно з Алфавітним списком станцій (Тарифне керівництво № 4);

- найменування і кодів вихідної прикордонної станції України і всіх транзитних залізниць (при експортних перевезеннях);

- відмітки про способи розрахунків перевізних платежів за транзитні залізниці при відправлені на експорт за участю одної або декількох транзитних залізниць (в графі 20 СМГС відправником проставляється відмітка - скорочена назва залізниць, за які здійснюється оплата, найменування експедиторських організацій та їх коди у відповідному порядку проходження вантажу залізницями);

- додаткових примірників дорожніх відомостей для транзитних залізниць;

- оформлення в митному відношенні та дозволу митних органів (наявність штемпеля «під митним контролем» і особистої номерної печатки інспектора митниці в перевізних документах);

- супроводжувальних документів (відповідно гр.23 СМГС);

- наявність у верхній частині накладної відміток та штемпелів кодів передбачених правилами перевезень даного вантажу.

При оформленні перевізних документів касир товарний агент комерційний у відповідних графах проставляє групу, позицію, схему, відстань перевезення, розмір провізної плати, з’ясувавши через ЄТехПД наявність на довідці-рахунку вантажовідправника необхідної суми для стягнення провізної плати і додаткових зборів за перевезення, календарний штемпель з чітким відтиском дати прийому вантажу до перевезення. При оформленні накладної в паперовому вигляді, в електронній накладній зазначається дата приймання.

Для визначення розміру провізної плати у випадку перевезення вантажу користуються:

- Тарифним керівництвом № 1, у якому - Збірником тарифів на перевезення вантажів залізничним транспортом у межах України та пов’язані з ними послуги, де викладені правила застосування тарифів, зборів і штрафів, номенклатура вантажів, алфавіт до тарифно-статистичної номенклатури вантажів і розрахункові таблиці за перевезення вантажів;

- Тарифним керівництвом № 4, по якому визначається тарифна відстань перевезення вантажів залізницями України.

Суми, які не відносяться до провізної плати (супроводження вантажів, страхування вантажів, комісійні збори, додаткові збори і т.д.), в перевізні документи не вносяться.

Розрахунок провізних платежів здійснюється з використанням АРМ ТВК.

14.2.2.6 Розрахунок за перевезення експортно-імпортних вантажів здійснюється згідно з міжнародною угодою і діючим законодавством.

Платежі за перевезення експортних вантажів стягуються на станції відправлення з вантажовідправника за відстань від станції до вихідної прикордонної станції (з урахуванням відстані до державного кордону).

14.2.2.7 У випадку наявності дозволу Укрзалізниці на перевезення вантажу з оплатою провізних платежів на станції призначення, у графі «провізна плата» перевізних документів проставляється відмітка «провізні платежі сплатити на станції призначення. Наказ Укрзалізниці № ___ від «__»__201_р.».

14.2.2.8 Прийом вантажу до перевезення може бути здійснена лише при наявності у вантажовідправника укладеного з ЄТехПД «Договору про організацію перевезень і проведення розрахунків за надані залізницею послуги» та довіреності.

Оформлення перевізних документів в обов’язковому порядку проводиться касиром товарним агентом комерційним через АРМ ТВК, у який вводяться усі необхідні дані. Номер відправки присвоюється Сервером вантажної роботи автоматично після операції «Прийом вантажу до перевезення». Для документів, які проходять митницю номера резервуються в Сервері вантажної роботи. Друк номера відправки і провізних платежів в комплект документів здійснюється після операції «Прийом вантажу до перевезення».

Порядок нумерації відправок, які оформлені паперовими або електронними перевізними документами, за допомогою автоматизованих систем встановлюється на підставі п. 3.5 Правил оформлення перевізних документів, затверджених наказом Мінтрансу від 21.11.2000 №644, який зареєстровано у Мін’юсті 24.11.2000 за №863/5084, і використовується під час перевезення вантажів у внутрішньому та міжнародному сполученнях.

Присвоєння номера відправки здійснюється в порядку надходження запиту про присвоєння номера до системи.

Облік присвоєних номерів ведеться в автоматизованих системах зі збереженням інформації щодо способу його отримання.

У разі псування перевізного документа або у випадках, коли відправка не відбулася, номер відправки обліковується як зіпсований або використаний та повторно в поточний час (до закінчення встановленого для залізниці інтервалу нумерації) не використовується.

Термін зберігання інформації щодо використання номера відправки (присвоєння, резервування, псування) встановлюється три роки.

Після оформлення перевізного документа і проставлення календарних штемпелів про прийом вантажу до перевезення, квитанція про прийом вантажу із проставленою сумою провізної плати видається відправнику під розписку у корінці дорожньої відомості. При оформленні вантажовідправником ЕПД з ЕЦП без штемпелів та відміток агент комерційний приймає перевізний документ до перевезення з накладанням ЕЦП, у книзі форми ГУ-48 проставляє ознаку «ЕПД», роздруковує вагонний лист, який містить ознаку ЕПД для передачі у СТЦ.

У будь-яких випадках при зміні характеристик вантажу, вагону, відправки після приймання вантажу до перевезення та неможливості оформити новий ЕПД з ЕЦП агент комерційний роздруковує ЕПД з використанням режиму «Перехід на паперовий документ» та накладанням ЕЦП. Паперовий документ стає оригіналом, подальші дії відповідно до Правил оформлення перевізних документів.

При оформленні вантажовідправником ЕПД, що містить штемпелі та відмітки, у тому числі на небезпечні вантажі, агент комерційний доповнює ЕПД в АРМ ТВК необхідними відмітками у відповідних графах електронної накладної та оформляє перевізний документ з накладанням ЕЦП, формує вагонний лист, який містить ознаку ЕПД.

У всіх випадках при оформленні перевезення вантажовідправником за паперовими документами, у тому числі, що мають штемпелі, відмітки, агент комерційний здійснює звірку електронних даних з паперовим оригіналом перевізного документу через АРМ ТВК, засвідчує ЕЦП, у виключних випадках (через відсутність електронної копії накладної) вводить їх через АРМ ТВК та засвідчує ЕЦП. При наявності у документі штемпелів та відміток, які перетворюються у особові відмітки, агент комерційний роздруковує вагонний лист та закінчує його оформлення у ручному режимі. При відсутності штемпелів та відміток у перевізному документі – вагонний лист не роздруковується.

Договір про перевезення вантажу вважається укладеним з моменту проставлення календарного штемпеля агентом комерційним в оформленій паперовій накладній або з моменту накладання ЕЦП в електронній накладній.

Оформлений електронний перевізний документ на перевезення порожніх та навантажених вагонів у внутрішньому сполученні та порожніх вагонів у міждержавному сполученні у Російську Федерацію не роздруковується. Вагонний лист у внутрішньому сполученні також не роздруковується. В електронному вагонному листі агент комерційний перевіряє правильність автоматично проставлених відміток. У разі невідповідності проставлених відміток вагонний лист корегується та роздруковується.

14.2.2.9 На кожний навантажений вагон при експорті, крім «третіх» країн, а також за наявності спеціальних розпоряджень щодо складання вагонних листів, після приймання вантажу до перевезення старшим прийомоздавальником вантажу та багажу агентом комерційним оформлюється через АРМ ПЗ вагонний лист, та прикладається до перевізних документів. У верхній частині вагонного листа, у розділі «Коди для натурного листа» проставляються коди, які застосовуються в АСК ВП УЗ і визначаються відповідними нормативними документами. При перевезенні вантажів на відкритому рухомому складі у вагонному листі повинна бути відмітка «Вантаж навантажений і закріплений правильно», засвідчена підписом старшого прийомоздавальника вантажу та багажу агента комерційного станції, який перевіряє навантаження. Якщо вагон завантажений засобами відправника, то разом з перевізними документами старший прийомоздавальник вантажу та багажу агент комерційний станції, що приймає вантаж до перевезення, здає у товарну контору пам'ятку форми ГУ-45, відомість плати за користування вагонами (форми ГУ-46) та якщо необхідно вагонний лист на вагонну відправку (форми ГУ-38А).

14.2.2.10 Час подачі вагона під навантаження і закінчення навантаження в автоматизованому режимі відображається у вагонному листі, пам'ятці форми ГУ-45, відомості плати за користування вагонами форми ГУ-46, відомості плати за подавання, забирання вагонів та маневрову роботу форми ГУ-46а. Вагонний лист підписує старший прийомоздавальник вантажу та багажу агент комерційний станції, а пам'ятку форми ГУ-45 - агент комерційний старший прийомоздавальник вантажу та багажу станції і вантажовідправник.

Пам’ятки про подавання/забирання вагонів форми ГУ-45 в АРМ ПЗ формує та роздруковує старший прийомоздавальник вантажу та багажу агент комерційний.. У пам’ятці вказується назва підприємства, організації, установи, яким подаються (забираються) вагони, місце подачі, номери поданих (забраних) вагонів, стан вагону (навантажений чи порожній), дата і час його подачі (забирання), власні чи орендовані вагони, П.І.Б. клієнта, який прийняв вагони та П.І.Б. старшого прийомоздавальника вантажу та багажу агента комерційного, який здав вагони.

Пам’ятку старший прийомоздавальник вантажу та багажу формує та роздруковує в АРМ ПЗ при подаванні та забиранні вагонів на вантажні фронти.

Далі усі зазначені вище документи передаються у товарну касу. Касир товарний Агент колерційний станції на підставі пам’ятки про подавання/забирання вагонів через АРМ ПЗ формує відомості плати за користування вагонами форми ГУ-46 і відомості плати за подавання, забирання вагонів та маневрову роботу форми ГУ-46а, після чого «зберігає» і переводить у статус «підтверджено». Далі касир товарний агент комерційний роздруковує і передає відомості ГУ-46 та ГУ-46а на узгодження відправником (одержувачем).

14.2.2.11 Оформлені перевізні документи касир товарний агент комерційний записує в Книгу здачі вантажних документів форми ГУ-48 і передає пневмопоштою в СТЦ з відправлення для перевезення їх з вантажем до станції призначення.

Перед кожним записом партії перевізних документів вказується дата і час їх здачі, а після запису останнього документа прописом вказується кількість документів.