4.3. Методика анализа отклонений при исполнении бюджетов

4.3.1. Организация ведения учета отклонений

Система планирования на предприятии позволяет обеспечить реализацию не только функции управления (определение целевых показателей деятельности предприятия и путей их достижения), но и функции контроля – наблюдения за процессом реализации планов и выявления возникших отклонений.

Оперативное и итоговое выявление отклонение фактических показателей деятельности коммерческой организации от их плановых значений и их анализ с целью установления причин и виновников отклонений является наиболее эффективным инструментом формирования информации для принятия управленческих решений.

На крупных предприятиях со сложной структурой для формирования плановых и отчетных показателей выделяют центры ответственности для которых формируются планы и которые отчитываются за результаты их выполнения. Эти центры ответственности называются центрами финансовой отчетности.

Для использования информации об исполнении бюджетов при принятии управленческих решений применительно к реально функционирующему коммерческому предприятию должен быть разработан, формализован и в установленном порядке утвержден для обязательного исполнения определенный регламент ведения учета и анализа отклонений, который включает следующие элементы:

1. Определение методик выявления фактических величин потребления всех видов ресурсов, отклонений фактической величины затрат от их нормативных величин, а также лиц, ответственных за реализацию этих методик.

Подходы к установлению методов определения фактических величин расходов зависят, в первую очередь, от вида производственных ресурсов и характера производства. Методика учета затрат в управленческом учете, как правило, соответствует методам бухгалтерского ( в первую очередь первичного и аналитического) учета расходов и калькулирования себестоимости готовой продукции, применяемым в организации.

2. Утверждение форм документов, используемых для отражения информации о фактическом потреблении производственных ресурсов, а также порядка формирования и представления первичных отчетов о фактическом исполнении бюджетов.

3. Выбор методики анализа зафиксированных отклонений в целях установления причин и виновников отклонений, а также последствий возникших отклонений.

4. Установление порядка регулирования возникших отклонений в виде перечня заранее определенных действий в стандартных ситуациях, направленных на восстановление нормального хода производственного процесса и предотвращение возникновения подобных отклонений.

Подобный перечень сегментируется по видам потребляемых ресурсов и строится с учетом величин, причин и виновников отклонений.

5. Утверждение периодичности и порядка формирования итоговых отчетов, которые могут формироваться в различных аналитических разрезах. Например, по причинам отклонений, виновникам отклонений, видам и статьям затрат, по видам продукции.

При формировании отчетов об исполнении планов и проведении контроля за их выполнением должны соблюдаться следующие принципы:

- сочетание текущего и итогового контроля. Итоговый контроль позволяет оценить работу лиц, ответственных за исполнение бюджетов, по окончанию планового периода и создает предпосылки для проведения изменений в деятельности предприятия. Текущий контроль проводится в течение планового периода и позволяет оперативно обнаруживать отклонения от нормального хода деятельности и реагировать на них.

- обеспечение контроля исполнения планов по предприятию в целом и по отдельным центрам финансовой отчетности. Это позволяет оценивать результаты деятельности отдельных структурных подразделений и определять факторы, сказавшиеся на результатах деятельности всего предприятия.

- установление причин и виновников отклонений от исполнения плана. Отчет должен содержать информацию о причинах возникших отклонений (о факторах, вызвавших данное отклонение) и о должностных лицах (виновниках), вследствие действия (бездействия) которых возникло отклонение или способных указать (повлиять) на причину отклонения. Желательно в отчетах разделять подконтрольные и неподконтрольные (регулируемые и нерегулируемые) для данного центра финансовой отчетности показатели.

- сочетание персональной и коллективной ответственности за исполнение планов. Ответственность должна быть распределена между всеми лицами, задействованными в их реализации. Степень ответственности должна находиться в прямой зависимости от возможности данного лица (менеджера центра ответственности) повлиять на результаты деятельности, то есть должен выполняться принцип соответствия ответственности и полномочий менеджера.

- рациональное закрепление контрольных показателей за ответственными лицами. Количество контрольных показателей должно быть оптимальным - достаточным для обеспечения реального контроля, но не чересчур трудоемким для отчитывающегося лица (принцип соотношения стоимости и полезности информации). Контрольные показатели должны быть реально подконтрольны отчитывающемуся лицу.

- рациональный формат отчетов. Структура отчетов и отчетные показатели должны соответствовать друг другу. Объем отчетных показателей должен быть достаточно кратким, чтобы выделять главное и достаточно подробным, чтобы предвосхитить возможные вопросы пользователя. Чем выше уровень получателя отчета в служебной иерархии, тем лаконичнее должен быть отчет. Если отклонения от плана отсутствуют, отчет готовится в краткой стандартной форме. При наличии существенных отклонений отчет детализуется с выделением факторов и виновников, вызвавших данное отклонение.