Автоматизированная система подготовки и оформления перевозочных документов. Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов (этран)

Назначение и цель создания системы

Целью создания системы «ЭТРАН» является переход на использование электронного документооборота при взаимодействии с пользователями услуг железнодорожного транспорта при организацииперевозок грузов. В рамках системы «ЭТРАН» должны быть решены вопросы подготовки перевозочных документов в системе электронного документооборота. При разработке системы должны быть учтены требования по защите конфиденциальной информации.

Система разрабатывается для автоматизации изменившихся условий работы железнодорожного транспорта с ориентацией на современные технические средства информатизации. Внедрение в сферу информатизации железнодорожного транспорта современных банковских технологий и программных средств ERP-систем требует замены ранее разработанных и эксплуатируемых до настоящего времени автоматизированных систем в сфере станционных, дорожных и сетевых «бумажных» информационных технологий.

Интеграция и оптимизация решений в области обработки перевозочных и других технологических и финансовых документов в процессе оформления перевозок приводит к созданию новой системы «ЭТРАН» на принципах электронного документооборота с сохранением и развитием действующих АРМ ТВК (всех видов), АС ТехПД, ЕК ИОДВ дорожного и сетевого уровней.

Внедрение системы «ЭТРАН» прежде всего, должно решить вопросы повышения качества, полноты подготовки перевозочных документов и расчетов за перевозки во всех видах сообщений за счет электронизации документооборота, однократности ввода информации и многократности ее использования, затраты ручного труда работников массовых профессий (товарных кассиров, агентов СФТО, работников станций перехода вагонов, работников ТехПД) по проверке и внесению изменений в расчеты, в перевозочные и электронные документы, на устранение ошибок и взаимодействие с плательщиками (экспедиторами) грузоотправителями и грузополучателями.

Для осуществления электронизации документооборота железные дороги должны иметь информационную взаимосвязь с грузоотправителями (грузополучателями), экспедиторами на уровне, обеспечивающем электронизацию документооборота (с возможностью установки разработанного в рамках системы «ЭТРАН» программного обеспечения АРМа ППД).

При разработке системы «ЭТРАН» предусматривается:

Внедрение электронного документооборота с использованием внутренней и внешних сетей передачи данных;

Обеспечение защиты конфиденциальной информации сертифицированными или рекомендованными (одобренными) средствами ФАПСИ и Гостехкомиссии;

Обеспечение режима реального времени: не более 3-5 секунд на одну технологическую операцию;

Обеспечение однократности ввода информации минимальное значение корректировок;

Обеспечение решения новых задач в системе;

обеспечение решения действующих задач в новой постановке;

Обеспечение своевременности (по моменту осуществления операций погрузки, выдачи и приема (сдачи) груза на границах) и точности расчетов (качество первичной информации, ведение электронной базы тарифов и централизованные расчеты провозных платежей) за перевозки грузов;

Более глубокая интеграция с автоматизированными системами оперативного управления перевозками (АСУПГ) и автоматизированной системой управления финансами и ресурсами (ЕК АСУФР);

включение грузоотправителей и экспедиторов в технологический процесс на основе решений в области электронного документооборота;

Сохранение и развитие на переходный период существующих комплексов по обработке перевозочных документов (ЕК ИОДВ, АС ТехПД, АРМ ТВК, АСУ СПВ) и интерфейсов с АСУПГ, ЕК-АСУФР

 2 вариант  Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов

Цель автоматизированной системы централизованной подготовки и оформления перевозочных документов (ЭТРАН) является переход на использовании электронного документооборота, взаимодействие с клиентами железнодорожного транспорта при организации перевозок грузов.

Ключевой особенностью данной системы является наличие клиентской части, установленной непосредственно на рабочих местах клиентов и партнеров железнодорожного транспорта – АРМах ППД (подготовки перевозочных документов), позволяющей организовать электронный обмен данными.

Система ЭТРАН впервые включает клиента (грузоотправителя, грузополучателя, экспедитора) в технологический цикл приема заявок и оформления перевозок, обеспечивая ему возможность оформить заявку на перевозку, подготовить электронную накладную, получить итоговые документы, увидеть результаты расчетов провозной платы по перевозкам. Клиенту также предоставляется возможность получения информации обо всех грузах, отправленных в его адрес.

Организации обмена информации с клиентами регламентируется специальными договорами, где прописывается состав информации и ответственность сторон, а так же права на доступ к системе со стороны клиента.

Система ЭТРАН позволяет:

– сформировать электронную заявку на перевозку грузов и получить результаты согласования;

– оформить транспортную накладную в электронном виде;

– рассчитать точный тариф и оценить текущее состояние расчетов с железной дорогой;

– получить информацию о прибывших, поданных, убранных и отправленных вагонах;

– получить в электронном виде транспортную накладную с момента отправления груза в свой адрес;

– оформить получение прибывшего груза;

– согласовать учётную карточку по результатам заявки на перевозку грузов;

– получить выписки с лицевого счета;

– организовать обмен данными с действующими автоматизированными системами (АСОУП, ЕК АСУФР – автоматизированная система управления финансовыми расчетами, ЕК ИОДВ – интегрированная обработка дорожной ведомости).

Внедрение системы ЭТРАН прежде всего позволяет решить вопросы повышения качества, полноты подготовки перевозочных документов и расчетов за перевозки во всех видах сообщений за счет единства требований. Исключить затраты на подготовку и пересылку документов на бумажных носителях за счет электронизации документооборота, однократности ввода информации и многократности ее использования, затраты на ручной труд работников массовых профессий (товарных кассиров, агентов СФТО, работников ТЕХПД) по проверке и внесению изменений в расчеты.

Возможности, предоставляемые системой ЭТРАН позволяют клиенту минимизировать бумажный документооборот, время и сроки оформления перевозок на этапах подачи заявки на перевозку, получения результата согласования заявки, оформления накладной на основе заявки, оформления результатов погрузки, получения в электронном виде квитанции о приеме груза к перевозке, что в сою очередь для товарных кассиров дает возможность избавиться от ручного ввода информации по перевозочным документам, используя данные заявки и накладной, оформленных клиентом. На станции отправления товарный кассир осуществляет проверки: соответствие информации о заявке; наличие денег на счете клиента; наличие конвенционных запрещений и ограничений по данной перевозке.

На станции назначения товарный кассир выполняет минимум работы по оформлению перевозочных документов по прибытию, добавляя сведения по перевозке, возникшей в пути следования, производя окончательный расчет за перевозку.

Работникам ДЦФТО (дорожный центр фирменного транспортного обслуживания) ЭТРАН предоставляет возможность получать информацию о выполнении заявок для контроля исполнения заказов, а также полную информацию по всем вида деятельности системы: объемам отправления; объемам прибытия; состоянию расчетов за перевозки; о нарушениях в процессе работы.

Смежным системам ЭТРАН предоставляет следующую информацию: результаты погрузки и выгрузки; переоформление документов; результаты расчетов по перевозкам в АСОУП, ЕК ИОДВ, ЕК АСУФР (единая корпоративная автоматизированная система управления финансами и ресурсами).

Преимущества системы ЭТРАН заключается также в том, что грузоотправитель получает возможность автоматизировать оформление необходимых форм отчетности и учета собственной продукции, сократить время на подготовку документации, в реальном времени получать информацию об объемах и номенклатуре погруженных грузов, начисленных платежах и сборах.

Недостатками системы ЭТРАН является то, что при обнаружении ошибки или неточности передаваемой информации затрачиваемое время на оформление перевозочного документа увеличивается, так как все поля недоступны для корректировки при первоначальной передачи. Чтобы отправить или добавить информацию необходимо полностью переоформить документ, допуская ошибку, например, неправильно указав дату фактической погрузки, только после чего поля становятся доступными для проведения корректировки.

15 билет.

1. Количественные нормы работы дороги о отделений.