Правила оформления документов

Во всех языковых культурах официально-деловая письменная речь формируется по мере развития государственного аппарата. Формирование официально-деловой письменной речи в первую очередь связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Документированием во всем мире называют процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства.

К любому документу в любой стране предъявляются следующие общие требования: 1) достоверность; 2) актуальность; 3) аргументиро­ванность; 4) полно­та информации; 5) лаконизм (краткость) изложения.

Достоверность - Факты, приведенные в документе, должны быть правильно отобраны и тщательно проверены. В каждом факте должна содержаться только объективная информация, необходимая для конкретного случая.

Актуальность. Количество приводимых в документе фактов должно быть достаточным для подтверждения того или иного суждения, а сами факты – важны именно в данный момент и в данной ситуации.

Аргументированность. Любое деловое письмо и служебный документ должны быть аргументированными, т.е. убедительными. "Искусство убеждать" в деловой переписке особенно важно, так как оно обусловлено необходимостью приобрести заказчика или потребителя продукции, сторонника или единомышленника в деловых взаимоотношениях.

Полнота информации. Информация в деловой переписке не должна быть избыточной, здесь нет места повторам и сведениям, не имеющим прямого отношения к делу. Полнота информации – одно из главных условий, обеспечивающих практическую и правовую ценность документа.

Лаконизм. Лаконизм в официальной переписке достигается с помощью готовых речевых формул и сочетается с принципом достаточности информации. Документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию, но в то же время быть кратким, написанным по существу.

Общие функции документа:

1) информационная: любой документ создается для сохранения информации; 2) социальная: документ порожден той или иной социальной потребностью; 3) коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры; 4) культурная: документ – это средство закрепления и передачи культурных традиций, отражения этапов развития цивилизации

Специальные функции:

1) управленческая: документ является инструментом управления. Это плановые, отчетные, организационно-распоря­дитель­ные документы. 2) правовая: документ – средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время; 3) исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Интернациональные особенности делового общения

1. Официальность и регламентированность деловых отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета.

2. Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату.

3. Важная особенность деловой речи – широкое употребление языковых формул. Языковые формулы – это стандартные (устойчивые) языковые обороты, используемые в неизменном виде.

Важными принципами культуры официального письма являются предметная и коммуникативная точность. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. Предметная точность достигается точностью употребления слов, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла автора документа. Она достигается соотношением смысла слов, грамматических конструкций и частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие сообщения.

В мировой практике делового письма общие требования предъявляются также и к композиции документа. Во всех документах присутствует сообщение о некоторой ситуации и оценка данной ситуации. Для их выражения используются определенные речевые модели. Последовательное размещение таких моделей (составных частей) называется композицией (структурой) документа. Документы условно можно разделить на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных документах рассматривается один вопрос, составляющий все его содержание. В многоаспектных рассматривается сразу несколько вопросов.