Завдання 6. Електронні примітки

Возможности программы Microsoft Outlook 2007 предусматривают создание и хранение любого количества необходимых заметок. Режим работы с заметками представляет собой аналог обычного блокнота, в котором делают какие-то пометки, записи, напоминания, фиксируют интересные идеи и т. д.

Чтобы перейти в режим работы с заметками, выполните команду главного меню Переход → Заметки. Интерфейс программы в режиме работы с заметками представлен на рис.10.

Рис.10. Окно программы для работы с заметками в Microsoft Outlook 2007

В режиме работы с заметками отображается перечень созданных ранее заметок. Если до настоящего момента вы не создавали заметки, то рабочая область интерфейса программы будет пустой.

Для создания новой заметки предназначены команды главного меню Файл → Создать → Заметка или Действия → Создать заметку. Чтобы перейти в режим редактирования заметки, достаточно дважды щелкнуть на ней кнопкой мыши или выполнить команду Открыть, расположенную в контекстном меню. При выполнении любого из перечисленных действий открывается окно ввода и редактирования заметки, изображенное на рис.11.

Рис.11. Режим редактирования заметки

В нижней части окна заметки проставлены дата и время ее создания. При необходимости можно отключить отображение даты и времени. Для этого выполните команду главного меню Сервис→ Параметры, затем в открывшемся окне перейдите на вкладку Дополнительно и нажмите кнопку Дополнительно. В результате откроется окно Дополнительные параметры, в котором для отключения отображения нужно снять флажок Показывать время и дату в заметках.

При необходимости текст, содержащийся в заметке, можно с помощью буфера обмена перенести в какой-либо документ либо в электронное письмо и т. д.

Используйте для заметок разных типов различные цвета фона окна заметки и ее значка.

Завдання 7. Планування зустріч та подій за допомогою Календаря

Как известно, современный деловой человек часто присутствует на различного рода встречах и мероприятиях. Нередко целый рабочий день посвящается тому, что приходится с кем-то встречаться, вести какие-то переговоры, куда-то ехать и т. д.

В программе Microsoft Outlook 2007 для ввода, редактирования и хранения информации о подобных мероприятиях предназначен режим работы Календарь.

Для перехода в режим работы Календарь выполните команду главного меню Переход→ Календарь либо нажмите кнопку Календарь, которая находится в области переходов. Интерфейс программы в режиме работы Календарь представлен на рис.12.

Рис.12. Окно программы для работы в режиме Календарь

В верхней части рабочей области отображается выбранная в календаре дата (на рис.12 выбрана дата – 30 апреля 2008 г.). Слева находится календарь, в котором текущая дата выделена квадратиком (на рис.12 текущая дата – 30 апреля).

В центральной части рабочей области показывается список запланированных мероприятий на ту дату, которая указана в календаре (щелкая кнопкой мыши на разных датах, можно быстро просмотреть перечень запланированных мероприятий на любой день).

Для ввода информации о новой встрече необходимо выполнить команды главного меню Файл→ Создать → Встреча и Действия→ Создать встречу. Чтобы перейти в режим редактирования информации о введенной ранее встрече, дважды щелкните на ней кнопкой мыши или выберите пункт Открыть контекстного меню. При выполнении любого из перечисленных действий открывается окно ввода и редактирования встречи, изображенное на рис.13.

Рис.13. Режим редактирования данных о встрече

Чтобы ввести информацию о встрече, перейдите в режим Встреча. Для этого нажмите кнопку на вкладке Встреча в группе Показать.

Определите тему предстоящей встречи. В поле Тема введите текст, который будет кратко характеризовать суть предстоящей встречи, например: Плановое совещание, Обсуждение графика поставок и т. д.

В поле Место укажите конкретное место проведения предстоящей встречи. Любой текст, который вы вводите в поле Место, автоматически добавляется в раскрывающийся список и впоследствии доступен для выбора. Примеры: Головной офис, Зал брифингов, «Вернисаж» и т. д.

Из списка Начало выберите дату начала встречи. Время начала встречи выберите из списка либо введите с клавиатуры. Аналогичным образом в поле Конец укажите дату и точное время окончания встречи.

Если установлен флажок Целый день, то данная встреча автоматически будет преобразована в событие. При установленном данном флажке становятся недоступными поля, предназначенные для ввода точного времени начала и окончания мероприятия.

В поле Показать как (вкладка Встреча, группа Параметры) можно указать информацию о вашей занятости для пользователей, просматривающих ваше расписание. Из списка выберите один из следующих вариантов: Свободен, Под вопросом, Занят или Нет на работе.

В большое текстовое поле, расположеное в нижней части окна, можно ввести дополнительную информацию произвольного характера о предстоящей встрече. Например, информацию, раскрывающую суть встречи, либо те или иные аспекты предстоящей встречи (особенности собеседника, нежелательные для обсуждения темы и т. д.).

В программе Outlook 2007 событие – это мероприятие, которое по времени продолжается не менее 24 часов, а встреча – это мероприятие, которое продолжается не более 24 часов.

Для удаления текущей встречи, находясь в окне редактирования, выполните команду меню Кнопка «Office» → Удалить.

Если для проведения встречи приглашаются лица либо привлекаются дополнительные ресурсы, то она называется собранием. Информацию о собрании вводят в окне редактирования в режиме Планирование (рис.14).

Рис.14. Планирование собрания

Список участников предстоящего собрания формируется в поле Все участники. Чтобы добавить в это поле нового участника, щелкните кнопкой мыши в ячейке Щелчок добавит имя и введите фамилию участника.

В поле Время начала укажите дату начала проведения собрания, а правее от этого поля – конкретное время начала встречи. Требуемую дату задают в календаре, который открываются нажатием кнопки выбора. Время начала встречи выбирают из раскрывающегося списка либо вводят с клавиатуры. Аналогичным образом в поля Время окончания вводят дату и точное время окончания собрания.

Как отмечалось выше, мероприятие, которое занимает более 24 часов, называется событием. Чтобы ввести информацию о предстоящем событии, в режиме Календарь (см. рис.12) выполните команду главного меню Действия → Создать событие на целый день либо команду Создать событие на целый день контекстного меню. В результате откроется окно, изображенное на рис. 13 и 14 (соответственно режимы Встреча и Планирование). Ввести информацию о событии вы можете таким же образом, как и информацию о встрече. Единственное условие, чтобы программа распознала мероприятие как событие (а не как встречу), – флажок Целый день должен быть установлен. При создании события вкладка Встреча в окне редактирования меняет свое название на Событие.