Тема 3 організація нормативно-довідкової інформації

План лекції

1. Нормативно-довідкова інформація та її класифікація

2. База знань та її місце в інформаційному забезпеченні

3.1. Нормативно-довідкова інформація та її класифікація

Значне місце в інформаційній системі належить нормативно-довідковій інформації (НДІ). Нормативна інформація являє собою сукупність норм, кошторисів, нормативів, цін, розцінок, тарифів, процентних ставок та значень інших величин, обчислених до початку формування бухгалтерської інформації в процесі технічної підго­товки виробництва, ціноутворення тощо. Специфіка інформації об'єктів обліку зумовлює потребу групування НДІ за цими об'єктами (НДІ для обліку основних засобів, обліку виробничих за­пасів тощо). Кожна з характеристик об'єкта також має свої характе­рні риси і повинна по змозі мати однакове подання. За призначен­ням НДІ використовується для ідентифікації одиниць інформації, інформаційно-пошукової мети, формування характеристик об'єктів обліку, забезпечення інформаційних взаємозв'язків, розрахунків. Залежно від призначення НДІ групується в різні інформаційні сукуп­ності: за структурою побудови вона може бути подана у вигляді списку, таблиці або в лінійному вигляді; за сферою застосування розрізняють універсальну і спеціальну НДІ; за джерелами форму­вання — первинну і похідну. Універсальна НДІ придатна для вико­ристання в кількох автоматизованих інформаційних системах. У вужчому розумінні (з погляду бухгалтерського обліку, контролю та аналізу) універсальна НДІ обслуговує функціонування всіх обліко­вих завдань.

Універсальна НДІ може бути загальнодержавною і загальносистемною. Спеціальну НДІ використовують для вирішення конкрет­них завдань або певного комплексу завдань. До спеціальної НДІ відносять локальні класифікатори і словники, до первинної — дані облікового та нормативного характеру. Похідна НДІ формується на основі первинної НДІ внаслідок її перетворення. Первинну і похідну НДІ, яка використається без будь-якого попереднього доопрацю­вання, у межах бухгалтерського обліку називають базовою НДІ. Не­обхідно, щоб вся НДІ, яка формується іншими автоматизованими системами, для вирішення облікових завдань подавалася в готовому до використання вигляді, що не потребує її перетворення. Вона має бути базовою НДІ. Проте в інформаційній системі обліку, контролю та аналізу застосовується НДІ, яка формується лише для вирішення облікових, контрольних і аналітичних завдань. Одним із основних елементів інформаційної системи обліку, контролю та аналізу є до­відник облікових номенклатур (план рахунків) і довідник типових господарських операцій (кореспонденція бухгалтерських рахунків).

Автоматизація контирування бухгалтерських записів — це про­цес, спрямований на встановлення відповідності опису первинних господарських операцій, які відображають зміни в об'єктах госпо­дарської діяльності підприємств, кореспонденціям балансових ра­хунків, субрахунків і кодів аналітичного обліку.

Процес відображення кореспонденції бухгалтерських рахунків за­безпечує відповідність описів первинних господарських операцій, що відображають зміни в об'єктах господарської діяльності підприємств, кореспонденціям балансових рахунків, субрахунків і кодів аналітичного обліку. Для формування процесу автоматизації кореспонденції бухгалтерських проведень необхідно вжити таких заходів:

1) визначити перелік застосовуваних на підприємстві балансових рахунків, субрахунків і кодів аналітичного обліку;

2) визначити кореспонденції балансових рахунків і виявити відпо­відний їм набір регламентованих операцій, установивши бухгалтерсь­кі проведення, які мають кілька дебетових і кредитових рахунків;

3) виявити операції, які потребують спеціальних констант для автоматизованих розрахунків. Так, для автоматизованого визначен­ня суми ПДВ необхідно передбачити такі константи: дебет рахунка 51 — кредит рахунка 46 на суму реалізації без ПДВ 10 000 грн.; де­бет рахунка 46 — кредит рахунка 68 на суму ПДВ 2000 грн. (10000 х 0,20 == 2000). Використання констант дає змогу діставати автома­тизовану інформацію під час здійснення різних видів відрахувань і розрахунків;

4) розробити спеціальні процедури автоматизованих розрахунків за окремими операціями (наприклад, розрахунок амортизаційних відрахувань та ін.). Ці розрахунки здійснюються окремо і забезпе­чують точне і своєчасне формування інформації;

5) сформувати в діалоговому режимі аналітичний облік за всіма господарськими операціями і відбити його в бухгалтерських прове­деннях;

6) сформувати довідник типових господарських операцій. Цей довідник має вигляд дерева, відгалуження якого описують певні го­сподарські операції і мають бухгалтерські проведення. Складання в інформаційній системі довідника типових господарських операцій потребує поділу господарських операцій за ступенем впливу їх на баланс підприємства. Автоматизоване відображення бухгалтерських проведень здійснюється на основі господарської операції і ознак, які характеризують цю господарську операцію.

Отже, автоматизація бухгалтерських проведень в автоматизова­ній системі обліку, контролю та аналізу дає змогу:

• забезпечити повну відповідність номенклатури об'єктів облі­ку необхідному рівню узагальнення інформації;

• автоматизувати процес відображення господарських операцій на машинних носіях;

підвищити оперативність обліку;

зменшити трудомісткість алгоритму складання балансу та звіт­ності;

автоматизувати процес розрахунків показників;

здійснювати введення інформації на місці її виникнення;

спрощувати схему документообігу на підприємстві;

безпомилково формувати бухгалтерські проведення;

раціоналізувати працю бухгалтерів.

Коди рахунків і субрахунків розробляються на основі діючого та робочого плану рахунків бухгалтерського обліку. Для всіх рахунків встановлюється спільна система кодів, за якої 1 -й і 2-й знаки семи-цифрового коду рахунка означають номер синтетичного рахунка згідно з діючим планом рахунків, 3-й знак означає субрахунок або іншу згруповану ознаку аналітичного обліку, решта знаків призна­чені для деталізації позицій об'єктів аналітичного обліку. Так, для рахунків, де об'єкти аналітичного обліку групують за однією озна­кою (наприклад, за табельним номером працівника), усі чотири зна­ки (з 4-го по 7-й) відводяться для цього показника. Якщо в аналіти­чному обліку необхідно відобразити два показники, то 4-й і 5-й знаки, як правило, використовуються для позначення показника 1-го поряд­ку, а 6-й і 7-й — для розшифрування або деталізації за додатковою ознакою (аналітичний облік 2-го порядку). Коди мають максимально відображати показники, необхідні для складання періодичної і річної звітності, а також передбачати найбільші можливості використання аналітичних даних для прийняття управлінських рішень.

Кожний синтетичний рахунок характеризується таким набором ознак: тип рахунка (активний, пасивний; тип сальдо (дебетове, кре­дитове); статус рахунка (закритий, відкритий); аналітичний облік. Тип рахунка вказує на відношення рахунка до балансу. Активний рахунок вказує на належність до активної частини балансу, його са­льдо завжди дебетове, тобто кредитове сальдо свідчить про наяв­ність помилки. Пасивний рахунок вказує на належність до пасиву балансу, його сальдо завжди кредитове, а дебетове сальдо свідчить про наявність помилки. Статус рахунка характеризує його стан: ра­хунок може бути відкритим або закритим. Відкритий рахунок дає змогу виконувати будь-які операції. Закриті рахунки слугують лише для збору інформації за нижчими рівнями. Поряд зі зведеними (син­тетичними) даними дуже важливо мати докладні (аналітичні) дані. Ці дані можна дістати з аналітичних рахунків,

Аналітичні і синтетичні рахунки бухгалтерського обліку взає­мозв'язані, оскільки на аналітичних рахунках відображуються ті са­мі господарські факти — операції, що й на синтетичних, але з більш подрібненим економічним групуванням. Загальні підсумкові дані записів в аналітичних рахунках мають відповідати підсумковим да­ним записів у синтетичних рахунках. Аналітичні рахунки ведуться за тими синтетичними рахунками, де потрібно розкрити об'єкт об­міну та зміст зазначених узагальнених сум.

Аналітичні рахунки за своїм складом в умовах автоматизованої обробки інформації поділяють на три порядки. Аналітичні рахунки 1-го порядку відкривають безпосередньо на синтетичних рахунках або на субрахунках. Вони ведуться лише на відкритих синтетичних рахунках або на субрахунках. З кожним відкритим синтетичним рахунком (субрахунком) може бути пов'язаний тільки один список аналітичних рахунків, причому цей список є унікальним. Аналітичні рахунки 2-го і 3-го порядків мають багатосторонню будову, причо­му кожна аналітична ознака має заздалегідь визначене призначення, правила та формат введення. Облік у розрізі аналітичних даних є внутрішньогосподарським (управлінським). Під час складання звіту інформація за аналітичними рахунками до системи фінансового об­ліку не передається, туди вносяться узагальнені дані в цілому по синтетичному рахунку або субрахунку.