4.4. Напрями удосконалення первинного обліку

Одним із важливих напрямків удосконалення первинного обліку є використання штрихового коду, який проставляють на матеріаль­них цінностях, товарах, готовій продукції.

Використання штрихового коду дає змогу побудувати нову автома­тизовану систему формування первинних даних і відкриває новий під­хід до вдосконалення методології первинного обліку на підприємствах.

Штрихове кодування є одним із типів автоматизованої ідентифі­кації, що ґрунтується на методі оптичного зчитування інформації.

Метою штрихового кодування інформації є відображення ін­формаційних властивостей товарів, які забезпечують реальну мож­ливість відстежувати їх рух до споживача, чим забезпечується під­вищення ефективності управління підприємством.

Штриховий код присвоюється одиницям обліку відповідно до нормативних документів національної нумерувальної організації або згідно з рекомендаціями Міжнародної організації Північної Америки, що відповідає за присвоєння коду. Існують групи товарів (матеріаль­них цінностей, готової продукції), на яких може проставлятися так званий внутрішній штриховий код, що є унікальним лише для певно­го середовища і використовується виключно в ньому. За допомогою штрихових кодів на місці відвантаження, продажу, відпуску матері­альних цінностей (готової продукції, товару) формуються первинні облікові дані без письмового оформлення первинної інформації. Це досягається визнанням штрихових кодів і автоматизованим форму­ванням на АРМ бухгалтера необхідної первинної інформації. Завдяки цьому організується безпаперове оформлення господарської операції з чітким формуванням інформації в інформаційній базі і з відобра­женням особи, відповідальної за первинну господарську операцію. Штрихові коди за допомогою спеціальних лічильних засобів перетво­рюються на необхідну первинну інформацію.

Для відокремлення штрихового коду від носіїв інформації вико­ристовують сканувальні пристрої різного роду: контактні олівці та сканери, лазерні сканери і мобільні термінали, які зчитують інфор­мацію на відстані.

У результаті введення інформації до інформаційної бази з викорис­танням нормативно-довідкової інформації визначається вартість мате­ріальних цінностей, готової продукції або товару, а також доповнюють­ся сталі показники. У разі потреби форма введених даних може бути відображена на дисплеї або на друкувальному пристрої.

Лічильні прилади можуть застосовуватися як у місцях зберігання продукції (склади, комори, цехи, ділянки тощо), так і в місцях її ре­алізації та відпуску. Описана технологія дає змогу автоматизувати процес оформлення й уведення первинних даних і є найбільш прогресивною для впровадження її на кожному підприємстві України. Така технологія формування облікових даних може застосовуватися і під час інвентаризації товару, готової продукції та матеріальних цінностей.

Тема 5 організація вихідної інформації

План лекції

1. Принципи організації автоматизова­ного формування вихідної інформації

2. Напрямки організації процесів формування документів і підготовки первинної інформації

3. Вимоги до організації процесу документування первинної облікової ін­формації

4. Напрями удосконалення первинного обліку