Поиск записей при помощи Формы
С помощью диалогового окна формы данных можно выполнять поиск нужных записей, задавая различные критерии поиска.
После нажатия кнопки Критерии на экране появится незаполненная форма с заголовками полей. Задайте в соответствующее поле ввода критерий
Поиск записей при помощи Формы
С помощью диалогового окна формы данных можно выполнять поиск нужных записей, задавая различные критерии поиска.
После нажатия кнопки Критерии на экране появится незаполненная форма с заголовками полей. Задайте в соответствующее поле ввода критерий
Сортировка данных
Записи в списке расположены хаотически, что значительно усложняет поиск нужных данных. Поэтому целесообразной является сортировка данных.
Сортировкой списка называется упорядочение его записей по возрастанию или убыванию значения одного или нескольких полей. Поле, по значению которого сортируется список, называется ключом(ключевым полем).
Для этого предназначена команда Сортировка во вкладке Данные на Ленте (Группа Сортировка и фильтр). В результате на экране появится диалоговое окно.
Кнопка Добавить уровень позволяет производить сортировку по нескольким уровням. Например, отсортировать список работников по Отделам, а в пределах каждого отдела отсортировать Фамилии по алфавиту:
Фильтрация данных
Поиск данных удобней осуществлять не с помощью формы, а при помощи фильтров, которые предоставляют ряд дополнительных возможностей.
Фильтрация отличается от сортировки тем, что в процессе фильтрации происходит не переупорядочивание записей а исключение из совокупности тех записей, которые не соответствуют заданным критериям.
Автофильтр
Наиболее простой и удобный способ фильтрации заключается в использовании Фильтра. В случае применения Фильтра на экране отображаются только те записи, которые соответствуют критериям отбора.
В первой строке рядом с заголовками каждого столбца появляется кнопка со стрелкой. С ее помощью можно открыть список , содержащий все значения полей в столбце. На экран будут выведены только те записи, которые соответствуют заданному критерию отбора.
Используя команду Текстовые (Числовые) фильтры можно настроить условия отбора:
Выбрав нужную команду, или нажав на команду Настраиваемый фильтр, можно открытьПользовательский автофильтр:
Предположим нас интересуют только в пределах Стоимости от 6000 до 10000. Воспользуемся строкойНастраиваемый фильтр. В результате откроется диалоговое окно Пользовательский Автофильтр
Списки, полученные вследствие фильтрации , а также столбцы в которых был применен фильтр, выделяются : номера отобранных записей(строк) окрашиваются в синий цвет.
Промежуточные итоги
Использование функции Итоги из меню Данные позволяет выполнять детальный анализ сводных показателей для групп данных, объединенных каким-нибудь общим признаком. Данные должны быть предварительно отсортированы!!!
Пусть требуется найти суммарную выручки по каждой книги
Предварительно отсортируем таблицу по наименованию товара:
Откройте окно Промежуточные итоги при помощи кнопки Промежуточные итоги на вкладке Данные
В поле При каждом изменении в: задайте Наименование товара В поле Операция задайте обобщающую функцию Сумма В поле Добавить итоги по: выберите поля Количество и Стоимость Итоги под данными помещают строки итогов под соответствующими данными
Обратите внимание на элементы структуры , появившиеся слева от таблицы Скрыть детали (свернуть таблицу) можно при помощи кнопки с изображением знака "минус" Кнопка со знаком "плюс " позволяет расшифровать данные более высшего уровня. Цифры обозначают уровни структуры
Щелкните по цифре 2, чтобы повысить уровень группировки
Щелкните по значку "плюс" и просмотрите подробные данные о продаже, определенной книги
При необходимости убрать итоги снова воспользуйтесь командой Промежуточные итоги и нажмите кнопку Убрать Все. Итоговые функции для промежуточных итогов Для подведения итогов данных списка можно использовать следующие операции. Укажите используемую функцию в раскрывающемся списке Операция диалогового окна Промежуточные итоги (команда Итоги, меню Данные).
|