Табличный процессор, так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

1. Ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

2. обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

3. вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

4. качественное оформление табличных форм представления данных;

5. многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

6. проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

7. проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций

Основные термины

 

Вводом называется операция внесения данных в пустую ячейку с клавиатуры

Редактированием называется операция изменения значений ранее введенных данных

Форматированием называется операция изменения представления данных на экране или в напечатанном документе без изменения  их значений

Выравниванием называется размещение материала в пределах ячейки, включая направление строки, ориентацию символов, выключку по горизонтали и вертикали и режим разбиения на строки.

Фоном называется сочетание цвета и узора, которым заполняется ячейка с целью ее визуального усиления

Текущей строкой (столбцом) называется строка (столбец) в котором расположена активная ячейка

Активной областью таблицы называется ее часть, заполненная данными

Блоком называется диапазон ячеек, граничащий только с пустыми ячейками или заголовками столбцов и строк

Границей называется прямоугольная рамка, обозначающая выделенную ячейку или диапазон

Ячейкой называется элементарный структурный элемент таблицы, служащий для хранения данных, имеющий адрес и две области - содержимого и отображаемую

Диапазоном называется компактная группа ячеек таблицы, имеющая прямоугольную форму

Выделением называется процедура выбора ячейки или ячеек для последующей работы с ними. Выделенные ячейки диапазона отображаются с затемненным фоном, активная ячейка диапазона сохраняет светлый фон

Переносом называется операция, при которой содержимое активной ячейки или выделенных ячеек (области источника) перемещается в другую ячейку или диапазон (область приемника)

Копированием называется операция, при которой содержимое области источника дублируется в область приемника

Формулой называется находящаяся в области содержимого ячейки строка, начинающаяся со знака равенства, и описывающая действия, выполнение которых приводит к вычислению значения, помещаемого в область отображения той же ячейки

Ссылкой называется часть формулы, указывающая, где располагаются данные, которые должны быть использованы вместо ссылки в процессе вычислений по формуле

Функция состоит из имени функции и следующего за ним списка аргументов, заключенного в круглые скобки

Аргументами называются величины, которые используются для вычисления значений функций

Возвращаемыми значениями называются величины, которые являются результатом вычисления функций

Функцией в Excel называется часть формулы, указывающая на необходимость выполнения стандартных вычислений

Относительными называются ссылки, которые при копировании в составе формулы в другую ячейку автоматически изменяются

Абсолютными называются ссылки, которые при копировании в составе формулы в другую ячейку не изменяются

Материнской строкой называется расчетная строка таблицы, формулы в которой составляются “вручную” (не копируются откуда-либо)

Маркером автозаполнения называется квадратик в правом нижнем углу границы выделенного диапазона.

Сортировкой списка называется упорядочение его записей по возрастанию или убыванию значения одного или нескольких полей. Поле, по значению которого сортируется список, называется ключом(ключевым полем).

Отфильтровать список - значит, скрыть (но не удалить!) в нем все строки, не отвечающие условию отбора (фильтрации).

Форма данных – диалоговое окно, в котором полям списка соответствуют поля ввода, и имеются кнопки для выполнения операций со списками.

Оптимальным решением называется совокупность входных параметров модели, при которых ее выходной параметр максимален или минимален

Строка состояния - место для вывода  сведений о текущем состоянии рабочей области и программы, и текущих подсказок

Строка формул - место для отображения и редактирования формул

Запуск приложения

Щелчком на кнопке панели Microsoft Office  

Щелчком на ярлыке Microsoft Excel с таким же рисунком, если он имеется на рабочем столе

При помощи меню: Пуск -> Все программы -> Microsoft Office -> Microsoft Excel

Щелчком на пиктограмме файла, содержащего книгу Microsoft Excel (при этом книга сразу открывается).

 

Структура рабочей книги

Таблицы , созданные в Excel, называются книгой. Каждая книга получает свое имя. . Книга состоит из листов   (на одном листе располагается одна таблица или диаграмма). Таблица состоит из строк и столбцов имеющих соответственноцифровое и буквенное обозначение. Строки обозначаются цифрами от 1 до 1048576. Столбцы обозначаются латинскими буквами от A до Z , затем от AA до ZZ и т.д. (максимальное количество столбцов - 16384).

На пересечении строки и столбца находится ячейка .Каждая ячейка имеет адрес, образующийся пересечением строки и столбца. Например, первая ячейка имеет адрес А1, так как находится в столбце А и строке 1.

Работа с рабочими листами

Перемещение по листам книги

Чтобы сделать лист активным, достаточно щелкнуть на его ярлычке.

Вставка рабочих листов в книгу :

1.      Выбрать тот лист, перед которым нужно вставить новый лист.

2.      Нажать на листе правую кнопку мышки.

3.      Из появившегося меню выбрать команду Вставить.

4.      В диалоговом окне выбрать ярлык «Лист»

Другой способ добавления листов в рабочую книгу:

 

Нажать на кнопку Вставить лист.

Удаление рабочих листов:

1.      Выбрать лист, который хотите удалить.

2.      Выбрать команду Удалить.

Переименование рабочего листа:

1.      Сделайте двойной щелчок левой клавишей мышки по названию листа, который хотите переименовать.

2.      Введите новое название.

Так же можно воспользоваться контекстным меню, выбрав команду Переименовать.

Перемещение рабочих листов:

1.      Выбрать лист, который необходимо переместить на новое место.

2.      Удерживая левую клавишу мышки, перетащите лист.

Копирование рабочих листов:

1.      Выбрать лист, который нужно скопировать.

2.      Удерживая клавишу CTRL и левую клавишу мышки, переместите лист на нужное место.

Перемещаться по листу, без изменения активной ячейки, возможно с помощью полос прокрутки.

Выделение ячеек и диапазонов

Ячейки и диапазоны

Ячейкой называется элементарный структурный элемент таблицы, служащий для хранения данных, имеющий адрес и две области - содержимого и отображаемую/

Диапазоном называется компактная группа ячеек таблицы, имеющая прямоугольную форму/

Выделением называется процедура выбора ячейки или ячеек для последующей работы с ними. Выделенные ячейки диапазона отображаются с затемненным фоном, активная ячейка диапазона сохраняет светлый фон.

 

Активные и выделенные ячейки

 

Прежде, чем что-то делать с ячейками, необходимо выделить одну из них или их группу.

Если выделена единственная ячейка, она становится активной и ее адрес появляется в поле имени в левом конце строки формул.

Хотя в любой конкретный момент времени активной может быть только одна ячейка, выделяя группы ячеек - диапазоны - часто удается ускорить выполнение операций с ними.

Выделение ячейки и диапазона

 

Для того, чтобы выделить одну ячейку, щелкните на ней мышью.

Для того, чтобы выделить диапазон установите указатель мыши в левый верхний угол диапазона, нажмите клавишу мыши и протащить мышь к правому нижнему углу

Выделение столбцов и строк.

 

Для выделения столбца или строки целиком выполняется щелчок по его заголовку.

Протаскиванием мыши по смежным заголовкам выделяются смежные строки илистолбцы.

 

Выделение группы диапазонов

 

При одновременном выделении нескольких диапазонов образуется группа диапазонов.

Первый диапазон группы выделяется обычным образом, а последующие - при нажатой клавише Ctrl

Выделение всей таблицы

Для выделения всей таблицы достаточно щелкнуть в области между обозначениями столбцов и строк.

Ввод данных Вводом называется операция внесения данных в пустую ячейку с клавиатуры. Для того, чтобы ввести в ячейку данные необходимо: 1.    Необходимо установить на ней указатель мыши 2.    Выполнить одинарный щелчок левой кнопкой мыши, при этом вокруг ячейки появится рамка. 3.    Ввести текст. Ввод чисел Числовые константы могут включать в себя только цифры и специальные символы: + - Е е ( ) . , % / Примеры числовых констант: 100,25           сто целых и двадцать пять сотых 25е3   двадцать пять тысяч 2Е-4   две десятитысячных (12)     минус двенадцать 2 2/3   два и две трети 7%      семь процентов или 0,07 Помните о том, что в мире существуют два варианта отделения дробных разрядов десятичной дроби от целой части - запятой и точкой При работе с русифицированной версией Excel запятая отделяет дробные разряды от целой части, а пробел разделяет между собой группы из трех разрядов целой части При работе с оригинальной не русифицированной версией Excel точка отделяет дробные разряды от целой части, а запятая разделяет между собой группы из трех разрядов целой части Ввод дат Константы, обозначающие даты, удобнее всего вводить как три числа, разделенные косой чертой (слэшем) или точкой Примеры: 10/12/1996    десятое декабря 1996 года 3.4.97                        третьего апреля 1997 года 3.4                  третьего апреля текущего года 2.05.07          второго мая две тысячи седьмого года Редактирование данных Редактированием называется операция изменения значений ранее введенных данных Редактирование содержимого ячейки 1.    Сделать ячейку активной ( щелчок мыши) 2.    Нажать <F2> или выполнить двойной щелчок мыши (появится текстовый курсор). 3.    Ввести исправления. 4.    Нажать <Enter>.   Или при помощи строки формул: 1.    Выбрать ячейку. 2.    Перемесить указатель в строку формул. 3.    Ввести данные. Удаление содержимого ячейки Первый способ: 1.    Выделить ячейку. 2.    Нажать клавишу DELETE   Второй способ:   1.    Щелкнуть правой клавишей мышки на ячейку. 2.    Выбрать из контекстного меню пункт «Очистить содержимое»   Третий способ:   При помощи блока Редактирование на Ленте

 Очистить все - удаляется и форматирование ячейки и содержимое ячейки

Очистить форматы - удаляется только форматирование ячейки

Очистить содержимое - удаляется только содержимое ячейки, формат ячейки остается неизменным.

Очистить примечания – удаляются только примечания, относящиеся к ячейке.

 

Удаление (добавление) пустых строк(столбцов)

Эта операция может быть необходима, например, в том случае, когда внутрь таблицы требуется добавить  информацию (новый товар, еще один столбец с характеристиками товара и т.д.).

 

Для добавления строки (столбца)

1. Выделите строку (столбец) перед которой необходимо вставить новую строку.

2. Нажмите на выделении правую клавишу мышки.

3. Из контекстного меню выберите команду Вставить.

Аналогичным образом можно удалить ячейки, строки или столбцы