1. Управлінська документація. Оформлення стандартних документів. Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова.

2. Ознайомлення з організаційними документами: статут, положення, інструкція.

Література.

А.Н. Діденко Сучасне діловодство. Навч. посібник. – 4-е вид.- К.. Либідь 2004р.

А.П. Загнітко Українське ділове мовлення .. професійне та непрофесійне спілкування – Донецьк. ТОВ ВКФ “БАО”, 2006р.

М.Г. Зубков Сучасна українська ділова мова – 4-е вид. доповнене – Х.. Торсінг, 2003р.

Розпорядчі документи.

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником установи, на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних та кадрових питань.

Наказ видається на підставі й для виконання чинних законів, постанов, розпоряджень. Накази охоплюють широке коло питань з виробночої та навчальної діяльності: організація праці, добір та розстановка кадрів, трудова дисципліна, заохочення до праці...

За призначенням усі накази поділяються на накази щодо особового складу та накази із загальних питань(організаційні, із питань основної діяльності).

Серед організаційних розрізняють – ініціативні. які видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації,

• на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів, такі накази видаються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні результатів діяльності установ, затвердженні планів тощо. Потрібно розрізняти специфіку укладання й оформлення наказу, пам’ятаючи, що він складається з констатуючої та розпорядчої частин. Однак у наказах, що видаються на виконання ухвал керівних (вищих) органів, часто не пишуть констатуючу частину. замість цього подають посилання на номер і дату вищого розпорядчого документа. Контатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують роз’яснень. У таких випадках текст наказу складається з параграфів.

• Реквізити.

1. Назва міністерства, яому підпорядковується організація.

2. Повна назва організації.

3. Назва документа.

4. Індекс (до номера через дефіс додають літери ВК (відділ кадрів), номер наказу (по середині).

5. Дата укладання (ліворуч).

6. Назва населеного пункту, де розташоване підприємство (праворуч).

7. Заголовок ( про...).

8. Текст:

- констатуюча частина містить такі складові –

вступ (зазначається причина видання наказу),

доведення ( викладаються основні факти),

висновок (вказується мета видання наказу).

Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищого органу, то в констатуючій частині вказується номер, дата й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передається зміст певного розділу статті документа вищого органу, який є підставою для видання конкретного наказу.

• розпорядча частина починається словом наказую та складається з пунктів, що поділяються на такі складові – дія. термін виконання, відповідальність за виконання. Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами. Текст викладу розпорядчої частини повинен мати наказову форму. Як виконавець указується назва організації, підрозділу, службова особа із зазначенням у Д. відмінку посади, прізвища та ініціалів. В отанньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу (відповідно до службової ієрархії).

9. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання.

10. Посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч).

11. Візи (якщо є).

Витяг з наказу – це документальна копія будь-якої частини оригіналу наказу (без зазначення слова копія). Це документ, який крім бланка може укладатися й на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 із зазначенням таких відомостей:

• назва міністерства. відомства, якому підпорядкована організація,

• повна назва організації,

• назва документа,

• дата укладання оригіналу,

• номер наказу,

• місце укладання наказу,

• заголовок до тексту оригіналу або номер пункту розпорядчої чи констатуючої частини та її назва,

• текст констатуючої чи розпорядчої частини,

• посада керівника, його прізвище та ініціали (без підпису),

• позначка про завірення копії,

• посада особи, яка укладала й завірила витяг, її підпис, ініціали та прізвище,

• дата укладання витягу.

Розпорядження – правовий акт управління державного колегіального органу, що видається в межах компетенції, наданої посадовій особі. Видається одноособово керівником або колегіальним органом для вирішення оперативних поточних питань і є обов’язковим для всіх, кому він адресований. Як правило, цей документ має обмежений термін дії та стосується вузького кола осіб. Розпорядження та наказ за правовим статусом рівнозначні документи й можуть видаватися нарівні одне з одним. У цьому випадку в тексті слово Наказую заміняють його відповідниками: вимагаю, дозволити, доручаю, збезпечити. пропоную.

На відміну від наказу розпорядження висвітлює конкретні питання, що стосуються як усього колективу, так і окремих підрозділів та ланок його роботи.

Реквізити.

1. Герб України.

2. Назва міністерства, якому підпорядкована організація (для державних).

3. Повна назва органу управління, що видає розпорядження.

4. Назва документа та його номер.

5. Дата видання.

6. Місце видання.

7. Заголовок.

8. Текст.

9. Додатки (якщо потрібно).

10. Посада відповідальної особи, її підпис та розшифрування підпису.

Постанова.

Цим терміном позначають два види документів.

1. Правовий акт, що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління та стосується розв’язання принципових проблем і встановлення постійних норм і правил діяльності.

2. Заключна частина протоколу засідання зборів, яка включається до протоколу.

У постанові перераховуються необхідні дії, а також їх виконавці, на яких покладається відповідальність і термін виконання. На постанові ставлять дату засідання, коли вона була прийнята.

Реквізити.

1. Назва виду документа.

2. Дата.

3. Індекс.

4. Місце видання.

5. Заголовок.

6. Текст.

7. Підписи.

8. Візи.

9. Гриф погодження.

10. Коди.

Статут.

Статут – це юридичний акт, яким офрмляється утворення підприємства, організації, установи, фірми, визначаються їх структурая. функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємтвами, організаціями, установами, фірмами, фізичними особами...Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів. Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність. Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби в нього сід уносити доповнення та зміни. Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чинним законам України та іншим державним нормативно – правовим актам.

Статути оформляють на аркуші паперу формату А4. Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють печатками. Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації.

Інструкція.

Інструкція- це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, посадових осіб та установ.

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи.

1. Такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу.

2. Посадові.

Текст інструкції викладають у логічній послідовності й групують за розділами, кожний з яких має становити завершену частину документа. Текст має бути коротким, точним, зрозумілим.

Положення.

Положення – це правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки й організацію роботи підприємств. За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типові розробляють вищі органи для системи підприємств. Індивідуальні – створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах. Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Затверджую

Заступник директора з навчальної роботи

____________________М.М.Йосенко