5. Разработка положений о структурных подразделениях аппарата управления (службах) и должностных инструкций персонала

Деятельность аппарата управления и отдельных испол­нителей осуществляется на основе соответствующих положений о службах, отделах, производственных подразделениях и должностных инструкций персонала АТП. Основным требованием к составлению этих документов является четкое распределение полномочий по уровням управления между руководителями и исполнителями раз­личных рангов.

Положения о структурных подразделениях и должностные ин­струкции выступают в качестве основного документа, регламен­тирующего разделение труда по управлению производством. Они утверждаются соответствующим руководителем: по аппарату уп­равления, например, отделения железной дороги

— начальни­ком отделения, а по аппарату управления отраслевых производ­ственных единиц — их начальниками. Положение о структурном подразделении аппарата управления должно содержать следую­щие разделы.

Общие положения. В этом разделе формулируется цель деятель­ности подразделения, определяются его место и значение в сис­теме управления предприятием; приводится точное его название. Указывается, кому оно подчиняется, какие объекты имеет в сво­ем подчинении, является ли самостоятельным или входит в со­став другого подразделения (службы, отдела и т.п.), кем возглав­ляется, каков штатный состав и кем он утверждается.

Основные задачи. При разработке данного раздела формулиру­ются задачи и функции, необходимые для эффективного осуще­ствления возложенных на подразделение задач.

Функции конкре­тизируются перечнем основных работ и операций. При этом обра­щается внимание на недопущение дублирования и параллелизма в работе подразделений, сведения задач подразделения к задачам его руководителя, так как это умаляет значение подразделения в системе управления производством.

Права. Содержанием этого раздела определяется компетен­ция рассматриваемого подразделения аппарата управления по реализации возложенных на него функций и задач, а также порядок осуществления предоставленных прав. Следует особо подчеркнуть, что права подразделения осуществляются как его руководителем (начальником), так и другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обя­занностей. Однако необходимо разграничить права, входящие в компетенцию начальника, его заместителя и отдельных должно­стных лиц Согласно действующему законодательству некоторые права осуществляются по согласованию или с участием профсоюзной организации.

Организация работы. Целью данного раздела является регла­ментация деятельности структурного подразделения: здесь дают­ся основы правовых взаимоотношений внутренних звеньев под­разделения (в службе — отделов, в отделах — бюро и секторов it т.п.) и каждого сотрудника; формулируются принципы орга­низации работ, основы взаимоотношений с другими подразделе­ниями, порядок получения и выдачи документации, использова­ние информации и подготовки решений.

Ответственность. Этот раздел должен предусматривать в соответствии с действующим законодательством и с учетом особенно­стей и условий работы каждого подразделения административную, материальную и моральную ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на подразделение задач. Конкретизация задач, прав и ответственности, возложенных на каждого исполнителя, осуществляется в должностных инструк­циях, разрабатываемых на предприятиях.

В отличие от квалификационных характеристик должностная инструкция учитывает конкретные условия и объемы работ. По­лому в ней может быть приведен дополнительный перечень функ­ций, которые соответствуют уровню его квалификации и возлага­ются на него в связи с неполной занятостью по основной долж­ности или по условиям рационального разделения труда.

Должностная инструкция может использоваться в качестве ис­ходного документа различными органами управления для опреде­ления потребности в специалистах высшей и средней квалифика­ции соответствующего профиля; планирования подготовки специ­алистов в высших и средних специальных заведениях; планирования развития сети соответствующих учебных заведений; обоснованной и своевременной корректировки программ обучения соответствен­но сложившемуся перечню выполняемых работ; обоснования соот­ношений специалистов со средним и высшим образованием в раз­личных звеньях управления железнодорожным транспортом.

За основу при составлении положений и должностных инст­рукций принимаются: установленное в аппарате управления раз­деление труда, квалификационные характеристики, типовые дол­жностные инструкции, а также действующие нормативные и за­конодательные акты. При разработке типовых структур и штатов должностные инструкции и положения о структурных подразде­лениях являются необходимым дополнением.