Рабочая среда субд Microsoft Access

СУБД MS Access является наиболее распространенной программной для работы с базами данных, предназначена для разработки информационных моделей, использует реляционную модель данных и характерный графический интерфейс Windows (титульная строка, главное меню, панель инструментов, поля для работы и строки состояния). Позволяет решать как несложные информационные задачи (без использования программирования: создание, редактирование, обработка данных), так и создавать сложные приложения с использованием языка программирования Visual Basic for Application. СУБД MS Access входит в состав офисного программного обеспечения Microsoft Office.

Информационную модель с одинаковым набором свойств в СУБД MS Access можно сохранить в одном файле (MS Access 2007, 2010 расширение .accdb и .mdb, MS Access 2003 и более ранние версии расширение .mdb). В один момент времени допускается работа только с одной БД, в составе которой может быть сколько угодно таблиц.

Структура таблицы определяется в процессе разработки модели данных и создается при вводе данных. При добавлении каждого нового имени поля необходимо задать тип данных(Тип данных. Характеристика поля, определяющая тип данных, который может содержать это поле. Существуют следующие типы данных: Boolean, Integer, Long, Currency, Single, Double, Date, String и Variant (по умолчанию).) в зависимости от вводимых данных.

Основными свойствами любого поля являются:

• Имя. Имена полей должны быть уникальны.

• Формат. Устанавливает тип (формат) данных.

• Размер поля, измеряется в байтах, отражает количество информации, которое может в нем поместиться.

Основные типы данных:

• текстовый – текст объемом не более 255 символов;

• числовой – числовые данные (байт, целое, длинное целое, действительное);

• дата/время – дата или время;

• логический – логические данные, длина всегда равна 1 байту, имеет только два значения («ИСТИНА» - 1, «ЛОЖНО» - 0) и применяется в логических операциях;

• денежный – числа в денежных единицах (рубли, доллары и т.д.);

• поле объекта OLE – встроенные объекты из других прикладных сред: фото, рисунки, клипы, видеозаписи, таблицы Excel;

• поле МЕМО – текст большого объема до 64 Кбайт;

• гиперссылка – ссылка на информационный ресурс в Интернете;

• счетчик – число со свойством автоматического наращивания. При вводе новой записи автоматически увеличивается на 1 по сравнению с предыдущей записью. Обычно применяется для нумерации записей и устанавливает формат ключевого поля. Каждая таблица должна содержать, по крайней мере, одно ключевое поле, содержимое которого уникально для каждой записи в таблице.

Для создания связей между таблицами необходимо в каждой таблице определить ключевое поле. В качестве такового выбирают поле, данные в котором повторяться не могут (например, идентификационный код или счетчик).

Первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний (вторичный) ключ - это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поле первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.

Главная таблица всегда содержит первичный ключ.

Связи между таблицами обеспечивает таблица отношений (Изменение связей). В окне показаны названия связанных таблиц и имена полей, по которым осуществляется связь. Слева указываются первичные ключи главной таблицы, справа внешние ключи подчиненной таблицы. Указывается тип связи (отношения) между таблицами (например, один ко многим) и устанавливаются флажки Обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных полей.

Запустить программу MS Access можно несколькими способами:

1. Запуск с помощью Главного меню Windows: Пуск/Программы/Microsoft Office/MS Access.

2. Запуск с помощью ярлыка (на Панели инструментов или на Рабочем столе)

3.  Открыв файл СУБД Access.

После запуска системы появляется главное окно программы MS Access (рисунок 1).

2

3

4

5

Рисунок 1. Окно Microsoft Access 2010

Рабочее пространство MS Access состоит из следующих областей:

1. Лента

2. Панель быстрого доступа

3. Вкладки, контекстные вкладки (главная, создание, внешние данные, работа с базами данных).

4. Группы команд (представление, буфер обмена, шрифт, текст RTF, записи, сортировка и фильтрация, найти).

5. Область переходов, в которой можно создавать группы

В приложении Access 2010 выбрав вкладку Файл можно перейти в представление Backtage, где можно открывать, сохранять, выводить на печать базы данных и управлять ими. Для выхода из представления Backtage необходимо открыть любую другую вкладку. Каждая вкладка содержит несколько групп, а каждая группа – набор родственных команд. Часто используемые команды можно добавить на панель быстрого доступа с помощью правой клавиши мыши, после нажатия которой появляется контекстное меню и выбирается команда Добавить на панель быстрого доступа. Набор команд на Ленте можно настраивать, создавая собственные вкладки и располагая кнопки в нужных группах. Для этого выберите вкладку Файл, диалоговое окно Параметры Access в списке Выбрать команды выбираем пункт Команды не на Ленте. Затем находим команду и добавляем ее на настраиваемую вкладку или в группу.

Задачи и команды

Задача	Расположение команд
Создание новых таблиц, форм и других объектов	Вкладка Создание, выберите команду для создания нужного объекта
Просмотр и изменение отношений в базе данных	Вкладка Работа с базами данных, в группе Отношения выберите команду Схема данных
Сохранение базы данных в формате другой версии приложения Access	Вкладка Файл, выберите команду Сохранить и опубликовать и в разделе Сохранить базы данных как щелкните необходимый формат
Импорт и экспорт данных	Вкладка Внешние данные, выберите нужный формат для импорта или экспорта.