- •Практическая работа в среде системы управления базами данных ms Office Access
- •Часть II
- •Запросы и отчеты в Microsoft Access
- •Введение
- •Создание простого запроса с помощью Мастера запросов
- •Цель: вывести фио пациентов, отделения и предоставляемые услуги
- •Изменение запроса с помощью Конструктора запросов
- •Цель: убрать из запроса «Пациенты и их диагнозы» фио врачей и расположить пациентов в алфавитном порядке, а также скрыть тип диагноза и добавить режимы
- •Цель: добавить в запрос «Предоставляемые услуги» фио врачей и расположить пациентов в алфавитном порядке
- •Создание запроса на выборку с помощью Конструктора
- •Цель вывести всех пациентов по отделениям
- •Создание запроса на выборку с условиями
- •Цель вывести всех пациентов, которые лежат в одном отделении, например в отделении реабилиталогии
- •Цель: вывести пациентов, для которых фамилия начинается с одной из букв от «в» до «л».
- •Создание запросов с параметрами
- •Цель: вывести пациентов, которым прописано определенное лекарство, причем при выполнении запроса оператор может выбирать название лекарственного препарата.
- •Создание вычисляемых полей в запросах
- •Цель в запросе «Лекарственный препарат для пациентов» рассчитать количество лекарственного препарата для всех пациентов
- •Вычисляемое поле можно создать с помощью Построителя выражений.
- •Передача результатов запроса в другие приложения
- •Цель: передать информацию запросов в Microsoft Word и Microsoft Excel
- •Создание форм бд
- •Создание отчета с помощью Мастера отчетов
- •Цель создать отчет, в котором указаны все пациенты на определенном отделении (например, реабилитация).
- •Цель составить отчет по всем болезням для каждого пациента
- •Цель составить отчет об общем расходе лекарственного препарата
- •Преобразование отчета в формат документов Word и Excel
Кафедра физики, математики и информатики ПСПбГПМУ им. И.П. Павлова
Практическая работа в среде системы управления базами данных ms Office Access
РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ «ЛПУ»
Часть II
Санкт–Петербург
2014
Запросы и отчеты в Microsoft Access
Введение 2
3
Создание простого запроса с помощью Мастера запросов 3
Изменение запроса с помощью Конструктора запросов 5
Создание запроса на выборку с помощью Конструктора 9
Создание запроса на выборку с условиями 10
Создание запросов с параметрами 11
Создание вычисляемых полей в запросах 12
Вычисляемое поле можно создать с помощью Построителя выражений. 13
Передача результатов запроса в другие приложения 14
Создание отчета с помощью Мастера отчетов 16
Преобразование отчета в формат документов Word и Excel 20
Введение
Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных предметной области. Основными инструментами обработки данных являются сортировка, фильтр и запрос.1 Сортировка – это упорядочение данных по некоторому признаку. Различают два вида сортировки: по возрастанию и по убыванию. Группировка – разновидность сортировки, позволяет объединить в группы поля с одинаковыми значениями. Например, все пациенты в соответствии с названием отделения разделяются по группам.
Фильтр – это условие, по которому производится поиск и отбор записей. Существует простой фильтр и расширенный, который позволяет задать сложные условия отбора информации, а также сортировку по нескольким параметрам.
Запрос позволяет производить сортировку, фильтрацию, объединение данных из разных источников, преобразование данных и сохранение результатов для дальнейшего использования.2 Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access.
Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем.
Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т.е. объединять таблицы.
Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.
Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).
Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения
Запрос в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных и может многократно повторяться. Запросы на выборку содержат конкретные значения дат, названий, имен и т.д. Если требуется повторить такой запрос с другими значениями в условиях отбора, его нужно открыть в режиме Конструктора, изменить условие и выполнить. Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами. Создание запросов интересно не только тем, что можно в виде одной таблицы представить данные из нескольких связанных таблиц и отобрать нужные записи из этих таблиц. Можно создавать столбцы в запросе, которые являются результатом вычислений над значениями других столбцов. Такие столбцы называются вычисляемыми. Простейшим примером вычисляемого поля в запросе может быть поле, которое объединяет имя и фамилию человека.
В MS Access имеются возможности быстрой передачи результатов запросов в другие приложения Microsoft Office.
Одной из важнейших функций, которые обычно предоставляют СУБД, является возможность создания различных форм представления выходной информации –отчетов. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и распечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, информацию можно сгруппировать по заданным признакам, ввести итоговые поля подсчета записей по группам и по всей базе данных.