12.1.3.10. Требования к подписи счета-фактуры. Право подписи счета-фактуры

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подписи:

1) руководителя и главного бухгалтера организации либо

2) иных уполномоченных лиц.

Для подписания счета-фактуры на бумажном носителе (т.е. для проставления своей подписи в показателе "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо") соответствующая доверенность главному бухгалтеру не нужна. Ведь ни положения Налогового кодекса РФ, ни Правила заполнения счета-фактуры, утвержденные Постановлением N 1137, не предусматривают ее наличия для данного случая. Аналогичный вывод следует из Письма Минфина России от 21.10.2014 N 03-07-09/53005.

В случае составления счета-фактуры в электронной форме он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных уполномоченных лиц (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ). В электронном счете-фактуре показатель "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением N 1137).

Примечание

Подробнее о порядке подписания, а также об иных особенностей оформления электронных счетов-фактур вы можете узнать в разд. 12.1.4 "Счета-фактуры в электронном виде. Формат, порядок выставления и получения (обмена)".

За руководителя и главного бухгалтера счет-фактуру могут подписать лица, уполномоченные на это приказом либо доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Одно лицо может подписать счет-фактуру как за руководителя, так и за главного бухгалтера при условии, что у него имеются соответствующие полномочия. Ни положения Налогового кодекса РФ, ни Правила заполнения счета-фактуры, утвержденные Постановлением N 1137, такого запрета не содержат.

К подобным выводам пришел Минфин России в отношении ситуации, когда счет-фактура подписывается одним лицом, наделенным правом подписи на основании доверенности как за руководителя, так и за главного бухгалтера (Письмо от 21.10.2014 N 03-07-09/53005).

Напомним, что доверенность на право подписания счета-фактуры должна быть оформлена в соответствии со ст. ст. 185, 185.1, 186 ГК РФ.

Налоговые органы для подтверждения права подписи счета-фактуры могут потребовать представить и приказ, и доверенность. Часто это происходит, если речь идет о подтверждении права подписи за руководителя организации.

См. образцы приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур и доверенности на право подписи счетов-фактур.

В настоящее время проставление оттиска печати на доверенности, выданной юридическим лицом, не требуется (п. 4 ст. 185 ГК РФ, п. п. 30, 31 ст. 1 Федерального закона от 07.05.2013 N 100-ФЗ). Однако, по нашему мнению, печать на доверенность все же следует проставить. Для налоговых органов и для ваших контрагентов это будет дополнительным подтверждением того, что доверенность выдана уполномоченным на это лицом.

Фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера или иных лиц, уполномоченных подписывать счета-фактуры, нужно указать по строкам "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" счета-фактуры.

Если счет-фактуру подписывает уполномоченное лицо, не являющееся руководителем или главным бухгалтером организации, то в качестве дополнительного реквизита можно указать должность данного лица. Нарушением это не будет (Письмо Минфина России от 23.04.2012 N 03-07-09/39). Однако при этом необходимо заполнить все обязательные реквизиты, предусмотренные п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ (п. 2 ст. 169 НК РФ).

СИТУАЦИЯ: Является ли нарушением, когда два экземпляра счета-фактуры подписаны разными лицами?

Желательно, чтобы оба экземпляра счета-фактуры были подписаны одними и теми же уполномоченными лицами.

Однако на практике может возникнуть ситуация, когда два экземпляра одного счета-фактуры подписали разные лица, которые имеют полномочия на подпись.

Например, головное подразделение (главный офис) централизованно выставляет и регистрирует счета-фактуры, а также хранит у себя их первые экземпляры, подписанные директором компании. А обособленные подразделения оформляют и передают клиентам вторые экземпляры счетов-фактур, подписанные руководителями соответствующих подразделений.

Формальных нарушений в таком случае нет, ведь требования п. 6 ст. 169 НК РФ соблюдаются. Поэтому у покупателя есть право на вычет.

К аналогичным выводам пришел Минфин России в Письме от 03.07.2013 N 03-07-15/25437. Финансовое ведомство рассмотрело ситуацию, когда подписание двух экземпляров счета-фактуры разными лицами было обусловлено технологическими особенностями организации бизнес-процессов продавца. Этот подход поддерживает и ФНС России (Письмо от 19.07.2013 N ЕД-4-3/13161@).

Судебная практика в такой ситуации на стороне налогоплательщиков. Так, ФАС Московского округа отметил следующее: при получении счетов-фактур от поставщика покупатель не может знать, что экземпляр счета-фактуры продавца имеет другую подпись. Значит, отказ в вычете в данном случае неправомерен, ведь вычет производится на основании счета-фактуры, находящегося у покупателя (Постановление ФАС Московского округа от 14.09.2009 N КА-А40/9167-09).

Несмотря на разъяснения финансового ведомства, ФНС России и судов, у территориальных налоговых органов могут возникнуть вопросы, если они установят, что два экземпляра счета-фактуры неидентичны. Поэтому во избежание разногласий с проверяющими, если в вашей деятельности регулярно возникают ситуации, когда по организационным и (или) техническим причинам подписать оба экземпляра счета-фактуры одно и то же уполномоченное лицо не может, мы рекомендуем:

- закрепить процедуру подписания счетов-фактур в учетной политике для целей налогообложения (с указанием случаев, когда различные экземпляры счета-фактуры могут подписывать разные уполномоченные лица);

- представить выписку из учетной политики (в той части, где говорится о порядке подписания экземпляров счета-фактуры разными уполномоченными лицами) покупателю и (или) в налоговый орган, когда он истребует у вас документы в порядке ст. 93.1 НК РФ.

СИТУАЦИЯ: Обязательна ли расшифровка подписей на счете-фактуре?

Форма счета-фактуры, утвержденная Постановлением N 1137, предусматривает расшифровку подписей по строкам "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо". Иными словами, при подписании счета-фактуры вы укажете фамилии, имена и отчества лиц, его подписавших. Минфин России также разъясняет, что достаточно указать фамилии и инициалы подписавших счет-фактуру лиц (Письма от 10.04.2013 N 03-07-09/11863, от 23.04.2012 N 03-07-09/39).

Если в счете-фактуре отсутствует расшифровка подписей, это не должно быть основанием для отказа в вычете покупателю (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ).

Вы также можете дополнительно указать наименование должности подписавшего счет-фактуру лица (если это не руководитель и (или) не главный бухгалтер). Ошибкой это не будет (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ).

Можно ли использовать факсимильную подпись на счете-фактуре?

По мнению Минфина России, счет-фактура, на котором поставлена факсимильная подпись, считается составленным с нарушением установленного порядка, поскольку Налоговый кодекс РФ не предусматривает использование счетов-фактур, подписанных указанным способом. Следовательно, такой документ не является основанием для принятия предъявленного покупателю НДС к вычету. В обоснование своей позиции чиновники ссылаются на п. 6 ст. 169 НК РФ и п. 2 ст. 160 ГК РФ (Письмо Минфина России от 27.08.2015 N 03-07-09/49478). Сходная позиция отражена в Письмах ФНС России от 19.10.2005 N ММ-6-03/886@, УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 N 16-15/104968@.

Такой подход официальных органов поддерживают суды, в том числе Президиум ВАС РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11).

Полагаем, что данные разъяснения ФНС России и УФНС по г. Москве и выводы, изложенные в Постановлении Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11, актуальны, несмотря на то что относятся к периоду, в котором применялись прежние форма счета-фактуры и правила ее заполнения (утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914).

В то же время в судебной практике встречалось иное мнение (в основном до выхода Постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11): факсимильное воспроизведение подписи на счете-фактуре не является основанием для отказа в вычете НДС.

Кроме того, в отдельных случаях судьи, ссылаясь на п. 2 ст. 160 ГК РФ, приходили к выводу, что использование факсимильной подписи правомерно, если это предусмотрено соглашением сторон.

Правоприменительную практику по вопросу о том, является ли нарушением использование факсимиле при подписании счета-фактуры и, как следствие, основанием для отказа в применении вычета по НДС, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДС.

СИТУАЦИЯ: Можно ли применить вычет НДС, если счет-фактуру подписало неуполномоченное лицо?

Нередко счета-фактуры за руководителей и главных бухгалтеров подписывают лица, не уполномоченные на то приказом или доверенностью. Если при проведении налоговой проверки у вашего поставщика будут выявлены такие факты, налоговый орган может отказать вам в вычете НДС.

При рассмотрении подобных споров арбитражные суды принимают различные решения, которые в основном зависят от того, доказан или нет факт подписания спорного счета-фактуры неуполномоченным и (или) неустановленным лицом (в отношении подписей как руководителя, так и главного бухгалтера).

Когда налоговому органу с помощью почерковедческой экспертизы, свидетельских показаний или иных доказательств удается убедить судей, что счет-фактуру подписало лицо, которое не имело на это права, в применении вычета суды чаще всего отказывают.

В то же время существуют решения, в которых судьи принимают в обоснование вычетов НДС счета-фактуры, подписанные неуполномоченными (неустановленными) лицами. При этом они указывают, что в случае подтверждения реальности операций и должной осмотрительности налогоплательщика подписание счета-фактуры неустановленным лицом само по себе не является основанием для отказа в вычете. Таким образом, налогоплательщик не должен отвечать за неправомерные действия своих контрагентов.

Правоприменительную практику по вопросу о том, является ли основанием для отказа в вычете подписание счета-фактуры неуполномоченным (неустановленным) лицом и (или) от имени лица, отрицающего причастность к хозяйственной деятельности контрагента, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДС.

Чтобы избежать неблагоприятных последствий, поинтересуйтесь при заключении сделки, кто уполномочен подписывать счета-фактуры от имени руководителя и главного бухгалтера, а также попросите контрагента представить копии соответствующих документов (приказа, доверенности и т.п.).

Примечание

Подробнее о том, как проявить должную осмотрительность при выборе контрагента, вы можете узнать в разд. 3.1.1.4 "Проявление должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагента (поставщика, подрядчика, исполнителя). Добросовестность налогоплательщика" Практического пособия по налогу на прибыль.

СИТУАЦИЯ: Надо ли проставлять печать на счете-фактуре?

Положения п. п. 5, 6 ст. 169 НК РФ не требуют заверять счет-фактуру печатью. Не содержат таких требований и Правила заполнения счета-фактуры, утвержденные Постановлением N 1137. В то же время по желанию продавца (по просьбе покупателя) печать проставить можно. Это нарушением не является.

Если в счете-фактуре отсутствует печать, это не влечет отказа в применении вычета для покупателя (абз. 3 п. 2 ст. 169 НК РФ).