Завдання 5. Планування задач
Возможности программы Microsoft Outlook 2007 предусматривают ввод, редактирование и хранение информации о любых стоящих перед вами задачах (делах, действиях и т. д.). Они могут быть связаны как с выполнением служебных обязанностей (например, «Провести переговоры», «Организовать совещание» и т. д.), так и с личными, бытовыми, семейными и иными делами («Отвезти тещу на дачу», «Заехать в автосервис» и т. д.).
Для перехода в режим работы с задачами выполните команду главного меню Переход → Задачи, либо в области переходов нажмите кнопку Задачи. В результате откроется перечень введенных ранее задач (рис.7).
Рис. 7. Список актуальных задач
Для каждой введенной задачи в соответствующих колонках отображаются ее тема (краткая формулировка), срок исполнения и папка, в которой она находится.
Для ввода в программу новой задачи выполните команду главного меню Файл → Создать→ Задача или Действия→ Создать задачу. Чтобы перейти в режим редактирования имеющейся задачи, дважды щелкните на ней кнопкой мыши или выполните команду Открыть контекстного меню. При выполнении любого из перечисленных действий открывается окно ввода и редактирования задачи, изображенное на рис.8. Данное окно имеет уже известную вам структуру Office 2007: в нем есть Кнопка «Office», Панель быстрого доступа, лента Microsoft Outlook 2007, иные знакомые вам инструменты. Все основные сведения о задаче следует вводить в режимах Задача и Подробно, которые включают с помощью соответствующих кнопок на вкладке Задача (на рис.8 активизирован режим Задача).
Рис.8. Окно ввода и редактирования задачи
Список актуальных задач отображается автоматически при каждом запуске программы в режиме работы Outlook сегодня (см. рис.1).
В режиме Задача в поле Тема с клавиатуры введите произвольное название задачи, либо ее тему, либо краткую формулировку, отражающую ее суть. Введенное в данное поле значение будет отображаться для этой задачи в списке задач (см. рис.7) в столбце Тема задачи.
В поле Срок укажите крайний срок решения задачи (введенное в данном поле значение будет отображаться для этой задачи в списке задач, см. рис.7, в столбце Срок), а в поле Дата начала – дату, когда необходимо приступить к решению задачи.
Из раскрывающегося списка Состояние выберите текущее состояние (статус) данной задачи; по мере решения задачи значение этого поля можно изменять в соответствии с новым статусом задачи. Любая задача может принимать одно из следующих состояний: Не началась, Выполняется, Завершена, В ожидании или Отложена. Если задаче установлен статус Завершена, то в списке задач она будет зачеркнута.
В поле Важность укажите степень важности текущей задачи. Из раскрывающегося списка следует выбрать один из трех вариантов: Низкая, Обычная и Высокая. По умолчанию данному полю присвоено значение Обычная.
Возможности программы предусматривают настройку и выполнение оповещений (напоминаний) о предстоящей задаче в конкретный момент времени. Например, если задача должна быть выполнена (или должно начаться ее выполнение) в среду в 9:00, то можно сделать так, что, например, во вторник в 18:00 (в конце рабочего дня) или в среду в 8:45 (перед началом рабочего дня) программа автоматически выдаст оповещение-напоминание о предстоящей задаче.
Чтобы выполнить такую настройку, установите флажок Напоминание, затем в расположенном справа поле укажите дату, когда должно появиться оповещение (значение выберите из раскрывающегося списка в календаре), и точное время оповещения (значение можно либо выбрать в раскрывающемся списке либо ввести с клавиатуры). В результате в назначенное время программа выдаст визуальное оповещение-напоминание о предстоящей задаче. Чтобы это оповещение сопровождалось звуковым сигналом, нажмите кнопку, расположенную справа от поля ввода времени. В результате откроется окно, которое показано на рис.9.
Рис.9. Настройка звукового напоминания
В данном окне установите флажок Использовать этот звук, затем нажмите кнопку Обзор и в открывшемся окне Файл звука напоминания по обычным правилам Windows укажите путь к файлу, который должен быть воспроизведен. Выполненные настройки вступят в силу после нажатия кнопки ОК.
В поле Ответственный автоматически отображается имя человека, который создал текущую задачу. Если задача будет отправлена другому лицу, то после получения задачи значение поля Ответственный соответствующим образом изменится автоматически.
В режиме Подробно при необходимости можно указать некоторые дополнительные параметры текущей задачи. Для этого предназначены перечисленные ниже поля.
• Дата завершения – в этом поле указывают дату выполнения текущей задачи. После того как данное поле заполнено, поле Состояние в режиме Задача (см. рис.8) автоматически примет значение Завершена.
• Объем работ – в данном поле при необходимости задают предполагаемый объем времени, который может потребоваться для выполнения текущей задачи.
• Реально затрачено – это поле заполняют, после того как задача завершена. Здесь указывают количество времени, которое реально было затрачено на решение данной задачи.
• Расстояние – в данном поле можно задать расстояние (в километрах), которое пришлось преодолеть для выполнения задачи. Например, если вы летали на семинар из Санкт-Петербурга в Красноярск, то здесь можно указать расстояние от Санкт-Петербурга до Красноярска.
• Расходы – это поле предназначено для ввода информации о расходах, которые пришлось понести для выполнения данной задачи. Например, если вы летали на семинар из Санкт-Петербурга в Красноярск, то в данном поле можно указать сумму стоимости авиаперелета и командировочных расходов.
• Организация – в данное поле вводят названия организаций, с которыми было связано выполнение текущей задачи. Количество названий может быть любым, в зависимости от потребностей пользователя; при вводе их нужно разделять точкой с запятой.
Все изменения, выполненные в окне ввода и редактирования задачи, вступают в силу после нажатия кнопки Сохранить и закрыть, которая расположена слева вверху окна (см. рис.8) на вкладке Задача и доступна в обоих режимах.