12.1.4. Счета-фактуры в электронном виде. Формат, порядок выставления и получения (обмена)

Электронный формат счета-фактуры (в том числе корректировочного) >>>

Усиленная квалифицированная электронная подпись электронного счета-фактуры (в том числе корректировочного) >>>

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур (электронный документооборот счетов-фактур) >>>

Хранение электронных счетов-фактур (в том числе корректировочных) >>>

Электронный формат счета-фактуры (в том числе корректировочного)

В силу абз. 2 п. 1, п. 9 ст. 169 НК РФ счета-фактуры могут выставляться в электронной форме в соответствии с установленными форматами и порядком при согласии сторон сделки и наличии у них совместимых технических средств и возможностей.

Способ выражения согласия сторон на выставление счетов-фактур в электронной форме Налоговым кодексом РФ не установлен. Иногда организации составляют для этого отдельный документ (соглашение об электронном документообороте), который подписывает каждая из сторон. Также допустимы и другие способы выражения согласия в соответствии с обычаями делового оборота - путем обмена документами, выполнения действий, свидетельствующих о таком согласии, и т.д. (Письмо Минфина России от 01.08.2011 N 03-07-09/26).

Отметим, что заключение с контрагентом соглашения об электронном документообороте не означает, что счет-фактура должен иметь именно электронную форму. Наличие указанного соглашения не препятствует составлению счета-фактуры на бумажном носителе (Письма Минфина России от 12.09.2013 N 03-07-09/37682, ФНС России от 17.06.2013 N ЕД-4-3/10769). При этом одновременное (повторное) выставление счета-фактуры в электронной форме не производится (Письмо ФНС России от 17.06.2013 N ЕД-4-3/10769). В таком случае покупатель заявляет вычет на основании счета-фактуры на бумажном носителе (абз. 1, 2 п. 1 ст. 169 НК РФ).

Приказом ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@, действующим начиная с 14 апреля 2015 г., в соответствии с п. 9 ст. 169 НК РФ утверждены в том числе:

- Формат счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, в электронной форме;

- Формат корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, в электронной форме.

До 13 апреля 2015 г. включительно использовались Формат счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, в электронном виде и Формат корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, в электронном виде, утвержденные Приказом ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ (п. 2 Приказа ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@).

Усиленная квалифицированная электронная подпись электронного счета-фактуры (в том числе корректировочного)

Электронный счет-фактуру следует подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ). Следует отметить, что вопрос о том, может ли представитель индивидуального предпринимателя подписать своей усиленной квалифицированной электронной подписью электронный счет-фактуру предпринимателя, является неоднозначным.

Примечание

Подробнее о возможности подписания электронных счетов-фактур представителем индивидуального предпринимателя вы можете узнать в разделе "Ситуация: Может ли счет-фактуру подписать уполномоченный представитель индивидуального предпринимателя?".

Заметим, что порядок подписания счетов-фактур, установленный п. 6 ст. 169 НК РФ, применяется и в отношении корректировочных счетов-фактур.

Подпись главного бухгалтера при составлении электронных счетов-фактур не требуется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, п. 7 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры).

См. образцы приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур и доверенности на право подписи счетов-фактур.

В Порядок, утвержденный Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н, и Приказ ФНС России от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@ уточнения, касающиеся подписания электронных документов (счетов-фактур, в том числе корректировочных, и документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде) усиленной квалифицированной электронной подписью, на данный момент не внесены. Тем не менее подписывать такие документы следует усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 3 ст. 19 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур (электронный документооборот счетов-фактур)

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н. Данный Порядок предусматривает использование в электронном документообороте счетов-фактур электронной цифровой подписи. Однако согласно ч. 3 ст. 19 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ применяется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Электронный документооборот по каждому счету-фактуре осуществляется в отдельности (п. 1.9 Порядка, утвержденного Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н). Это означает, что по каждому счету-фактуре необходимо произвести все рассматриваемые действия и составить все сопутствующие документы, приведенные далее. Все документы, составляемые в процессе выставления и получения счетов-фактур, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - квалифицированная электронная подпись) соответствующего участника документооборота (п. 6 ст. 169 НК РФ, ч. 3 ст. 19 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ, п. 2 Приказа Минфина России от 25.04.2011 N 50н, п. п. 2.4 - 2.15, 2.17 Порядка, утвержденного Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н).

Выставление и получение счетов-фактур в электронной форме осуществляется через операторов электронного документооборота <1>. Обмен документацией может осуществляться через одного оператора электронного документооборота (если с ним заключили договор и продавец, и покупатель) или с привлечением нескольких операторов. При этом у операторов должны быть совместимые технические средства и возможности для приема и передачи счетов-фактур (п. 1.3 Порядка, утвержденного Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н).

--------------------------------

<1> Операторами электронного документооборота являются организации, которые обеспечивают обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала полученных и выставленных счетов-фактур, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, п. 1.3 Порядка, утвержденного Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н).

Если продавец и покупатель заключили договор с одним оператором, то он может осуществлять действия как оператора продавца (оператора, заключившего договор с продавцом), так и оператора покупателя (оператора, заключившего договор с покупателем). В случае если контрагенты заключили договоры с разными операторами, то при выставлении счета-фактуры продавцом в адрес покупателя порядок действий участников электронного документооборота таков.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Продавец │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

1. │ счет-фактура

\│/

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Оператор продавца │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

2. │ счет-фактура

\│/

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Оператор покупателя │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

3. │ счет-фактура

\│/

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Покупатель │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

1. Продавец (ч. 3 ст. 19 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ, п. 2 Приказа Минфина России от 25.04.2011 N 50н, п. 2.4 Порядка, утвержденного Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н):

- формирует счет-фактуру;

- проверяет действительность своей квалифицированной электронной подписи и подписывает счет-фактуру;

- если нужно, зашифровывает счет-фактуру;

- направляет файл счета-фактуры в электронной форме в адрес покупателя через своего оператора электронного документооборота;

- подписанный счет-фактуру сохраняет у себя в электронной форме.

2. Оператор продавца не позднее следующего рабочего дня после получения счета-фактуры от продавца:

- направляет счет-фактуру в адрес покупателя через оператора покупателя;

- направляет продавцу подтверждение с указанием даты и времени поступления счета-фактуры от продавца. Эта дата считается датой выставления счета-фактуры (п. 1.10 Порядка).

В свою очередь, продавец при поступлении указанного подтверждения направляет оператору извещение о его получении.

3. Оператор покупателя не позднее следующего рабочего дня после получения счета-фактуры продавца:

- направляет счет-фактуру покупателю;

- направляет покупателю подтверждение с указанием даты и времени отправки счета-фактуры.

При поступлении указанного подтверждения покупатель направляет оператору извещение о его получении.

После получения счета-фактуры покупателем продавцу направляется извещение о получении счета-фактуры в следующем порядке.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Покупатель │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

1. │ извещение о получении счета-фактуры

\│/

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Оператор покупателя │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

2. │ извещение о получении счета-фактуры

\│/

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Оператор продавца │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

│ извещение о получении счета-фактуры

\│/

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Продавец │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

1. Покупатель не позднее следующего рабочего дня после получения счета-фактуры направляет в адрес продавца через своего оператора электронного документооборота извещение о получении счета-фактуры.

2. Оператор покупателя не позднее следующего рабочего дня после получения извещения:

- направляет в адрес продавца извещение о получении счета-фактуры через оператора продавца;

- направляет покупателю подтверждение с указанием даты отправки извещения. Эта дата является датой получения счета-фактуры (п. 1.11 Порядка).

Покупатель при поступлении такого подтверждения направляет своему оператору электронного документооборота извещение о его получении.

Отметим, что операторы электронного документооборота не хранят файлы счетов-фактур, направляемых через них продавцами покупателям (п. п. 2.5, 2.6 Порядка). Они сохраняют только направляемые подтверждения и получаемые извещения (пп. "д" п. 2.5, пп. "д" п. 2.6, п. 2.8, пп. "д" п. 2.10, п. 2.14 Порядка).

В случае неполучения счета-фактуры в установленный срок покупатель информирует об этом продавца. И если продавец направлял счет-фактуру в адрес покупателя, то об этом сообщается операторам электронного документооборота и продавец повторно направляет счет-фактуру с теми же реквизитами. При этом если на момент повторного направления счета-фактуры возникла необходимость внесения каких-либо изменений (например, в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру), то в счете-фактуре указываются новые реквизиты (п. 2.21 Порядка).

Если в полученный счет-фактуру требуется внести изменения, покупатель направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры. В свою очередь, продавец, получив такое уведомление, направляет в адрес покупателя извещение о его получении (п. п. 2.15 - 2.18 Порядка).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Покупатель │

└─────────────────────────────────┬───────────────────────────────────────┘

уведомление об уточнении │ /│\

счета-фактуры │ │ извещение о получении

\│/ │ уведомления

┌────────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┐

│ Оператор │

└─────────────────────────────────┬───────────────────────────────────────┘

уведомление об уточнении │ /│\

счета-фактуры │ │ извещение о получении

\│/ │ уведомления

┌────────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┐

│ Продавец │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец исправляет счет-фактуру и направляет его покупателю в том же порядке, что первоначальный (п. 1.12 Порядка).

Хранение электронных счетов-фактур (в том числе корректировочных)

Все используемые в электронном документообороте счетов-фактур документы (счета-фактуры (в том числе корректировочные), подтверждения, уведомления и извещения), подписанные квалифицированной электронной подписью, хранятся у участников электронного документооборота вместе с квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для ее формирования, в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, ч. 3 ст. 19 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ, п. 2 Приказа Минфина России от 25.04.2011 N 50н, п. 1.13 Порядка, утвержденного Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н).

Хранятся электронные счета-фактуры в электронном виде. Распечатывать их на бумажном носителе не нужно. К таким выводам пришли чиновники, проанализировав в совокупности п. 1.13 Порядка и п. 14 Правил ведения журнала полученных и выставленных счетов-фактур (Письмо ФНС России от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@ (п. 2)).