Лабораторна робота

Тема: Запуск програми Microsoft Outlook 2007. Інтерфейс програми. Створення щоденника роботи. Відправка та отримання пошти. Сортування пошти, ведення календаря, планування завдань.

Мета:

Назначение и функциональные возможности

Microsoft Outlook – один из самых популярных органайзеров и почтовых клиентов. Это во многом обусловлено его широкими функциональными возможностями и наличием авторитетного разработчика (компания Microsoft).

Программа Microsoft Outlook 2007 обладает широкими функциональными возможностями, которые кратко можно сформулировать следующим образом:

• выполнение функций персонального органайзера;

• работа с электронной почтой (создание, редактирование, получение, отправка электронной корреспонденции с возможностью ее хранения в любом количестве папок);

• систематизация и наглядное представление текущих дел, задач и мероприятий;

• ведение адресной книги с возможностью группировки контактов в тематические группы и отражения всей необходимой информации по каждому контакту;

• ведение списка актуальных задач;

• возможность автоматического напоминания о предстоящих делах и мероприятиях, причем режим напоминания пользователь может настраивать по своему усмотрению;

• ведение любых необходимых заметок.

Помимо перечисленных задач, с помощью программы Microsoft Outlook 2007 можно выполнять и другие задачи, в зависимости от потребностей пользователя.

Завдання 1. Ознайомлення з інтерфейсом користувача

Для запуска Microsoft Outlook 2007 выполните команду Пуск → Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office Outlook 2007. В результате откроется окно программы, изображенное на рис. 1

Рис. 1. Программа Microsoft Outlook 2007

В верхней части окна находится главное меню программы, включающее в себя следующие пункты: Файл, Правка, Вид, Переход, Сервис, Действия и Справка. Перечень команд, которые входят в состав пунктов главного меню, зависит от выбранного режима работы.

Под главным меню находится панель инструментов Стандартная; кроме нее в программе предусмотрено использование еще двух инструментальных панелей: Веб-узел и Дополнительно. Управляют отображением инструментальных панелей с помощью соответствующих команд подменю Вид → Панели инструментов. Вы можете самостоятельно настроить панель инструментов в соответствии со своими потребностями – для этого выполните команду Вид → Панели инструментов → Настройка.

В левой части интерфейса отображается область переходов. Ее удобно использовать для перехода в разные режимы работы приложения. Управляют отображением области переходов с помощью команд подменю Вид → Область переходов.

Примітка

Центральную часть интерфейса занимает рабочая область программы, содержимое которой зависит от выбранного режима работы. На рис. 1 показано содержимое рабочей области в режиме Outlook сегодня.

Внизу окна программы находится строка состояния. Чтобы отобразить ее, выполните команду главного меню Вид → Строка состояния.

Перед тем как приступить к полноценной эксплуатации программы, просмотрите и, при необходимости, отредактируйте параметры ее настройки.

Завдання 2. Налаштування органайзера

Для перехода в режим настройки параметров работы программы выполните команду главного меню Сервис → Параметры. Откроется окно, которое включает следующие вкладки: Настройки, Настройка почты, Сообщение, Орфография, Дополнительно и Почтовый антивирус (рис.2).

Рис.2. Окно настройки Microsoft Outlook

Основні параметры.

Нажав кнопку Параметры почты вкладки Настройки, вы перейдете в окно настройки параметров электронной почты. В нем, в частности, можно включить режим сохранения копии отправляемых сообщений в папке «Отправленные», режим включения в ответное и (или) пересылаемое сообщение текста исходного сообщения и др.

Нажав кнопку Нежелательная почта, вы откроете окно, в котором можете выполнить настройку антиспамового фильтра, сформировать и вести «черный» и «белый» список адресатов, а также настроить иные параметры, позволяющие бороться с нежелательными письмами.

В области настроек Календарь можно настроить параметры календаря (для перехода в режим работы с календарем нужно в главном окне программы (см. рис.1) в области переходов нажать кнопку Календарь или выполнить команду главного меню Переход → Календарь). Установив флажок Напоминание, вы включите режим автоматического напоминания о предстоящем событии, который будет использоваться по умолчанию. При установленном данном флажке справа открывается поле, в котором из раскрывающегося списка следует выбрать интервал времени между напоминанием и началом встречи (события). С помощью кнопки Параметры календаря переходят в режим расширенной настройки календаря. При этом открывается окно, которое показано на рис.3.

Рис.3. Параметры дополнительной настройки календаря

В области настроек Календарь рабочей недели следует указать параметры, с помощью которых программа сможет точно определять начало и конец рабочей недели и рабочего дня. В первую очередь укажите рабочие дни недели, установив соответствующие флажки (по умолчанию в программе заложена пятидневная рабочая неделя, см. рис.3). Из раскрывающегося списка 1-й день недели выберите день недели, с которого будет начинаться каждая рабочая неделя. В поле 1-я неделя года укажите программе, каким образом она должна определять первую рабочую неделю года. Из раскрывающегося списка можно выбрать один из трех вариантов: начинается с 1 января, 1-я неделя из 4-х дней и первая полная неделя.

Из раскрывающихся списков Время начала и Время конца выберите соответственно время начала рабочего дня и время его окончания. По умолчанию в программе установлено время начала рабочего дня – 8:00, а время его окончания – 17:00.

Если установлен флажок показывать номера недель (этот флажок находится в области настроек Параметры календаря (см. рис.3), то в программном календаре напротив каждой недели будет отображаться ее номер в текущем году (от 1 до 52).

Если установлен флажок разрешать участникам предлагать другое время собрания, то при работе в сети другие участники собрания смогут в удаленном режиме предлагать вам другое время проведения собрания; при снятом флажке такая возможность отсутствует. В поле Использовать при предложении нового времени укажите, как программа должна реагировать на поступившее предложение. Возможен выбор одного из трех вариантов: Под вопросом (в данном случае пользователь самостоятельно определяет, принимать предложение или нет), Принять (предложение будет принято) или Отклонить (предложение будет отклонено).

В программе реализована возможность настройки оповещений о задачах, срок выполнения которых назначен на сегодняшний день. Для этого в окне Параметры (см. рис.2) в области настроек Задачи из раскрывающегося списка Время напоминания выберите время, когда будет выполнено оповещение. По умолчанию в данном поле установлено значение 8:00.

При необходимости можно выполнить расширенную настройку задач. Для перехода в соответствующий режим нажмите кнопку Параметры задачи. Откроется окно Параметры задач, которое, показано на рис.4.

Рис. 4. Параметры расширенной настройки задач

В полях просроченные и завершенные выберите цвет, которым будут обозначаться соответственно просроченные и завершенные задачи. По умолчанию для просроченных задач установлен красный цвет, а для завершенных – серый.