11 Требования к деловой письменной речи

При составлении делового письма важно соблюдать следующие требования:  1 исполнитель должен чётко представлять себе информацию, которую он хочет передать, или вопрос, который хочет выяснить, и точно знать, как это выразить в сжатом виде и понятной форме  2 деловое письмо должно быть конкретным, простым, логичным, однозначным, не допускающим несколько толкований, чтобы адресат мог точно понять его содержание  3 письмо рекомендуется составлять только для решения одного вопроса. Текст письма разбивается на абзацы, в каждом из которых должен затрагиваться только один аспект рассматриваемого вопроса  4 письмо должно иметь убедительную аргументацию 5 деловое письмо пишется в нейтральном тоне, официально. В тексте не допускается эмоциональные высказывания  6 объём делового письма не должен превышать 1-2 страниц машинописного текста. При этом исполнитель не должен ради краткости опускать этикетные фразы вежливости  7 в деловом письме следует аккуратно относиться к употреблению слов и терминов, избегать употребления иностранных слов, ненужных или непонятных адресату сокращений.  8 ни в коем случае в письме не должны присутствовать орфографические синтаксически ошибки  Следует учитывать что восприятие письма во многом зависит не только от содержания и передаваемой информации, но и от конверта, бланка фирмы, аккуратности оформления

1. Формы обращения. "Уважаемый". Причем запятая после обращения придает письму будничный характер, а восклицательный знак, наоборот указывает на то, что факту обращения придается особое значение. "Уважаемые коллеги!" - такая форма обращения уместна среди лиц одной профессии. Эмоциональный оттенок -"Дорогие коллеги!". Нейтральный тон: "Коллеги..." Если в обращении указываются И.О., то обращение приобретает личный характер.

2. Категории одушевленности (неодушевленности). Иногда составители текста не различают эти категории, что может привести к нарушению этики. Например, текст следующего объявления: "Больные, не посетившие амбулаторию в течение трех лет, выписываются в архив, а затем уничтожаются""- может нанести обиду тем, кому он адресован.

3. Выбор залога. Действительный залог употребляется тогда, когда следует выделить, оттенить субъект действия; придает динамизм изложению. Предложения c д.з. употребляются в настоящем времени и производят впечатление обмена информацией между адресатом и адресантом. За исключением текста протоколов ("слушали, выступили, постановили") и постановлений или решений коллегиальных органов ("Коллегия постановила..."). Страдательный залог употребляется тогда, когда факт свершения действия имеет большее значение, чем указание лиц, свершивших действие. Например: "Вы не выполнили моего указания по производству текущего ремонта" - "Мои указания по производству текущего ремонта не выполняется". Во втором случае внимание концентрируется лишь на факте невыполнения, а конкретный виновник не называется прямо, а лишь имеется в виду.

4. Роль вида глагола. Когда нужно подчеркнуть, что действие свершилось, используется совершенный вид глагола, а сели действие находится в развитии - несовершенный вид.

5. Употребление вводных слов и оборотов. Удачно найденное вводное слово снимают напряженность тона изложения. Так, фраза "Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам" весьма категорична, а ее этикетная реакция: "К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена" - заметно снижает напряженность текста.

6. Местоимение "я" в деловой переписке. Имеет место тенденция утраты местоимения "я" в деловом письме. Своеобразие русского языка заключается в том, что субъект действия не обязательно выражается местоимения "я". Указание на первое лицо единственного числа выражается окончанием.

7. Употребление местоимения "он". Официальный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением "он". Будучи универсальным обозначением для лиц и предметов, "он" сохраняет в себе также и указательное значение. Это местоимение может быть средством обезличивания, фамильярности и т.д., поэтому требует особой осторожности при использовании им в служебных документах.

8. Тон служебного документа. Основное требование, предъявляемое к официальному письму, - объективность содержания, что обуславливает, как правило, нейтральность тона изложения. Официальные письма пишутся в доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости и т.п. Не следует впадать и в другую крайность - использование чрезмерной вежливости (например, "не откажите в любезности"), хотя современной деловой корреспонденции скорее присуща сухость, чем чрезмерная вежливость. Например: "Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить".Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что адресат как бы не допускал возможности, что положение может быть не утверждено. Как построить фразу - от этого во многом зависит результат делового общения, который должен быть благоприятным и вызывать положительные эмоции.