6.2.3. Подтверждение экономической обоснованности

командировки

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ организация имеет право учесть в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, любые расходы, которые документально подтверждены и экономически оправданны.

Требования п. 1 ст. 252 НК РФ должны выполняться в том числе и в отношении командировочных расходов. Это значит, что для правомерного уменьшения налогооблагаемой прибыли на сумму командировочных расходов необходимы документы, подтверждающие обоснованность (экономическую оправданность) этих расходов.

Если командировка связана с выполнением работ (оказанием услуг) в рамках конкретного договора, то ее экономическая обоснованность сомнений не вызывает.

Проблемы возникают в ситуациях, когда работник командируется в организацию, с которой нет никаких договорных отношений (например, с целью проведения переговоров о возможном сотрудничестве), или целью командировки является посещение каких-либо выставок, мероприятий.

Если командировка имеет конкретный результат (например, по результатам переговоров подписан договор), то с учетом командировочных расходов проблем нет (обоснованность расходов никто оспаривать не будет).

Все споры, как правило, возникают в отношении командировок, не имеющих конкретного результата (например, работник просто побывал на выставке и ознакомился с представленными там материалами).

Заметим, что на сегодняшний день сложилась довольно обширная арбитражная практика по спорам, связанным с экономической обоснованностью расходов. Она однозначно свидетельствует о том, что для экономического обоснования расходов совсем не важна их связь с какими-то конкретными доходами. Экономическая обоснованность расходов определяется не фактическим получением доходов в данном конкретном периоде, а направленностью расходов на получение дохода, т.е. обусловленностью расходов экономической деятельностью налогоплательщика (подробно этот вопрос рассмотрен на с. 8).

Таким образом, вывод об обоснованности (экономической оправданности) расходов на командировки (как внутрироссийские, так и зарубежные) делается исходя из целей и задач командировки.

Если цели и задачи командировки связаны с деятельностью организации, направленной на получение дохода, то расходы на эту командировку следует считать обоснованными. При этом достижение каких-то реальных результатов, равно как и количество командировок, не является критерием, свидетельствующим об оправданности (либо неоправданности) затрат. Повторим, значение имеют лишь цели и задачи командировки.

Этот вывод в полной мере подтверждается арбитражной практикой (см. Постановления ФАС Уральского округа от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2, Поволжского округа от 21.11.2011 N А55-129/2011, Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 N А27-16987/2010, Московского округа от 07.09.2011 N А40-136255/10-129-436 и от 04.08.2010 N КА-А41/8345-10, Центрального округа от 23.10.2013 N А54-5835/2012).

Заметим, что налоговые органы также соглашаются с тем, что достижение каких-либо конкретных результатов не является обязательным условием признания командировочных расходов в целях налогообложения прибыли.

Например, в Письме УФНС по г. Москве от 11.08.2009 N 16-15/082607.2 указано, что наличие у организации оправдательных документов, подтверждающих положительный результат от деятельности сотрудника в командировке (предварительных договоров, протоколов о намерениях), не предусмотрено законодательством РФ. Следовательно, отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов (при наличии надлежащим образом оформленных командировочного удостоверения, приказа, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении, авансового отчета с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы) не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов.

В Письме УМНС по г. Москве от 18.11.2003 N 26-12/64566 разъясняется, что, если командировка не связана прямо с производственной деятельностью предприятия, желательно знать конкретное содержание целей командировки для решения вопроса об отнесении затрат по командировкам, направленным на перспективное развитие организации.

В случае командировки сотрудника (руководителя) предприятия для деловых встреч и т.п. указанные командировки должны иметь определенные результаты.

Доказательствами наличия результатов могут быть приказ, отчет о командировке (изложение целей и задач командировки и отчет об их выполнении), желательно с приложением протоколов о намерениях и предварительных договоров, образцов рекламной продукции, прейскурантов, проспектов и буклетов или других документов, прямо подтверждающих выполнение производственной цели командировки, направленной на получение дохода.

Таким образом, для обоснованного включения затрат на командировки, в том числе зарубежные, в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, у организации должны быть документы, подтверждающие деловую цель командировки.

Если, например, целью командировки является посещение выставки, то такую командировку можно считать обоснованной, если тематика выставки связана с деятельностью организации и на этой выставке работник может получить какие-то материалы (сведения), которые могут быть использованы в деятельности организации, либо найти потенциальных покупателей (поставщиков, партнеров). Эти цели и задачи должны быть отражены в служебном задании, приказе о командировке или ином документе, оформление которого предусмотрено внутренними правилами организации (см. с. 72).

Кроме того, по возвращении из командировки работник должен представить письменный подробный отчет и приложить к нему документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания (входные билеты на выставку, материалы, привезенные с выставки, перечень контактов потенциальных партнеров, фотографии и т.п.).

Приведем конкретный пример.

Организация направила сотрудников в Японию с целью посещения международной книжной ярмарки для исследования и ознакомления с международным рынком детской и учебной литературы, а также для ознакомления с интерактивными учебниками и пособиями. Целью посещения ярмарки являлось также ознакомление с существующими в мире тенденциями и формами обучения, новыми технологиями преподавания и обучения учащихся.

Целевой характер командировки подтвержден планом книжной ярмарки, визитными карточками компаний, с которыми на ярмарке велись переговоры о возможном сотрудничестве и существование которых подтверждено распечатками из Интернета, отчетом о выполнении задания по командировке с информацией о проведенных устных переговорах.

В такой ситуации суд пришел к выводу о том, что отсутствие документов, подтверждающих положительный результат от деятельности сотрудника в командировке (заключенных предварительных договоров, подписанных протоколов о намерениях), не может являться основанием для непринятия понесенных расходов в целях уменьшения налогооблагаемой прибыли (Постановление ФАС Поволжского округа от 11.07.2012 N А55-17726/2011).