3.3. Учет затрат на коммунальные услуги,

если они не являются частью арендной платы

Часто на практике в договор аренды включается условие о том, что сверх сумм арендной платы арендатор возмещает арендодателю понесенные им эксплуатационные расходы, связанные с арендуемым имуществом (стоимость коммунальных услуг, услуг связи, услуг по охране и т.п.).

В этом случае арендатор, как правило, ежемесячно возмещает арендодателю указанные расходы на основании счетов, полученных от арендодателя.

Может ли арендатор учесть эти расходы в целях налогообложения прибыли?

Безусловно, да, если, конечно, арендуемое имущество используется им в деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы арендатора по оплате перевыставленных арендодателем счетов по оплате коммунальных услуг, электроэнергии, услуг связи в отношении арендованного имущества признаются в его налоговом учете в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.

При этом арендатору необходимо получить от арендодателя первичные документы, подтверждающие эти расходы (напомним: в соответствии со ст. 252 НК РФ все расходы должны быть документально подтверждены).

Заметим, что одного счета, выставленного арендодателем от своего имени на имя арендатора, для документального подтверждения затрат будет недостаточно.

Помимо счета, арендатору необходимо требовать от арендодателя представления документов, подтверждающих стоимость потребленных арендатором услуг (копий счетов организаций, предоставляющих услуги, справок-расчетов арендодателя и т.п.).

В Письме УФНС по г. Москве от 23.12.2011 N 16-15/124553@ указано, что для признания стоимости потребленных арендатором водоснабжения, энергии, услуг связи, вывоза ТБО в расходах необходимо, чтобы данные затраты были документально подтверждены актами оказанных услуг и расчетами коммунальных платежей, составленными арендодателем исходя из занимаемых арендатором площадей на основании счетов водо-, энергоснабжающих предприятий и других служб, выставленных арендодателю и отражающих поставку соответствующих услуг, копии которых необходимо приложить к акту.

Вместо копий счетов, полученных от организаций, предоставляющих услуги, арендодатель может представить арендатору акт оказанных услуг, в котором будет содержаться расчет коммунальных платежей и услуг связи, потребленных арендатором, со ссылками на реквизиты соответствующих счетов предприятий, оказавших данные услуги.

При наличии таких документов никаких претензий со стороны налоговиков к арендатору не будет (см. Письма Минфина России от 04.06.2010 N 03-03-06/1/382, УФНС по г. Москве от 08.06.2009 N 16-15/058069@, от 30.06.2008 N 20-12/061162).

* * *

При аренде недвижимости у физического лица оплата организацией-арендатором коммунальных услуг по объекту аренды может привести к возникновению у физического лица - арендодателя дохода, облагаемого НДФЛ.

По крайней мере такой позиции придерживаются налоговые органы.

В Письме Минфина России от 11.07.2008 N 03-04-06-01/194 разъясняется следующее.

Стоимость возмещенных арендатором арендодателю - физическому лицу расходов на коммунальные услуги, размер которых не зависит от их фактического использования, является доходом арендодателя, подлежащим обложению НДФЛ на общих основаниях с применением ставки 13%.

Если же арендатор оплачивает расходы, размер которых зависит от их фактического потребления, то такая оплата не может рассматриваться как получение физическим лицом экономической выгоды, поскольку арендатор возмещает арендодателю стоимость расходов, произведенных арендатором исключительно в своих интересах. Соответственно, в отношении таких сумм возмещения у арендодателя не возникает дохода, подлежащего обложению НДФЛ.

Аналогичная позиция изложена в Письме Минфина России от 16.05.2013 N 03-03-06/1/17011.