6.7. Прочие расходы

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать командированному работнику:

расходы на проезд;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Таким образом, перечень расходов, возмещаемых командированному работнику, не является закрытым. Он не ограничивается расходами на проезд, проживание и суточными. Если работник понес какие-то иные расходы, связанные с исполнением служебного задания, то организация, возместившая эти расходы, имеет полное право учесть их в составе командировочных расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, при условии, что она может доказать экономическую обоснованность этих расходов (ст. 252 НК РФ).

Например, командированному работнику возместили стоимость междугородних телефонных переговоров, которые он вел из номера гостиницы. Для того чтобы учесть эти расходы в целях налогообложения прибыли, надо иметь документы, подтверждающие, что данные телефонные переговоры велись работником по служебной необходимости, а не в личных целях. Таким документом может быть, например, распечатка звонков из гостиницы с письменными пояснениями работника, кому он звонил и по какому вопросу.

В некоторых организациях отдельным категориям сотрудников, направляемых в командировку, возмещаются расходы на пользование услугами залов официальных делегаций (ВИП-залов) в аэропортах.

Налоговые органы на практике часто настаивают на том, что такие расходы не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, как экономически необоснованные. Эта же позиция была озвучена в Письме Минфина России от 28.12.2006 N 03-05-01-04/346.

В 2013 г. Минфин России выпустил более лояльное Письмо по вопросу учета расходов на оплату услуг VIP-залов.

В Письме от 15.08.2013 N 03-04-06/33238 говорится о том, что расходы по оплате услуг зала повышенной комфортности (зала официальных делегаций), оборудованного дополнительными средствами связи, могут учитываться для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии, что данные расходы документально подтверждены надлежащим образом и экономически обоснованны.

Аналогичная позиция изложена в Письме Минфина России от 05.03.2014 N 03-03-10/9545 (Письмом ФНС от 05.06.2014 N ГД-4-3/10784 направлено нижестоящим налоговым органам для сведения и использования в работе).

Обратите внимание! Не надо воспринимать упомянутые выше Письма контролирующих органов как безусловное "разрешение" учитывать такие расходы в целях налогообложения прибыли. Чиновники Минфина России просто-напросто не оспаривают возможность уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму затрат на оплату услуг VIP-зала при условии, что они экономически обоснованны. Таким образом, в любом случае вам придется доказывать экономическую обоснованность таких затрат. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы у вас были документы, обосновывающие необходимость пребывания командированных работников в VIP-зале (например, служебные записки самих командированных работников, завизированные руководством).

Заметим, что арбитражные суды в большинстве случаев высказываются за то, что оплата за пользование услугами VIP-залов может быть учтена в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

Основной упор в таких спорах делается налогоплательщиками на то, что пользование VIP-залом является производственной необходимостью, т.к. позволяет обеспечить доступ командированных работников к телекоммуникационным средствам связи или дает возможность вести переговоры с партнерами при сохранении коммерческой тайны (см. Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 15.05.2007 N Ф04-2582/2007(33714-А27-25), Ф04-2582/2007(33715-А27-25) от 23.10.2006 N Ф04-7102/2006(27676-А67-40), Поволжского округа от 24.04.2007 N А55-4391/2006-10, Московского округа от 23.09.2009 N КА-А40/9487-09, от 03.06.2009 N КА-А40/4697-09-2, Северо-Западного округа от 24.03.2009 N А56-16826/2006).

Однако в судебной практике есть решения не только в пользу организаций, но и в пользу налоговиков (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 05.06.2007 N А12-18805/06).

Аналогичным образом решается вопрос с учетом затрат на оплату проезда командированного работника на такси.

Если организация возмещает командированному работнику такие расходы, это вовсе не означает, что они стопроцентно могут быть учтены в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

Любые расходы, в том числе и расходы на проезд командированного работника на такси, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли при условии их документального подтверждения и экономического обоснования (Письмо Минфина России от 14.06.2013 N 03-03-06/1/22223).

Можно привести пример и с более экзотическими расходами, такими как расходы командированного работника на химчистку.

Допустим, приехал человек в командировку на переговоры с одним костюмом и вечером за ужином испачкал его соусом. А завтра - продолжение переговоров. Что делать? Сдать костюм в химчистку в гостинице, естественно за дополнительную плату. Может ли организация учесть расходы на оплату химчистки в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль? Почему нет? Логика рассуждений такая - работник на переговорах должен прилично выглядеть, соответственно, химчистка костюма произведена с целью более успешного проведения переговоров - вот вам и экономическое обоснование.

Если вся эта история изложена в служебной записке сотрудника и на ней стоит виза руководителя с подтверждением экономической обоснованности затрат и разрешением их оплатить за счет организации, то у организации есть все основания признать указанные расходы в целях налогообложения прибыли.

Этот же вывод можно найти и в Письме Минфина России от 23.05.2013 N 03-03-06/1/18308. В нем указано, что уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов на дополнительные услуги, в частности на услуги по химчистке, оказываемые в гостинице, возможно только при условии их производственной направленности, документального подтверждения и экономической обоснованности. При этом обязанность проверки производственной направленности, экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы.

* * *

При направлении работников в зарубежные командировки организация несет расходы, связанные с оформлением и выдачей виз.

Бывает так, что уже после того, как виза получена, по тем или иным обстоятельствам командировка отменяется. Может ли организация в этом случае учесть в целях налогообложения расходы на оплату виз?

Минфин России считает, что не может, поскольку такие расходы не соответствуют критериям признания расходов, установленным в ст. 252 НК РФ (см. Письмо Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).

Однако, на наш взгляд, эта позиция противоречит ст. 252 НК РФ. Если цель командировки связана с деятельностью организации, направленной на получение дохода, и отмена командировки произошла по объективным причинам (болезнь работника, изменение производственных планов и т.п.), то произведенные к моменту отмены командировки расходы следует признать экономически обоснованными.

При этом указанные расходы не должны включаться в доход сотрудника, облагаемый НДФЛ.

Кроме того, они не будут облагаться страховыми взносами. Этот вывод подтверждается Письмом Минтруда России от 27.11.2014 N 17-3/В-572, в котором указано:

"В случае отмены служебной командировки (при наличии приказа руководителя организации), то есть когда поездка не состоялась, суммы оплаты работодателем визы и обязательной медицинской страховки работника, необходимой для получения визы, по нашему мнению, не облагаются страховыми взносами, так как квалификация данного вида выплат не меняется".